Autor Wątek: KAT A- Udostępnienie  (Przeczytany 372 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline andrzej.s

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
KAT A- Udostępnienie
« dnia: Czerwiec 19, 2020, »
Witam ponownie :)
Mam pytanie odnośnie udostępnienia kat A.
Ktoś złożył w urzędzie wniosek o udostępnienie list obecności radnych ze wszystkich komisji i posiedzeń od początku istnienia Starostwa aż do teraz. Czy osoba ze Starostwa, która tych danych szuka i finalnie będzie te dane udostępniać poza Urząd jest zobowiązana napisać do AZ jakiś wniosek/ kartę udostępnienia?
Jak to powinno być zorganizowane? Co powinno się znajdować ew w takim piśmie/wniosku?

Dziękuję z góry za pomoc :)

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 22, 2020, »
Skoro od początku istnienia Starostwa, zatem zapewne większość, poza najnowszymi, przekazana do Archiwum Zakładowego. W takowym wypadku osoba, która będzie sporządzać odpowiedź na wniosek, musi zajrzeć do tych akt, a zatem zachodzi sytuacja udostępniania akt/wypożyczenia akt - co oznacza, iż należy postępować tak, jak w przypadku zwykłego,  standardowego udostępniania/wypożyczenia, co jest opisane w instrukcji kancelaryjnej.

Czyli tak, musi.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 729
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 22, 2020, »
Pozwolę sobie wyrazić nieco odmienne stanowisko :)

Moim zdaniem wypożyczanie dokumentacji na potrzeby osób trzecich należy jasno i wyraźnie oddzielić od wypożyczania na potrzeby własnej jednostki. Zostało to wyraźnie rozgraniczone w art 35 ust. 3 UNZA.

Jeśli dokumentacja jest wypożyczana z AZ celem udostępnienia osobie trzeciej, to powinno to zostać jasno określone w ewidencji wypożyczeń.
W takiej sytuacji w ewidencji tej jako wypożyczający powinna figurować ta jednostka/osoba fizyczna, która faktycznie będzie korzystała z dokumentacji, a nie komórka organizacyjna naszej jednostki.
Sytuacja, w której wypożyczenie takie realizowane jest poprzez wypożyczenie dokumentów przez komórkę organizacyjną na podstawie karty wypożyczeń, a następnie przekazanie ich zewnętrznej jednostce czy osobie fizycznej będzie zatem nieprawidłowe.

Wypożyczenie w trybie art. 35 ust. 3 UNZA powinno odbywać się na pisemny wniosek zainteresowanej instytucji/osoby fizycznej oraz za pisemną zgodą kierownika jednostki.
Te i tylko te dwa dokumenty (a nie karta wypożyczeń) powinny stanowić podstawę wypożyczenia dokumentacji z AZ. Komórka organizacyjna, która dokumenty wytworzyła i przekazała do AZ nie musi w ogóle brać udziału w tym procesie (choć oczywiście może).

Przykładowy proces wypożyczenia dokumentacji osobie trzeciej może wyglądać następująco (dwa warianty:

I
do jednostki wpływa wniosek o wypożyczenie dokumentacji --> po zarejestrowaniu trafia do dekretacji --> zostaje zaakceptowany przez kierownika jednostki i zadekretowany na komórkę org. która wytworzyła dokumentację -->komórka po zorientowaniu się, że przedmiotowa dokumentacja jest już w AZ przekazuje wniosek wraz ze zgodą kierownika jednostki do AZ -->archiwista wydaje dokumentację komórce organizacyjnej zachowując w ewidencji wypożyczeń wniosek wraz ze zgodą na wypożyczenie --> komórka przekazuje dokumenty wnioskodawcy.

