Ustawa o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz. U. 2018 poz. 357)
art. 7 ust. 2
Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika i byłego pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy ustala się na podstawie przepisów obowiązujących przed dniem wejścia w życie niniejszej ustawy
Przed 1 stycznia 2019 r. nie funkcjonowało w prawie pracy pojecie "dokumentacji pracowniczej", ani nie istniały przepisy określające jeden wspólny okres przechowywania dla wszystkich dokumentów mieszczących się obecnie pod tym pojęciem.
Dlatego tez powtórzę, to co pisałem w poprzednim poście - To zależy o jakiej części dokumentacji pracowniczej mówimy.
Poniżej wymieniam rodzaje dokumentacji wchodzącej obecnie do dokumentacji pracowniczej oraz podaję zasady jej przechowywania obowiązujące przed 1 stycznia 2019 r.
- Akta osobowe pracowników - 50 lat od ustania stosunku pracy (Dz.U. 2018 poz. 217, art. 51u ust. 1)
- Ewidencja czasu pracy - brak regulacji w przepisach. W doktrynie i orzecznictwie dominował pogląd o obowiązku przechowywania przez
3 lata od ustania stosunku pracy (okres przedawnienia roszczeń)
- Urlopy wypoczynkowe - tak samo jak w przypadku ewidencji czasu pracy
(tutaj odsyłam do pisma MRPiPS z 08.02.2019 r. -
https://interpretacje-orzeczenia.pl/odpowiedz-mrpips-z-08-02-2019-r-dpr-i-4102-4-2019-kj-dotyczaca-kwestii-prowadzenia-i-przechowywania-dokumentacji-pracowniczej/- listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty - 50 lat od ustania stosunku pracy (Dz. U. 2004 nr 39 poz 353, art 125a ust. 4)
Dodatkowo należy jeszcze wziąć pod uwagę przepis art. 7 ust. 3 wspomnianej na początku posta ustawy o zmianie niektórych ustaw... (Dz. U. 2018 poz. 357)
Okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika dotyczących stosunków pracy nawiązanych po dniu 31 grudnia 1998 r., a przed dniem 1 stycznia 2019 r. ulega skróceniu w przypadku złożenia raportu informacyjnego, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy zmienianej w art. 3 w brzmieniu nadanym niniejszą ustawą, do 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym raport informacyjny został złożony
oraz art. 4 pkt. 2 tej samej ustawy:
Płatnik składek jest zobowiązany przechowywać listy płac, karty wynagrodzeń albo inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty ubezpieczonego, o którym mowa w art. 6 ust. 1 pkt 1 i 4 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych, przez okres 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym:
1) ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek, w przypadku ubezpieczonego zgłoszonego u danego płatnika składek do ubezpieczeń po dniu 31 grudnia 2018 r.;
2) został złożony raport informacyjny, o którym mowa w art. 4 pkt 6a ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.
Podsumowując - w przypadku dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r. okresy przechowywania są następujące:
- dla akt osobowych i dokumentacji płacowej - 50 lat od ustania stosunku pracy lub 10 lat od złożenia raportu informacyjnego do ZUS (przy czym ta druga opcja nie dotyczy pracowników zatrudnionych przed 01.01.1999)
- dla ewidencji czasu pracy i wniosków o urlop wypoczynkowy - 3 lata od ustania stosunku pracy