kolejny nr spisy z-o łamany na nr pozycji
To jest definicja sygnatury archiwalnej.
Jak najlepiej numerować spisy?
Zgodnie z wykazem spisów.
Numer spisu stanowi pozycja kolejna (1, 2, 3 itd.), pod którą został on zarejestrowany na wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.
Prowadzisz jeden wykaz dla wszystkich spisów, zaś numeracja spisów jest ciągła przez cały okres istnienia jednostki.
nadawano numery spisów w obrębie roku
Nieprawidłowo - jak wspomniałem wyżej numeracja spisów ma być ciągła w obrębie całego okresu funkcjonowania jednostki od nr 1 do + nieskończoności).
czyli jak mam cz spisie 23 pozycje to mam pisać np. 123/1-23?
Powiedzmy, że spis, który przyjąłeś był 56 spisem z/o przyjętym do składnicy i jako taki został zarejestrowany na 56 pozycji wykazu spisów i otrzymał nr 56.
Ujęte na tym spisie teczki otrzymają sygnatury archiwalne składające się z numeru spisu łamanego na pozycję, na której dana teczka została ujęta na tym spisie, np:
- teczka ujęta na pierwszej pozycji spisu otrzyma sygnaturę 56/1
- teczka na drugiej pozycji spisu - sygnaturę 56/2
- teczka na trzeciej pozycji - 56/3 itd.