Autor Wątek: zakres lat  (Przeczytany 638 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline kkk

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 32
zakres lat
« dnia: Lipiec 16, 2020, »
Dzień dobry
W jednej teczce mam dokumentacje z lat 2012, 2013, 2015, 2016, 2017
Nie ma dokumentacji z roku 2014. Jak na teczce wstawić prawidłowo zakres lat? (czyli wyłączyć 2014)

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 744
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 16, 2020, »
2012 - 2013, 2015 - 2017

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Pozwolę sobie nawiązać do pytania. Jeśli chodzi o akta zarejestrowane w jednej teczce czy prawidłowym działaniem jest należy wyodrębnienie roku założenia teczki, a osobno podać daty skrajne?I jeszcze jedno pytanie, od której daty liczymy okres przechowywania i typujemy akta do brakowania?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 744
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Cytuj
czy prawidłowym działaniem jest należy wyodrębnienie roku założenia teczki, a osobno podać daty skrajne?
Jeśli mam być formalistą, to odpowiedziałbym tak - to zależy od dokładnych zapisów w instrukcji kancelaryjnej ;)
Pojęcie "roku założenia teczki" jako elementu opisu jednostki archiwalnej rozpowszechniło się począwszy od 2011 r.
W instrukcji kancelaryjnej wprowadzonej rozporządzeniem PRM z 2011 r. w par. 62 czytamy:
Cytuj
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
roku założenia teczki aktowej, uzupełnionego - po zakończeniu wszystkich spraw założonych w danej teczce - rokiem najpóźniejszego pisma w teczce - pod tytułem

Wynika z tego, że rok założenia teczki jest częścią dat skrajnych (konkretnie jest tożsamy z datą skrajną początkową), a nie odrębnym od nich elementem opisu teczki.

Z kolei w przykładowej instrukcji kancelaryjnej dla systemu tradycyjnego dostępnej na stronach NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_tradycyjny.doc
w paragrafie 37 czytamy:
Cytuj
Opis umieszczony na okładce teczki aktowej składa się z następujących elementów:
(...)
5)   roku założenia teczki aktowej - pod tytułem;
6)   rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej ? pod rokiem założenia teczki aktowej;

W tym przypadku twórcy normatywów ewidentnie traktują rok założenia teczki jako element opisu odrębny od dat skrajnych.

Wszystko zatem zależy od tego, jak ta kwestia została ujęta w obowiązujących u ciebie normatywach.

To tyle jeśli chodzi o formalizmy. Od strony praktycznej powiem tak - brak wyodrębnionego roku założenia teczki (osobnego od dat skrajnych) w opisie teczki nie powinien stanowić problemu.
Co do zasady rok założenia teczki i data skrajna początkowa powinny być tożsame, zatem nie widzę wielkiego problemu jeśli nie wyodrębnimy roku założenia w opisie teczki (nawet jeśli nasza IK tego wymaga).

Cytuj
od której daty liczymy okres przechowywania i typujemy akta do brakowania?
To jest temat na dłuższą dyskusję :)
Co do zasady bieg okresu przechowywania liczymy najczęściej od daty skrajnej końcowej (od 1 stycznia roku następnego).
Są jednak liczne wyjątki od tej zasady, np:
- dla aktów normatywnych okres przechowywania liczymy od uchylenia/wygaśnięcia aktu
- dla list płac, wniosków urlopowych i pozostałej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - od ustania stosunku pracy
- dla dokumentacji realizacji inwestycji - od zakończenia inwestycji
- dla dokumentacji projektowej UE - od zamknięcia programu operacyjnego, z którego finansowany był projekt
- dla dokumentacji technicznej obiektu - od likwidacji obiektu
- dla umów - od rozwiązania/wygaśnięcia umowy

