Autor Wątek: spisy zdawczo odbiorcze  (Przeczytany 182 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline młodziak

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 31
spisy zdawczo odbiorcze
« dnia: Czerwiec 26, 2020, »
Witam wszystkich!
Jestem na etapie (mój pierwszy raz) przyjmowania teczek do składnicy akt, i w związku z tym mam parę pytań. 1. Z czego tak właściwie składa się spis zdawczo - odbiorczy? Na stronach znajduję formułki ala "kolejny nr spisy z-o łamany na nr pozycji", czyli jak mam cz spisie 23 pozycje to mam  pisać np. 123/1-23? 2. Jak najlepiej numerować spisy? Do tej pory numeracja nie była ciągła tylko nadawano numery spisów w obrębie roku?
Będę wdzięczny za pomoc, pozdrawiam

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 729
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 26, 2020, »
Cytuj
kolejny nr spisy z-o łamany na nr pozycji
To jest definicja sygnatury archiwalnej.

Cytuj
Jak najlepiej numerować spisy?

Zgodnie z wykazem spisów.
Numer spisu stanowi pozycja kolejna (1, 2, 3 itd.), pod którą został on zarejestrowany na wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.
Prowadzisz jeden wykaz dla wszystkich spisów, zaś numeracja spisów jest ciągła przez cały okres istnienia jednostki.

Cytuj
nadawano numery spisów w obrębie roku
Nieprawidłowo - jak wspomniałem wyżej numeracja spisów ma być ciągła w obrębie całego okresu funkcjonowania jednostki od nr 1 do + nieskończoności).

Cytuj
czyli jak mam cz spisie 23 pozycje to mam  pisać np. 123/1-23?

Powiedzmy, że spis, który przyjąłeś był 56 spisem z/o przyjętym do składnicy i jako taki został zarejestrowany na 56 pozycji wykazu spisów i otrzymał nr 56.
Ujęte na tym spisie teczki otrzymają sygnatury archiwalne składające się z numeru spisu łamanego na pozycję, na której dana teczka została ujęta na tym spisie, np:
- teczka ujęta na pierwszej pozycji spisu otrzyma sygnaturę 56/1
- teczka na drugiej pozycji spisu - sygnaturę 56/2
- teczka na trzeciej pozycji - 56/3 itd.

Offline młodziak

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 31
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 26, 2020, »
Czyli dobrze rozumiem nr spisu zdawczo-odbiorczego będzie 123/1-23?

« Ostatnia zmiana: Czerwiec 26, 2020, wysłana przez młodziak »

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 729
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 26, 2020, »
Nie, numerem spisu z/o będzie 123.
Numer spisu zawsze jest po prostu  liczbą - bez żadnych separatorów itp.
Jest to po prostu numer pozycji z wykazu spisów, pod którą spis został zarejestrowany na tymże wykazie.

W załączniku wrzuciłem fragment przykładowego wykazu spisów z/o
Spis zarejestrowany na drugiej pozycji tego wykazu - przyjęty w dniu 15.02.2010 z Działu y - otrzyma nr 2
Teczki ujęte na tym spisie otrzymają sygnatury od 2/1 do 2/8

Offline młodziak

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 31
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #4 dnia: Czerwiec 26, 2020, »
Ok dzięki, mam nadzieję, że nie byłem denerwujący. A jeszcze jedno ostatnie pytanie: Czy jeżeli nie jesteśmy pod nadzorem archiwalnym to czy możemy mieć w przyszłości kontrolę np. Z AP? Tak w ogóle co to oznacza?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 729
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 26, 2020, »
Jako jednostka nie wytwarzająca materiałów archiwalnych nie jesteście pod pełnym nadzorem AP (problematyka definicji nadzoru archiwalnego i tego, czy i w jakim zakresie można ten termin stosować również w odniesieniu do jednostek nie wytwarzających materiałów archiwalnym przewijała się już na tym forum).
AP w dalszym ciągu nadzoruje was w zakresie brakowania, czy uzgadniania normatywów kancelaryjno-archiwalnych.

W kwestii kontroli - zgodnie z art. 28 pkt 3 UNZA, AP ma prawo kontrolować również jednostki nie wytwarzające materiałów archiwalnych, jednak Archiwa Państwowe sporadycznie korzystają z tego prawa. Zazwyczaj są wystarczająco obłożone kontrolami w jednostkach wytwarzających materiały archiwalne.

Szczegółowe informacje o procedurze kontroli znajdziesz w art. 21a - 21d UNZA:
http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19830380173/U/D19830173Lj.pdf

Offline młodziak

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 31
Odp: spisy zdawczo odbiorcze
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 26, 2020, »
Dzięki, przepraszam za te wszystkie pytania i dziękuję za wyczerpujące odpowiedzi. Pozdrawiam serdecznie i życzę miłego dnia  ;D