Autor Wątek: zakres lat  (Przeczytany 783 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 760
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #15 dnia: Lipiec 18, 2020, »
Racjonalnym powodem jest właśnie precyzja opisu.
Jeśli mam teczkę opisaną datami skrajnymi np. 2011 - 2014 mam prawo zakładać, że są w niej dokumenty z całego tego przedziału czasowego.
Jeśli zaś będzie ona opisana: 2011 - 2012, 2014, wówczas mamy jasność, że teczka nie zawiera dokumentacji z 2013 r.

Cytuj
jesli zalezy nam na precyzyjnym sledzeniu "luk" nalezy taka teczke rozbic na kilka teczek OD - DO
Nie zawsze jest to możliwe - co np gdy mamy dokumentacje inwentarzową lub rejestr w formie oprawionej księgi z takimi lukami czasowymi?

Offline curryprogrammer

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #16 dnia: Lipiec 18, 2020, »
Racjonalnym powodem jest właśnie precyzja opisu. Jeśli mam teczkę opisaną datami skrajnymi np. 2011 - 2014 mam prawo zakładać, że są w niej dokumenty z całego tego przedziału czasowego.

Nie. Masz jedynie pewnosc, ze kazdy dokument, ktory jest w teczce miesci sie podanym przedziale czasowym. Zakres OD DO jest umownym uproszczeniem bo nie ma sensu "sledzic" luk w dokumentacji w danym zakresie. 

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 760
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #17 dnia: Lipiec 18, 2020, »
Cytuj
Masz jedynie pewnosc, ze kazdy dokument, ktory jest w teczce miesci sie podanym przedziale czasowym
No właśnie - jedynie.
Przy zapisie 2011 - 2012, 2014 wiem dokładnie jakie lata obejmuje dokumentacja w teczce (a jakich nie obejmuje).
Ten sposób zapisu jest najzwyczajniej w świecie dokładniejszy.

Cytuj
nie ma sensu "sledzic" luk w dokumentacji w danym zakresie
Z własnego doświadczenia wiem, że "śledzenie" luk czasowych w dokumentacji może być dość istotne.
Szczególnie dla osób szukających w archiwum dokumentacji z konkretnego roku.

Pierwszy z brzegu przykład (z życia wzięty - archiwizowałem tę dokumentację w 2016 r.).
Powiedzmy że mamy dwie teczki o tytule "Kolegium jednostki - Notatki i protokoły z posiedzeń kierownictwa jednostki".
Obydwie jednostki archiwalne mają formę oprawionych ksiąg. Jedna zawiera dokumentację z lat 1988-1989 i 1992-1993, zaś druga z lat 1990-1991.
Dlaczego dokumentacja była prowadzona w taki sposób? Do dziś nie wiem.

Teraz wyobraźmy sobie, że ktoś szuka w archiwum protokołów z posiedzeń kierownictwa z roku 1991.
Jeśli daty na teczkach będą zapisane bez uwzględniania luki czasowej, czyli:
1. 1988 - 1993
2. 1990 - 1991
na podstawie samej ewidencji nie będzie jasne, w której z tych teczek znajdują się poszukiwane dokumenty.
Będzie się można o tym przekonać dopiero po sięgnięciu do dokumentów.

Natomiast jeśli zapiszemy daty z uwzględnieniem luki czasowej:
1. 1988 - 1989, 1993
2. 1990 - 1991
wówczas nie ma wątpliwości, w której teczce należy szukać dokumentacji z 1991 roku.

Właśnie z uwagi na tego typu przypadki w przepisach przewidziany został zapis dat z uwzględnieniem luk czasowych.
« Ostatnia zmiana: Lipiec 18, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1647
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #18 dnia: Lipiec 18, 2020, »
Rovan, nie ma sensu posuwać szczegółowości ewidencji zasobu az do absurdu, nie ma też sensu podporządkowywać konstrukcji tej ewidencji jednostkowym i wyjątkowym przypadkom akt, które po prostu były nieprawidłowo prowadzone lub archiwizowane.
Stosunkowo nową i pożyteczną praktyką jest oddzielenie "roku założenia" od "rocznych dat skrajnych", i chodzi o to by w ewidencji używać tego konsekwentnie, a nie tylko wtedy kiedy te roczne daty się różnią. Mogę mieć zatem teczkę gdzie rok założenia to "2012" i roczne daty skrajne to "2012-2012" (takie same informacje na teczce i na spisie zd odb).
Przy dziwnym i niepasującym wyjątku takim jak ten który opisałeś, zawsze można wykazać lukę w rubryce rok założenia albo najlepiej w tytule - uczyni to zadość wszelkim potrzebom informacyjnym.
Jarek Orszulak

Offline curryprogrammer

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #19 dnia: Lipiec 18, 2020, »
Kompletnie nie zgadzam sie z Twoim podejsciem.
Jest takie przyslowie, ze "nadgorliwosc jest gorsza
od faszyzmu" i wydaje mi sie, ze Twoje rozumowanie
jest przykladem takiej wlasnie nadgorliwosci, ktora
nie wprowadza jakies znaczacej wartosci dodanej.

