Zmiana JRWA - opis teczki

[łucja]

Drodzy Archiwiści, mam mały problem z opisem teczki, w której była gromadzona dokumentacja z klika lat, w trakcie których nastąpiła zmiana wykazu akt. Czy prawidłowe będzie umieszczenie na teczce ostatniego hasła klasyfikacyjnego i jego opisu dot. najnowszej dokumentacji, a obok - w nawiasie tylko symbol klasyfikacyjny tej wcześniejszej dokumentacji (wg nieaktualnego JRWA)? Będę wdzięczna za podpowiedzi.

[Rovan]

teczki, w której była gromadzona dokumentacja z klika lat, w trakcie których nastąpiła zmiana wykazu akt

Czy to jest teczka akt spraw, w której sprawy były wszczęte w czasach obowiązywania starego JRWA, zaś część z nich została zakończona już po wprowadzeniu w życie nowego JRWA?

[łucja]

Przepraszam za literówkę. To teczka wieloletnia: sprawy z lat, gdy stosowano stary wykaz i nowszy - wszystkie sprzed 2011 roku. Urząd przechodził różne koleje - raz działał w ramach administracji zespolone,  raz nie.

[Rovan]

To teczka wieloletnia: sprawy z lat, gdy stosowano stary wykaz i nowszy

Rozumiem, że używasz terminu "teczka wieloletnia" dla określenia teczki, o której mowa w par. 53 ust. 4 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.:

Dopuszcza się w sytuacji znikomej liczby spraw założonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok. W takim przypadku zakłada się dla każdego roku odrębny spis spraw.

Czyli jest to teczka zawierająca sprawy rozpoczynane w kilku kolejnych latach, w której prowadzono dla każdego z tych lat odrębne spisy spraw?

W takim przypadku osobiście preferuję na etapie archiwizacji rozbicie takiej teczki na odrębne jednostki archiwalne (każdy spis spraw i odpowiadające mu akta do osobnej teczki). Rozwiązuje to problem - w każdej teczce znajdą się sprawy z jednego roku założenia teczki znakowane zgodnie z obowiązującym w danym roku JRWA.

Spotkałem się również z alternatywnym podejściem - wymienienie w opisie teczki wszystkich symboli klasyfikacyjnych z poszczególnych JRWA obowiązujących w latach, w których rejestrowane były sprawy w teczce (hasło klasyfikacyjne brano wówczas z wykazu obowiązującego w ostatnim roku rejestracji spraw w teczce).
Osobiście jednak uważam, że pierwsza z wymienionych metod jest bardziej przejrzysta.

[łucja]

Tak, chodzi o teczkę wieloletnią. Bardzo dziękuję.