Dyskusja wywiązała się całkiem ciekawa, nie mniej zauważę, iż w swoim poście użytkownik andrzej.s dosyć jasno sformułował swoje zapytanie
Czy osoba ze Starostwa, która tych danych szuka i finalnie będzie te dane udostępniać poza Urząd jest zobowiązana napisać do AZ jakiś wniosek/ kartę udostępnienia?
zatem - po pierwsze będzie to "osoba ze Starostwa", zapewne zatem urzędnik, a nie osoba z zewnątrz, po drugie mowa jest wyraźnie o danych, i to dwukrotnie, nic nie ma na temat fizycznego udostępniania akt komuś spoza urzędu.
I zapewne teraz mamy sytuację tego typu, iż ktoś ma masę roboty w związku z tym wnioskiem i chce pójść sobie na skróty, w tym przypadku pominąć kwestię formalne dotyczące udostępniania akt "no bo przecież tyle tego jest!".
Trzeba grzecznie powiedzieć takowej osobie, iż wniosek o udostępnienie wypełnić musi i wytłumaczyć, iż w przypadku znacznej ilości dokumentacji wypełnianie owych wniosków/kart udostępniania jest nawet jeszcze bardziej zasadne, bo przy takiej ilości łatwiej będzie gdzieś zapodziać jedną teczkę.
_____________________________________________________
Względem wypożyczania akt na zewnątrz - w przypadku Sądu archiwista z AZ nie ma tutaj nic do gadania - komórka organizacyjna wypełnia wniosek o akta, dostaje je, a co z nim dalej zrobi to już nie problem archiwisty. O formie udostępnienia akt, zakresie, miejscu oraz czy w ogóle udostępniać akta osobie z zewnątrz decyduje Przewodniczący Wydziału.
W innym przypadkach, np. gdy ktoś chce wypożyczyć akta do celów naukowych, decyduje Prezes Sadu.
Akta mogą nawet fizycznie opuścić Sąd, np. są potrzebne do apelacji w innej, wciąż toczącej się sprawie, nie mniej decyzje o tym zapadają zawsze w danej komórce organizacyjnej, na podstawie obowiązujących przepisów.