Autor Wątek: Jeden rocznik, jeden spis?  (Przeczytany 238 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 84
Jeden rocznik, jeden spis?
« dnia: Lipiec 08, 2020, »
Niestety, nie mogę odnaleźć w gąszczu wątków dot. spisów zdawczo-odbiorczych tejże informacji a chciałabym się upewnić.Teoretycznie, jeśli komórka przekazuje dokumentacje do az to powinna dołączyć dwa spisy zdawczo-odbiorcze, jeden do kat.A i jeden  do kat. B. A czy prawidłowe jest wykonanie oddzielnych spisów do trzech kolejnych roczników wtedy będzie np. sześć tych spisów. Proszę o podpowiedź.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 759
Odp: Jeden rocznik, jeden spis?
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 08, 2020, »
Można każdy rocznik (rok założenia teczki) na osobnym spisie, można wszystkie na jednym dla danej kategorii (A, B).
W tym pierwszym przypadku należy zdecydować jaki układ akt na spisie będzie stosowany:
- rzeczowo-chronologiczny - czyli układamy teczki wg symboli klasyfikacyjnych, a w ramach jednego symbolu wg daty założenia teczki
- chronologiczno-rzeczowy - czyli układamy teczki na spisie wg lat założenia teczek, a w ramach każdego rocznika wg symboli klasyfikacyjnych.

W przypadku gdy dla każdego rocznika tworzymy osobny spis powyższy problem rzecz jasna nie występuje - stosujemy po prostu układ rzeczowy.

Osobiście wolę gdy poszczególne roczniki mam przekazywane na osobnych spisach, ale to tylko moja preferencja :)

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 84
Odp: Jeden rocznik, jeden spis?
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 08, 2020, »
Bardzo dziękuję, też wolałabym rocznikami. A w przypadku, gdy z jednego rocznika mamy tylko jedną teczkę można zrobić oddzielny spis?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 759
Odp: Jeden rocznik, jeden spis?
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 08, 2020, »
Żaden przepis nie zabrania tworzyć spisów z tylko jedną pozycją.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 84
Odp: Jeden rocznik, jeden spis?
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 08, 2020, »
Co nie jest zabronione, jest dozwolone :)Jeszcze ostatnia wątpliwość...Jeśli jednostka archiwalna kat. A ma dwa tomy, to czy w spisie zdawczo-odbiorczym każdy tom powinien być ujęty osobno?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 759
Odp: Jeden rocznik, jeden spis?
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 08, 2020, »
Tutaj są, że tak powiem dwie szkoły :)
Wg. pierwszej na spisie zdawczo-odbiorczym do AZ teczki kilkutomowe można rejestrować pod jedną pozycją (dokładnie tak samo jak w przypadku spisów kat. B).
Ponownie - żaden przepis tego nie zabrania.

Druga szkoła zaleca rejestrowanie każdego tomu pod osobna pozycją - dzięki temu prościej jest później przenosić te pozycje 1:1 na spis zdawczo-odbiorczy do AP - na którym każda jednostka archiwalna (fizyczna teczka) musi być zarejestrowana jako osobna pozycja.

Osobiście nigdy mi nie przeszkadzało jeśli pracownicy przygotowywali spisy kat. A wg pierwszej z opisanych metod.
Nigdy też nie stanowiło to żadnego problemu dla kontroli z AP.


Cytuj
jednostka archiwalna kat. A ma dwa tomy,
Masz na myśli jednostkę inwentarzową (pozycję spisu).
Jednostka archiwalna to jednostka fizyczna (np. teczka, poszyt, księga).
W omawianym przypadku każdy tom będzie stanowił odrębną jednostkę archiwalną, jeśli jednak zostaną ujęte pod jedną pozycją spisu będą stanowiły jedną jednostkę inwentarzową.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 84
Odp: Jeden rocznik, jeden spis?
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 08, 2020, »
Bardzo dziękuję za wyjaśnienia.