II
do jednostki wpływa wniosek o wypożyczenie dokumentacji --> po zarejestrowaniu trafia do dekretacji --> zostaje zaakceptowany przez kierownika jednostki i zadekretowany na AZ -->archiwista wydaje dokumentację bezpośrednio wnioskodawcy zachowując w ewidencji wypożyczeń wniosek wraz ze zgodą na wypożyczenie.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 570
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 23, 2020, »
Pozwolę sobie wyrazić nieco odmienne stanowisko :)

Moim zdaniem wypożyczanie dokumentacji na potrzeby osób trzecich należy jasno i wyraźnie oddzielić od wypożyczania na potrzeby własnej jednostki. Zostało to wyraźnie rozgraniczone w art 35 ust. 3 UNZA.

Jeśli dokumentacja jest wypożyczana z AZ celem udostępnienia osobie trzeciej, to powinno to zostać jasno określone w ewidencji wypożyczeń.
W takiej sytuacji w ewidencji tej jako wypożyczający powinna figurować ta jednostka/osoba fizyczna, która faktycznie będzie korzystała z dokumentacji, a nie komórka organizacyjna naszej jednostki.
Sytuacja, w której wypożyczenie takie realizowane jest poprzez wypożyczenie dokumentów przez komórkę organizacyjną na podstawie karty wypożyczeń, a następnie przekazanie ich zewnętrznej jednostce czy osobie fizycznej będzie zatem nieprawidłowe.

Wypożyczenie w trybie art. 35 ust. 3 UNZA powinno odbywać się na pisemny wniosek zainteresowanej instytucji/osoby fizycznej oraz za pisemną zgodą kierownika jednostki.
Te i tylko te dwa dokumenty (a nie karta wypożyczeń) powinny stanowić podstawę wypożyczenia dokumentacji z AZ. Komórka organizacyjna, która dokumenty wytworzyła i przekazała do AZ nie musi w ogóle brać udziału w tym procesie (choć oczywiście może).

Przykładowy proces wypożyczenia dokumentacji osobie trzeciej może wyglądać następująco (dwa warianty:

I
do jednostki wpływa wniosek o wypożyczenie dokumentacji --> po zarejestrowaniu trafia do dekretacji --> zostaje zaakceptowany przez kierownika jednostki i zadekretowany na komórkę org. która wytworzyła dokumentację -->komórka po zorientowaniu się, że przedmiotowa dokumentacja jest już w AZ przekazuje wniosek wraz ze zgodą kierownika jednostki do AZ -->archiwista wydaje dokumentację komórce organizacyjnej zachowując w ewidencji wypożyczeń wniosek wraz ze zgodą na wypożyczenie --> komórka przekazuje dokumenty wnioskodawcy.

II
do jednostki wpływa wniosek o wypożyczenie dokumentacji --> po zarejestrowaniu trafia do dekretacji --> zostaje zaakceptowany przez kierownika jednostki i zadekretowany na AZ -->archiwista wydaje dokumentację bezpośrednio wnioskodawcy zachowując w ewidencji wypożyczeń wniosek wraz ze zgodą na wypożyczenie.
Tak, ale opisywana sytuacja zdaje się, że wygląda następująco: interesant wystąpił o udostępnienie mu informacji publicznej poprzez przekazanie list obecności wszystkich radnych od początku funkcjonowania starostwa (wydaje się, że wchodzimy tu w informację publiczną przetworzoną, która wymaga wykazania przez wnioskującego, że jej uzyskanie jest szczególnie istotne dla interesu publicznego). Upoważniony pracownik starostwa musi zrobić kserokopie lub skany list obecności z okresu 21 lat - tylko on uzyskuje w takim przypadku dostęp do oryginałów archiwalnych. Materiały te mogą być też skopiowane w archiwum zakładowym przez archiwistę i przekazane komórce merytorycznej (to będzie najbezpieczniejsze dla dokumentacji).
Ja nie wypożyczam materiałów archiwalnych innym instytucjom/urzędom.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 729
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #4 dnia: Czerwiec 23, 2020, »
To zależy, czy mamy udostępnić oryginał dokumentacji, czy też skopiować oryginał i udostępnić kopię. W tym drugim przypadku jak najbardziej wypożyczenia możne dokonać komórka - na własne potrzeby (wykonania kopii), ale nie w celu udostępnienia oryginału dalej (interesantowi).

