czy prawidłowym działaniem jest należy wyodrębnienie roku założenia teczki, a osobno podać daty skrajne?
Jeśli mam być formalistą, to odpowiedziałbym tak - to zależy od dokładnych zapisów w instrukcji kancelaryjnej
Pojęcie "roku założenia teczki" jako elementu opisu jednostki archiwalnej rozpowszechniło się począwszy od 2011 r.
W instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem PRM z 2011 r. w par. 62 czytamy:
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem
Wynika z tego, że rok założenia teczki jest częścią dat skrajnych (konkretnie jest tożsamy z datą skrajną początkową), a nie odrębnym od nich elementem opisu teczki.
Z kolei w przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla systemu tradycyjnego dostępnej na stronach NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_tradycyjny.docw paragrafie 37 czytamy:
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5) roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6) rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej ? pod rokiem założenia teczki aktowej;
W tym przypadku twórcy normatywów ewidentnie traktują rok założenia teczki jako element opisu odrębny od dat skrajnych.
Wszystko zatem zależy od tego, jak ta kwestia została ujęta w obowiązujących u ciebie normatywach.
To tyle jeśli chodzi o formalizmy. Od strony praktycznej powiem tak - brak wyodrębnionego roku założenia teczki (osobnego od dat skrajnych) w opisie teczki nie powinien stanowić problemu.
Co do zasady rok założenia teczki i data skrajna początkowa powinny być tożsame, zatem nie widzę wielkiego problemu jeśli nie wyodrębnimy roku założenia w opisie teczki (nawet jeśli nasza IK tego wymaga).
od której daty liczymy okres przechowywania i typujemy akta do brakowania?
To jest temat na dłuższą dyskusję
Co do zasady bieg okresu przechowywania liczymy
najczęściej od daty skrajnej końcowej (od 1 stycznia roku następnego).
Są jednak liczne wyjątki od tej zasady, np:
- dla aktów normatywnych okres przechowywania liczymy od uchylenia/wygaśnięcia aktu
- dla list płac, wniosków urlopowych i pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - od ustania stosunku pracy
- dla dokumentacji realizacji inwestycji - od zakończenia inwestycji
- dla dokumentacji projektowej UE - od zamknięcia programu operacyjnego, z którego finansowany był projekt
- dla dokumentacji technicznej obiektu - od likwidacji obiektu
- dla umów - od rozwiązania/wygaśnięcia umowy
Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich możliwych wyjątków.