Mowiac prosciej - koszt "sledzenia" luk
w papierach wymaga od archiwisty pewnego "dodatkowego"
wysilku i czasu, a potencjalny zysk - czyli
dokladniejsza kwerenda - jest znikomy - bo nie jestes
w stanie bez dokladnej analizy statycztycznej policzyc
z jakim prawdopodobienstwem ktos zapyta o te papiery
z danego roku w przyszlosci.

To jedna sprawa. Druga sprawa to jasne rozgraniczenie
odpowiedzialnosci. Skoro wytworca akt tak je opisal (i
dodatkowo rozdzielil "fizycznie") to bierze na siebie
odpowiedzialnosc co do jakosci przyszlej kwerendy (dostanie
dwie teczki zamiast jednej i bedzie mogl sobie je
przeszukac we wlasnym zakresie).

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 760
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #20 dnia: Lipiec 18, 2020, »
Cytuj
Rovan, nie ma sensu posuwać szczegółowości ewidencji zasobu az do absurdu, nie ma też sensu podporządkowywać konstrukcji tej ewidencji jednostkowym i wyjątkowym przypadkom akt, które po prostu były nieprawidłowo prowadzone lub archiwizowane.
Nie wydaje mi się aby zaznaczanie luki czasowej jeśli taka występuje równało się podporządkowaniu całej ewidencji tym nielicznym przypadkom, w których taka luka występuje.
Po prostu, jednostki, w których luka czasowa występuje zostaną opisane z uwzględnieniem tej luki, a pozostałe w standardowy sposób.

Chciałbym też zaznaczyć, że uwzględnianie luki czasowej w datach skrajnych nie jest jakimś moim wymysłem (bo odnoszę wrażenie, że tak jest w ostatnich postach traktowane).
Jest to zasada uwzględniona w przepisach wydanych przez NDAP (chociażby we wspomnianym zarządzeniu nr 8 z 2018 r.). Co więcej stosowanie tego sposobu zapisu na przestrzeni 15 lat mojej pracy zawodowej było wymagane przez kilka AP nadzorujących jednostki, w których w danym momencie pracowałem.

Cytuj
Stosunkowo nową i pożyteczną praktyką jest oddzielenie "roku założenia" od "rocznych dat skrajnych", i chodzi o to by w ewidencji używać tego konsekwentnie, a nie tylko wtedy kiedy te roczne daty się różnią. Mogę mieć zatem teczkę gdzie rok założenia to "2012" i roczne daty skrajne to "2012-2012" (takie same informacje na teczce i na spisie zd odb).
Tu mnie przekonałeś - konsekwentne oddzielenie roku założenia teczki od dat skrajnych (niezależnie od tego, czy pokrywa się on z datą skrajną początkową) faktycznie upraszcza i ujednolica proces opisu teczki.
Moją wcześniejszą opinię opierałem na zapisach instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. (był to chyba pierwszy normatyw, który wprowadził zasadę podawania roku założenia teczki, ale właśnie tylko w konkretnych sytuacjach:
Cytuj
§ 14. 1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego
na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
(...)
d) rok założenia teczki aktowej,
e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej
f) rok najpóźniejszego pisma w teczce
i
Cytuj
§ 62 (...)
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce (...)

Przyznaję, że pod tym względem sensowniejszy jest zapis umieszczony w par. 37 przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla systemu tradycyjnego stworzonej przez NDAP:
Cytuj
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej

Natomiast odpowiadając curryprogrammer:
Cytuj
koszt "sledzenia" luk
w papierach wymaga od archiwisty pewnego "dodatkowego"
wysilku i czasu, a potencjalny zysk - czyli
dokladniejsza kwerenda - jest znikomy
Nie za bardzo rozumiem, jaki to miałby być "koszt" dla archiwisty?
Dokumentację przygotowują do przekazania (porządkują, opisują, tworzą spisy z/o) pracownicy komórek organizacyjnych.
To czy będą oni zaznaczali ewentualne luki czasowe w opisie teczki (i na ewidencji) w żaden istotny sposób nie wpływa na pracę archiwisty.
Natomiast w jakiś sposób niewątpliwie wpłynie na nią fakt, że (w przypadku nieprecyzyjnego opisu) wypożyczając dokumentację będzie musiał wyciągnąć z archiwum i dostarczyć do komórki zamiast jednej teczki, dwie, trzy lub więcej.