Cytuj
Ja nie wypożyczam materiałów archiwalnych innym instytucjom/urzędom
Ostateczna decyzja w tej kwestii należy raczej do kierownika jednostki :)
Archiwista może co najwyżej odradzać wypożyczanie oryginałów kat. A (ja zawsze sugerowałem wykonanie poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii).

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 570
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 23, 2020, »
Cytuj
Ja nie wypożyczam materiałów archiwalnych innym instytucjom/urzędom
Ostateczna decyzja w tej kwestii należy raczej do kierownika jednostki :)
Archiwista może co najwyżej odradzać wypożyczanie oryginałów kat. A (ja zawsze sugerowałem wykonanie poświadczonej za zgodność z oryginałem kserokopii).
Kierownik archiwum zakładowego może zostać upoważniony do podejmowania decyzji w tym zakresie przez kierownika podmiotu.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1636
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 23, 2020, »
Pozwolę sobie wyrazić nieco odmienne stanowisko :)

Moim zdaniem wypożyczanie dokumentacji na potrzeby osób trzecich należy jasno i wyraźnie oddzielić od wypożyczania na potrzeby własnej jednostki. Zostało to wyraźnie rozgraniczone w art 35 ust. 3 UNZA.

Jeśli dokumentacja jest wypożyczana z AZ celem udostępnienia osobie trzeciej, to powinno to zostać jasno określone w ewidencji wypożyczeń.
W takiej sytuacji w ewidencji tej jako wypożyczający powinna figurować ta jednostka/osoba fizyczna, która faktycznie będzie korzystała z dokumentacji, a nie komórka organizacyjna naszej jednostki.
Sytuacja, w której wypożyczenie takie realizowane jest poprzez wypożyczenie dokumentów przez komórkę organizacyjną na podstawie karty wypożyczeń, a następnie przekazanie ich zewnętrznej jednostce czy osobie fizycznej będzie zatem nieprawidłowe.

Wypożyczenie w trybie art. 35 ust. 3 UNZA powinno odbywać się na pisemny wniosek zainteresowanej instytucji/osoby fizycznej oraz za pisemną zgodą kierownika jednostki.
Te i tylko te dwa dokumenty (a nie karta wypożyczeń) powinny stanowić podstawę wypożyczenia dokumentacji z AZ. Komórka organizacyjna, która dokumenty wytworzyła i przekazała do AZ nie musi w ogóle brać udziału w tym procesie (choć oczywiście może).

Przykładowy proces wypożyczenia dokumentacji osobie trzeciej może wyglądać następująco (dwa warianty:

I
do jednostki wpływa wniosek o wypożyczenie dokumentacji --> po zarejestrowaniu trafia do dekretacji --> zostaje zaakceptowany przez kierownika jednostki i zadekretowany na komórkę org. która wytworzyła dokumentację -->komórka po zorientowaniu się, że przedmiotowa dokumentacja jest już w AZ przekazuje wniosek wraz ze zgodą kierownika jednostki do AZ -->archiwista wydaje dokumentację komórce organizacyjnej zachowując w ewidencji wypożyczeń wniosek wraz ze zgodą na wypożyczenie --> komórka przekazuje dokumenty wnioskodawcy.

II
do jednostki wpływa wniosek o wypożyczenie dokumentacji --> po zarejestrowaniu trafia do dekretacji --> zostaje zaakceptowany przez kierownika jednostki i zadekretowany na AZ -->archiwista wydaje dokumentację bezpośrednio wnioskodawcy zachowując w ewidencji wypożyczeń wniosek wraz ze zgodą na wypożyczenie.

