Czasami są cztery trzy kopie tego samego pisma w jednej sprawie oraz jego oryginał
W takiej sytuacji co do zasady zachowuje się oryginał zaś kopie usuwa z akt.
Reguluje to instrukcja kancelaryjna:
Uporządkowanie dokumentacji w systemie tradycyjnym polega na:
(...)
wyłączeniu zbędnych identycznych kopii tych samych przesyłek lub pism
Przy czym usunięciu podlegają zbędne kopie, zaś o tym czy kopia jest zbędna decyduje pracownik komórki organizacyjnej, która wytworzyła akta.
Sama czynność usunięcia zbędnych kopii powinna zostać wykonana na etapie przygotowania dokumentacji do przekazania do AZ.
W pierwszym poście piszesz, że problem dotyczy teczek, które dopiero mają zostać przyjęte do AZ, zatem przed ich przyjęciem upewnij się, czy te kopie faktycznie są zbędne.
Jeśli tak, to pracownik komórki powinien je usunąć i przepaginować akta.
Oczywiście jeden egzemplarz musi pozostać - domyślnie oryginał, a w przypadku jego braku jedna kserokopia.