Autor Wątek: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć  (Przeczytany 462 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline atena87

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
witam,
przejełam archiwum zakładowe i mam problem, ponieważ znalazłam zalecenia z AP aby zrobić wspólny wykaz spisów zdawczo odbiorczych dla kat.A i B. aktualnie jest oddzielny dla kat.A i B, jak mam to teraz połączyć żeby to grało? teczki w archiwum są już opisane maja nadaną sygnaturę archiwalną wg nr spisów.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 760
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Masz dwa wyjścia:
1. Stworzyć całkowicie nowy wykaz spisów --> przerejestrować wszystkie istniejące spisy na nowy wykaz --> przenumerować spisy zgodnie z układem na nowym wykazie --> przesygnować akta zgodnie z nowymi numerami spisów

2. Założyć nowy wykaz spisów i rejestrować na nim nowo przyjmowane spisy z/o. Stare wykazy i stare spisy pozostawić bez zmian.

Offline atena87

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 16, 2020, »
w wykazie spisów dla kat.A mam 5 pozycji (numeracji) mogę np. zrobić tak, że dołączyć to do wykazu kat.który był dla B i nadać taką numerację np. 1, 1a...itd?
bądź jeśli zacznę nowy wykaz prowadzić to po prostu kolejny nr z wykazu "starego", który mam z kat.B, ponieważ tam nr kolejny to 16.
czy mogłabym prosić o przykładowy wypełniony wykaz spisów, bo już nie wiem co wpisuje dokładnie w kolumnie liczba-poz.spisu?

Offline atena87

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Masz dwa wyjścia:
1. Stworzyć całkowicie nowy wykaz spisów --> przerejestrować wszystkie istniejące spisy na nowy wykaz --> przenumerować spisy zgodnie z układem na nowym wykazie --> przesygnować akta zgodnie z nowymi numerami spisów

2. Założyć nowy wykaz spisów i rejestrować na nim nowo przyjmowane spisy z/o. Stare wykazy i stare spisy pozostawić bez zmian.


jeszcze mam pytanie o przesygnowanie akt, poskreślać na teczkach numery i obok wpisać nowe? w kat.A, mogę też tak zrobić ?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 760
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Z tego co piszesz masz w sumie raptem 21 spisów z/o - Na Twoim miejscu założyłbym po prostu nowy wykaz , przeniósł na niego wszystkie spisy w kolejności chronologicznej, przenumerował je zgodnie z nowym wykazem i przesygnował akta.

Kolumna "liczba pozycji spisu" jak sama nazwa wskazuje zawiera liczbę pozycji (wierszy) spisu z/o, podczas gdy w kolumnie "liczba teczek" podaje się liczbę fizycznych teczek.
Jeśli spis obejmuje wyłącznie teczki 1-tomowe obydwie kolumny będą zawierały takie same dane, w przeciwnym wypadku liczba teczek będzie wyższa od liczby pozycji spisu.

Cytuj
jeszcze mam pytanie o przesygnowanie akt, poskreślać na teczkach numery i obok wpisać nowe? w kat.A, mogę też tak zrobić ?
Tak.

Przy okazji - zmieniając numer danego spisu należy na dole tegoż spisu odnotować przyczynę wprowadzonych zmian.
« Ostatnia zmiana: Lipiec 16, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline atena87

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Z tego co piszesz masz w sumie raptem 21 spisów z/o - Na Twoim miejscu założyłbym po prostu nowy wykaz , przeniósł na niego wszystkie spisy w kolejności chronologicznej, przenumerował je zgodnie z nowym wykazem i przesygnował akta.

Kolumna "liczba pozycji spisu" jak sama nazwa wskazuje zawiera liczbę pozycji (wierszy) spisu z/o, podczas gdy w kolumnie "liczba teczek" podaje się liczbę fizycznych teczek.
Jeśli spis obejmuje wyłącznie teczki 1-tomowe obydwie kolumny będą zawierały takie same dane, w przeciwnym wypadku liczba teczek będzie wyższa od liczby pozycji spisu.

Cytuj
jeszcze mam pytanie o przesygnowanie akt, poskreślać na teczkach numery i obok wpisać nowe? w kat.A, mogę też tak zrobić ?
Tak.

Przy okazji - zmieniając numer danego spisu należy na dole tegoż spisu odnotować przyczynę wprowadzonych zmian.


Dziękuje bardzo za pomoc, już wiem jak to wyprostować .

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 524
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 26, 2020, »
A nie masz w instrukcji zapisane, że dotychczasowa ewidencja archiwum zakładowego zachowuje ważność?
Jeślli tak to AP może sobie chcieć.
Maż jeszcze 2 wyjścia.
Dotychczasowy wykaz spisów zdawczo-odbiorczych dla kategorii "A" zamykasz i nie dopisujesz kolejnych spisów. Ptrzy kolejnych przekazywaniach akt do AP problem sam się rozwiąże.
I drugie wyjście. Dopisać kategorię "A" do spisów dla kategorii B, których zawsze jest więcej. Przesygnować akta kategorii "A".

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 760
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 27, 2020, »
Cytuj
A nie masz w instrukcji zapisane, że dotychczasowa ewidencja archiwum zakładowego zachowuje ważność?
Taki, czy podobny zapis nie zwalnia z obowiązku prowadzenia tej ewidencji w sposób prawidłowy.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 524
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #8 dnia: Sierpień 04, 2020, »
Nie zwalnia, ale pozwala na nie przesygnowanie wszystkich teczek w AZ.

Offline agapoli89

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #9 dnia: Sierpień 05, 2020, »
Cytuj
A nie masz w instrukcji zapisane, że dotychczasowa ewidencja archiwum zakładowego zachowuje ważność?
Taki, czy podobny zapis nie zwalnia z obowiązku prowadzenia tej ewidencji w sposób prawidłowy.

Z jakich przepisów wynika obowiązek prowadzenia jednego wykazu spisów dla kategorii A i B? Nie mogę nic na ten temat znaleźć, a w mojej instrukcji wewnętrznej jest zapis o odrębnych wykazach dla spisów A i B. Z góry dziękuję.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 760
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #10 dnia: Sierpień 05, 2020, »
Z instrukcji archiwalnej danej jednostki.
Cytuj
w mojej instrukcji wewnętrznej jest zapis o odrębnych wykazach dla spisów A i B
Skoro instrukcja z takim zapisem została zatwierdzona przez nadzorujące was Archiwum Państwowe to wszystko w porządku - stosujecie dwa wykazy spisów.
W większości normatywów mowa jest o jednym wykazie spisów z/o.

Swoją drogą, jak u was wygląda sygnatura archiwalna?

Offline agapoli89

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Odp: wykaz spisów zdawczo odbiorczyk jak połączyć
« Odpowiedź #11 dnia: Sierpień 05, 2020, »
Sygnatura archiwalna to: numer spisu/numer pozycji w spisie, z tym że spisy kat. A były oznaczane cyframi rzymskimi.

Nie opisałam dokładnie sytuacji, bo w tym momencie jest już jeden wykaz. Zostało to zmienione, po zaleceniach z Archiwum Państwowego, z tym że sama instrukcja archiwalna nie została zmieniona. Ja dopiero przejmuję obowiązki w tym archiwum i bardzo mnie zdziwiło, dlaczego mimo zatwierdzonej instrukcji powstały takie zalecenia (nie było do nich uzasadnienia). A niestety nie mam kogo tu zapytać, stąd dołączyłam do wątku :) W każdym razie bardzo dziękuję za odpowiedź.