Powyższa lista nie wyczerpuje wszystkich możliwych wyjątków.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Bardzo dziękuję za rzetelną i profesjonalną odpowiedź.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Nasunęło mi się ostatnie pytanie. Mam w teczce założonej w 2016 roku dokumenty z 2016, 2017 i 2020 roku. Czy w rubryczce daty skrajne spisu zdawczo-odbiorczego powinny widnieć lata 2016-2020?Będę wdzięczna za wyjaśnienie?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 744
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Nie. Taki zapis wprowadzałby w błąd, sugerując że w teczce są również dokumenty z 2018 i 2019.
W tym przypadku daty skrajne powinny wyglądać następująco: 2016-2017, 2020

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 16, 2020, »
Bardzo dziękuję!

Offline Michał Szot

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 17, 2020, »
Nie. Taki zapis wprowadzałby w błąd, sugerując że w teczce są również dokumenty z 2018 i 2019.
W tym przypadku daty skrajne powinny wyglądać następująco: 2016-2017, 2020

Od kilku lat pracuję w instytucjach , w których zapis IK odnośnie dat skrajnych brzmi:
"rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej"
Interpretując literalnie ten zapis można dojść do wniosku, że nie podajemy informacji o lukach, a daty skrajne będą takie same na każdym tomie teczki aktowej.

Jak pogodzić urzędnicze podejście do przepisów członka KSC z humanistyczną duszą przywiązaną do metodyki archiwalnej archiwisty? :)

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 744
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #9 dnia: Lipiec 17, 2020, »
Cytuj
"rocznych dat skrajnych, na które składają się rok najwcześniejszego i najpóźniejszego pisma w teczce aktowej"
To jest zapis, obecny w większości współczesnych instrukcji kancelaryjnych.
Instrukcja kancelaryjna określa standardy, ale zazwyczaj nie odnosi się do wszelkich możliwych wyjątków od tych standardów.

Cytuj
daty skrajne będą takie same na każdym tomie teczki aktowej
To akurat najczęściej będzie prawdą - Jeśli podział teczki akt spraw na tomy wynika jedynie z faktu, że dokumenty nie mieszczą się w jednej fizycznej teczce, wówczas daty skrajne na wszystkich tomach powinny być takie same. Taka wielotomowa teczka na spisie z/o może stanowić jedna jednostkę inwentarzową (pozycję spisu).


Jeszcze wracając na chwilę do pytania łucji o wyodrębnienie roku założenia teczki w opisie - jest jedna sytuacja, w której rok założenia teczki należy bezwzględnie wyodrębnić od dat skrajnych. Ma to miejsce wówczas gdy data skrajna początkowa z jakiegoś powodu nie jest tożsama z rokiem założenia teczki.

Offline Michał Szot

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #10 dnia: Lipiec 17, 2020, »

To jest zapis, obecny w większości współczesnych instrukcji kancelaryjnych.
Instrukcja kancelaryjna określa standardy, ale zazwyczaj nie odnosi się do wszelkich możliwych wyjątków od tych standardów.


Gdzie znaleźć informację, że są to standardy, które można by interpretować inaczej niż interpretuje się przepisy?

art. 6 pkt. 2 ust. 1 UNZA "instrukcję kancelaryjną określającą szczegółowe zasady i tryb wykonywania
czynności kancelaryjnych"

zarządzenie wprowadzające moją IK:
- wprowadza się do stosowania instrukcję kancelaryjną
- dyrektorzy komórek organizacyjnych odpowiadają za wprowadzenie oraz właściwe stosowanie instrukcji kancelaryjnej
- nadzór nad realizacją i przestrzeganiem instrukcji kancelaryjnej sprawuje Dyrektor....