Generalnie - nie bardzo rozumiem ten opór przed uwzględnianiem luk czasowych w datach na teczce i ewidencji?
Po pierwsze, dysponujemy dzięki temu dokładniejszymi informacjami.
Po drugie, przepisy uwzględniają taką sytuację i wskazują sposób postępowania (choć aby być dokładnym wskazują go jako możliwość a nie bezwzględny obowiązek).
Zatem, w czym problem?
« Ostatnia zmiana: Lipiec 18, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1647
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #21 dnia: Lipiec 20, 2020, »
Cytuj
Generalnie - nie bardzo rozumiem ten opór przed uwzględnianiem luk czasowych w datach na teczce i ewidencji?
Po pierwsze, dysponujemy dzięki temu dokładniejszymi informacjami.
Po drugie, przepisy uwzględniają taką sytuację i wskazują sposób postępowania (choć aby być dokładnym wskazują go jako możliwość a nie bezwzględny obowiązek).
Zatem, w czym problem?

Zapis daty rocznej powinien mieć stały format - cztery cyfry i tyle. W spisie zd odb mam pola roczna data początkowa i roczna data końcowa. Jak tam wpiszesz "2011-2012, 2014"? Dla jednej błędnie prowadzonej lub zarchiwizowanej teczki musiałbyś zmienić format dla całości ewidencji. Absurd.

Cytuj
Chciałbym też zaznaczyć, że uwzględnianie luki czasowej w datach skrajnych nie jest jakimś moim wymysłem (bo odnoszę wrażenie, że tak jest w ostatnich postach traktowane).
Jest to zasada uwzględniona w przepisach wydanych przez NDAP (chociażby we wspomnianym zarządzeniu nr 8 z 2018 r.). Co więcej stosowanie tego sposobu zapisu na przestrzeni 15 lat mojej pracy zawodowej było wymagane przez kilka AP nadzorujących jednostki, w których w danym momencie pracowałem.

Dla az to nie jest żaden przepis, to wewnętrzny normatyw dla ap. Nawet jeśli niektórzy archiwiści państwowi uważają że jest inaczej. Nowe IK już się na dodatek gryzą z tym normatywem.

Bez różnicy czy te zbędne działania polegające na wykazywaniu luk w datach wykona archiwista czy referent - to będzie koszt dla podmiotu.

Rovan, popatrz jeszcze na pytania o luki w tym wątku - założę się że nie chodzi w nich o takie przypadki jak Twój, tylko o "zwykłą" dokumentację, np. sprawy które nie były prowadzone cięgiem, a np z roczną przerwą (co się zdarza i nie musi być wykazywane na żadnych ewidencjach az).

Tak jak napisałem wcześniej - na dziwactwa przekazywane do az najlepszym sposobem będzie dodanie odpowiedniej informacji do tytułu.
Jarek Orszulak

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 572
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #22 dnia: Lipiec 22, 2020, »
U mnie daty skrajne są opisywane z uwzględnieniem luk czasowych w dokumentacji przekazywanej do AZ. Nie podpisałbym się pod spisem zdawczo-odbiorczym, z którego wynikałoby np. że przyjąłem na stan AZ dokumentację spraw z lat 2010-2014, gdy rzeczywiste daty skrajne przekazywanych spraw to 2010-2011 i 2013-2014. Nie chciałbym, aby ktoś mi kiedykolwiek zarzucał, że dokumenty przekazał (wynikałoby to ze spisu), a w rzeczywistości całego rocznika by nie było...

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 572
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #23 dnia: Lipiec 22, 2020, »
I jeszcze dodam, że rok założenia teczki traktuję jako informację o roku, w którym sprawy rejestrowano (jeżeli mówimy o dokumentacji tworzącej akta spraw). Tu też są różne szkoły. Można przyjąć, że "rok założenia teczki" oznacza tylko tyle, że należy napisać datę roczną określającą, kiedy teczkę założono. Jeżeli w teczce mamy sprawy rejestrowane w obrębie kilku lat, a więc do teczki odłożone są spisy spraw np. z 2011 i 2012 roku, natomiast daty skrajne, to 2011 - 2013, wówczas teczkę opisać można tak:
2011
2011 - 2013
a ja opisuję tak:
Sprawy z lat: 2011-2012
2011-2013

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1647
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #24 dnia: Lipiec 22, 2020, »
Tak jak napisałeś - rok założenia teczki to rok w którym sprawy rejestrowano. Rok to rok - nie dwa, nie trzy, nie zakres lat od do - tylko rok.
Wszystko po to by było nam łatwiej  :).


Jarek Orszulak

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 760
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #25 dnia: Lipiec 27, 2020, »
Cytuj
popatrz jeszcze na pytania o luki w tym wątku - założę się że nie chodzi w nich o takie przypadki jak Twój, tylko o "zwykłą" dokumentację, np. sprawy które nie były prowadzone cięgiem, a np z roczną przerwą (co się zdarza i nie musi być wykazywane na żadnych ewidencjach az)
Tutaj 100% zgoda - jeśli brak dokumentów z danego roku wynika z faktu, iż w sprawie nic się przez ten rok nie działo, to oczywiście nie możemy mówić o lukach czasowych w dokumentacji.