Autor Wątek: spisy zdawczo odbiorcze  (Przeczytany 1289 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Kinia

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 98
spisy zdawczo odbiorcze
« dnia: Wrzesień 01, 2021, »
Witam, po raz pierwszy robię spisy zdawczo odbiorcze, wiem że wypełnia się go komputerowo ale czy nr spisu, rubrykę 7 i 8 wypełnia archiwista odręcznie? I jeszcze jedno pytanie czy nie jest wymagane dodanie na końcu spisu: Spis zakończono na pozycji .... co stanowi....tomów? Bardzo proszę o odpowiedź

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 01, 2021, »
Mozesz nadac numer spisu w elektronicznej wersji spisu, jesli go znasz, nic nie stoi na przeszkodzie. Mozesz tez podac odrecznie. To nie ma znaczenia, wazne, zeby byl ten numer. Jesli obowiazuja u Ciebie papierowe srodki ewidencyjne, podajesz dane w kolumnie 7 i 8 rowniez odrecznie. Gdybys chciala podawac i elektronicznie, i na papierze, wykonywalabys te sama czynnosc podwojnie.
Co do drugiego pytania - chyba mylisz spis zdawczo-odbiorczy ze spisem spraw?
Przepraszam za brak polskich znakow (pisze z telefonu).

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 03, 2021, »
Dobrą praktyką jest ścisła współpraca z archiwistą w zakresie wypełniania spisów zdawczo-odbiorczych. W momencie przekazywania dokumentów, albo tuż przed, ważne żeby przed wydrukiem, archiwista podaje zarówno nr spisu, jak i miejsce przechowywania (oznaczenie magazynu), regały i półki, w zależności od rozmiaru spisu można także podać od razu lub wpisać później ręcznie. To kwestia estetyczna bardziej niż merytoryczna.
W ogóle drukowanie spisu w 3(4) egzemplarzach dopiero po sprawdzeniu przez archiwistę pozwala na usunięcie ewentualnych błędów i oszczędność papieru. Pół biedy, kiedy spis ma dwie strony. Gorzej, jak 50...
Podsumowaniem spisu zd-odb. jest podanie ilości metrów bieżących. Ja dodatkowo sumuję w arkuszu kalkulacyjnym liczbę tomów. To wszystko.

Offline KEwelina

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
  • Płeć: Kobieta
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #3 dnia: Wrzesień 14, 2021, »
Witam, po raz pierwszy robię spisy zdawczo odbiorcze, wiem że wypełnia się go komputerowo ale czy nr spisu, rubrykę 7 i 8 wypełnia archiwista odręcznie? I jeszcze jedno pytanie czy nie jest wymagane dodanie na końcu spisu: Spis zakończono na pozycji .... co stanowi....tomów? Bardzo proszę o odpowiedź

Ja zawsze proszę pracowników przed przekazaniem dokumentacji o wersję elektroniczną spisów celem ich sprawdzenia. Zaznaczam im w kolorze jeśli ewentualnie coś jest tam do poprawy. Jeśli jest wszystko ok uzupełniam na komputerze numer spisu. Resztę uzupełniam już ręcznie ołówkiem.
Pozdrawiam
Ewelina :)

Offline archug

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 82
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 29, 2021, »
Tak samo postępuje, zanim wydrukują na czysto (a u mnie robię to ja ), proszę o przesłanie na maila w celu sprawdzenia i ewentualnych poprawek. Twórczość pracowników w spisach czasami, aż wprawia w zawrót głowy ::) ;)

Offline archiwistka90

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 153
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 29, 2021, »
Odnośnie drugiego pytania - u mnie na spisach znajduje się taka adnotacja, ułatwia mi to potem wpisanie danych w wykaz spisów

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #6 dnia: Styczeń 20, 2022, »
Mam pytanie odnośnie przyjmowania dokumentacji z komórki organizacyjnej. Sprawdzam dokumentację (jeszcze nie podpisałam spisów zdawczo-odbiorczych) i w części opisów brakuje różnych elementów, np. kategorii archiwalnej, lub daty skrajne są źle określone. Czy jeśli poprawiam te elementy, nanoszę poprawki również na spisy zdawczo-odbiorcze? I jeśli tak to czy na wszystkie spisy? I czy na spisach też stosuję nawiasy kwadratowe?

Offline Dory

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 383
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #7 dnia: Styczeń 21, 2022, »
Mam pytanie odnośnie przyjmowania dokumentacji z komórki organizacyjnej. Sprawdzam dokumentację (jeszcze nie podpisałam spisów zdawczo-odbiorczych) i w części opisów brakuje różnych elementów, np. kategorii archiwalnej, lub daty skrajne są źle określone. Czy jeśli poprawiam te elementy, nanoszę poprawki również na spisy zdawczo-odbiorcze? I jeśli tak to czy na wszystkie spisy? I czy na spisach też stosuję nawiasy kwadratowe?
Chwila, rozumiem, że komórka przygotowuje opisy i spisy zdawczo-odbiorcze, zatem dlaczego Ty masz poprawiać? To, co jest w opisie, powinno znaleźć się na spisach zd.-odb. Czyli jeśli są błędy, należy poprawić i w opisach, i na wszystkich spisach zd.-odb. Ty tylko weryfikujesz, poprawia pracownik przekazujący dokumentację.

Offline EwelinaP

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 392
  • Płeć: Kobieta
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #8 dnia: Styczeń 21, 2022, »
Oczywiście zgadzam się z Przedmówcą. Jeśli są jakiekolwiek błędy w opisie, to - zgodnie z instrukcją archiwalną - po prostu odmawiam przyjęcia teczek. Za prawidłowy opis odpowiada pracownik przekazujący akta, a nie archiwista.

Offline Forumowicz

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 111
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #9 dnia: Styczeń 21, 2022, »
Dziękuję za odpowiedzi :)