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 744
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #11 dnia: Lipiec 17, 2020, »
Instrukcja kancelaryjna określa zasady, ale nie omawia wszelkich możliwych wyjątków i sytuacji nietypowych.
Odnośnie sposobu zapisu dat skrajnych w sytuacji gdy w dokumentacji występują luki czasowe można posiłkować się np. Zarządzeniem nr 8 NDAP z 30.01.2018 w sprawie inwentaryzacji materiałów archiwalnych oraz sporządzania i zatwierdzania elektronicznych inwentarzy archiwalnych dla zespołów (zbiorów) w archiwach państwowych.
https://archiwa.gov.pl/files/zarzadzenia_NDAP/zarz8_2018.pdf
par. 3 ust. 1 pkt 3 lit. d:
Cytuj
w uzasadnionych przypadkach, jeżeli w datach dokumentów występują luki czasowe, można je zaznaczyć, rozdzielając poszczególne daty przecinkiem, np. "1950-1955, 1960"; "1945, 1950",

Oczywiście w/w zarządzenie dotyczy postępowania z dokumentacją w archiwach państwowych, ale zasady opisu jednostek archiwalnych mają charakter uniwersalny.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1641
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #12 dnia: Lipiec 17, 2020, »
Daty skrajne to daty skrajne. Możliwe wyjątki i sytuacje nietypowe to. np sytuacja kiedy w jednej jednostce inwentarzowej jest kilka roczników dokumentacji, akt spraw czy dajmy na to zarządzeń, a jednego rocznika nie ma. Ale dla współczesnej dokumentacji to dość abstrakcyjne przypadki. Jednostką inwentarzową w az jest zwykle rocznik spraw, bez względu na roczne daty skrajne.
Lepiej mieć - jako standard dla każdej teczki - osobno określony rok założenia teczki i roczne daty skrajne, niż dziwactwa w rodzaju takiego przykładowego określenia dat:
"[2010] 2011-2012, 2014". Normalny człowiek tego nie zrozumie.
« Ostatnia zmiana: Lipiec 17, 2020, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 744
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #13 dnia: Lipiec 18, 2020, »
Właśnie o takich nietypowych przypadkach cały czas mowa. Jasne, luki czasowe w dokumentacji zdarzają się rzadko - najczęściej właśnie w sytuacjach, które wymieniłeś.
Jednak jeśli już się zdarzą znacznie precyzyjniejszym będzie przykładowo zapis "2011 - 2012, 2014", aniżeli "2011 - 2014"

Cytuj
Lepiej mieć - jako standard dla każdej teczki - osobno określony rok założenia teczki i roczne daty skrajne
Pełna zgoda - jeśli rok założenia teczki nie jest tożsamy z datą skrajną początkową, to jak najbardziej powinien być podany osobno.

Cytuj
"[2010] 2011-2012, 2014". Normalny człowiek tego nie zrozumie.
Toteż w AZ preferuję bardziej czytelny zapis (dla normalnych ludzi ;D), np.:

2010

2011 - 2012, 2014

Natomiast w sytuacji gdy rok założenia teczki i data skrajna początkowa są tożsame (czyli w większości przypadków) wyodrębnianie roku założenia nie wydaje się zbyt istotne.
Tzn. oczywiście można stosować taki zapis, np:
2011

2011 - 2012

ale równie czytelne w takim przypadku będzie zwykłe:
2011 - 2012
« Ostatnia zmiana: Lipiec 18, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline curryprogrammer

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: zakres lat
« Odpowiedź #14 dnia: Lipiec 18, 2020, »
Dzień dobry
W jednej teczce mam dokumentacje z lat 2012, 2013, 2015, 2016, 2017
Nie ma dokumentacji z roku 2014. Jak na teczce wstawić prawidłowo zakres lat? (czyli wyłączyć 2014)

zakres dat dotyczy pierwszego i ostatniego dokumentu w teczce (nastarszy na poczatku teczki, najmlodszy na spodzie teczki).
czyli jest to zakres OD - DO. nie widze zadnego racjonalnego powodu do wyszczegolniania "luk" w tych datach.

jesli zalezy nam na precyzyjnym sledzeniu "luk" nalezy taka teczke rozbic na kilka teczek OD - DO.