Rovan, nie ma sensu posuwać szczegółowości ewidencji zasobu az do absurdu, nie ma też sensu podporządkowywać konstrukcji tej ewidencji jednostkowym i wyjątkowym przypadkom akt, które po prostu były nieprawidłowo prowadzone lub archiwizowane.
Nie wydaje mi się aby zaznaczanie luki czasowej jeśli taka występuje równało się podporządkowaniu całej ewidencji tym nielicznym przypadkom, w których taka luka występuje.
Po prostu, jednostki, w których luka czasowa występuje zostaną opisane z uwzględnieniem tej luki, a pozostałe w standardowy sposób.
Chciałbym też zaznaczyć, że uwzględnianie luki czasowej w datach skrajnych nie jest jakimś moim wymysłem (bo odnoszę wrażenie, że tak jest w ostatnich postach traktowane).
Jest to zasada uwzględniona w przepisach wydanych przez NDAP (chociażby we wspomnianym zarządzeniu nr 8 z 2018 r.). Co więcej stosowanie tego sposobu zapisu na przestrzeni 15 lat mojej pracy zawodowej było wymagane przez kilka AP nadzorujących jednostki, w których w danym momencie pracowałem.
Stosunkowo nową i pożyteczną praktyką jest oddzielenie "roku założenia" od "rocznych dat skrajnych", i chodzi o to by w ewidencji używać tego konsekwentnie, a nie tylko wtedy kiedy te roczne daty się różnią. Mogę mieć zatem teczkę gdzie rok założenia to "2012" i roczne daty skrajne to "2012-2012" (takie same informacje na teczce i na spisie zd odb).
Tu mnie przekonałeś - konsekwentne oddzielenie roku założenia teczki od dat skrajnych (niezależnie od tego, czy pokrywa się on z datą skrajną początkową) faktycznie upraszcza i ujednolica proces opisu teczki.
Moją wcześniejszą opinię opierałem na zapisach instrukcji kancelaryjnej z 2011 r. (był to chyba pierwszy normatyw, który wprowadził zasadę podawania roku założenia teczki, ale właśnie tylko w konkretnych sytuacjach:
§ 14. 1. W systemie tradycyjnym przejmowanie dokumentacji polega na jej przekazaniu do archiwum zakładowego
na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego zawierającego co najmniej następujące elementy:
(...)
d) rok założenia teczki aktowej,
e) rok najwcześniejszego pisma w teczce, jeżeli nie jest tożsamy z rokiem założenia teczki aktowej
f) rok najpóźniejszego pisma w teczce
i
§ 62 (...)
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce (...)
Przyznaję, że pod tym względem sensowniejszy jest zapis umieszczony w par. 37 przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla systemu tradycyjnego stworzonej przez NDAP:
2. Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej - pod rokiem założenia teczki aktowej
Natomiast odpowiadając
curryprogrammer:
koszt "sledzenia" luk
w papierach wymaga od archiwisty pewnego "dodatkowego"
wysilku i czasu, a potencjalny zysk - czyli
dokladniejsza kwerenda - jest znikomy
Nie za bardzo rozumiem, jaki to miałby być "koszt" dla archiwisty?
Dokumentację przygotowują do przekazania (porządkują, opisują, tworzą spisy z/o) pracownicy komórek organizacyjnych.
To czy będą oni zaznaczali ewentualne luki czasowe w opisie teczki (i na ewidencji) w żaden istotny sposób nie wpływa na pracę archiwisty.
Natomiast w jakiś sposób niewątpliwie wpłynie na nią fakt, że (w przypadku nieprecyzyjnego opisu) wypożyczając dokumentację będzie musiał wyciągnąć z archiwum i dostarczyć do komórki zamiast jednej teczki, dwie, trzy lub więcej.
Generalnie - nie bardzo rozumiem ten opór przed uwzględnianiem luk czasowych w datach na teczce i ewidencji?
Po pierwsze, dysponujemy dzięki temu dokładniejszymi informacjami.
Po drugie, przepisy uwzględniają taką sytuację i wskazują sposób postępowania (choć aby być dokładnym wskazują go jako możliwość a nie bezwzględny obowiązek).
Zatem, w czym problem?