No, nie bardzo da się to realizować w taki sposób.
Spróbuję opisać problem szerzej.
Po pierwsze - w przepisach różnie i nie zawsze szczęśliwie określa się formy "udostępniania". Na ogólnym poziomie najlepiej jest mówić o "korzystaniu z dokumentacji" z zasobu az i jego formach: udostępnianiu fizycznym (na miejscu i wypożyczeniu), wykonywaniu kopii i udzielaniu informacji na podstawie dokumentacji.

Po drugie - korzystanie z zasobu az przez osoby z zewnątrz (lub inne instytucje) odbywa się - w skrócie - na podstawie wniosku zawierającego określone informacje i za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Nie ma przy tym znaczenia jaka ma być forma korzystania - fizyczne udostępnieni czy coś innego. Dla porządku warto wspomnieć że wewnętrzne korzystanie przez pracowników jednostki odbywa się zwykle poprzez fizyczne udostępnienie - na podstawie karty udostępnienia zawierającej określone informacje i zgodę kierownika komórki która wytworzyła dokumentację (lub przynajmniej ją przekazała do az).

Po trzecie - ważne jest jakie dane zawiera dokumentacja która jest przedmiotem wniosku o skorzystanie (znów - bez względu na formę korzystania). Sytuacje kiedy pracownik wypożycza dokumentację po to żeby ją dalej udostępnić, to są zwykle przypadki regulowane przez przepisy inne niż unza. Informacja publiczna, postępowania administracyjne (niekoniecznie wznawiane), skargi administracyjne, uprawnienia pracownicze - to są przypadki obowiązku udzielenia informacji/udostępnienia dokumentacji gdzie zastosowanie mają inne ustawy (niekonieczne musi to wywoływać konflikt z unza) i zakresy obowiązków pracowników komórek organizacyjnych - a nie archiwisty zakładowego. Przy tym jak pisze MarcinP, tacy pracownicy zwykle robią więcej niż tylko fizycznie udostępniają dokumentację kolejnym osobom lub podmiotom.

Po czwarte - kwestia ewidencji udostępniania. To w zasadzie rzecz czysto techniczna. Jeśli mam kartę udostępnienia to akta daję fizycznie (za pisemnym potwierdzeniem) temu pracownikowi mojej jednostki który jest wpisany do karty, inaczej to nie ma sensu. Nie mam jako archiwista wpływu komu ten pracownik potem udostępni akta - bo on działa na podstawie innych ustaw. Obchodzi mnie jako archiwistę tylko to żeby akta wróciły do mnie kompletne. Jeśli pracownicy jednostki wypożyczają potem akta na zewnątrz, to dobrze jest wprowadzić obowiązek informowania az o takim wypożyczeniu. I tyle.
Jarek Orszulak

Offline metricisRegninotarii

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 230
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #7 dnia: Czerwiec 24, 2020, »
Dyskusja wywiązała się całkiem ciekawa, nie mniej zauważę, iż w swoim poście użytkownik andrzej.s dosyć jasno sformułował swoje zapytanie

Cytuj
Czy osoba ze Starostwa, która tych danych szuka i finalnie będzie te dane udostępniać poza Urząd jest zobowiązana napisać do AZ jakiś wniosek/ kartę udostępnienia?

zatem - po pierwsze będzie to "osoba ze Starostwa", zapewne zatem urzędnik, a nie osoba z zewnątrz, po drugie mowa jest wyraźnie o danych, i to dwukrotnie, nic nie ma na temat fizycznego udostępniania akt komuś spoza urzędu.

I zapewne teraz mamy sytuację tego typu, iż ktoś ma masę roboty w związku z tym wnioskiem i chce pójść sobie na skróty, w tym przypadku pominąć kwestię formalne dotyczące udostępniania akt "no bo przecież tyle tego jest!".
Trzeba grzecznie powiedzieć takowej osobie, iż wniosek o udostępnienie wypełnić musi i wytłumaczyć, iż w przypadku znacznej ilości dokumentacji wypełnianie owych wniosków/kart udostępniania jest nawet jeszcze bardziej zasadne, bo przy takiej ilości łatwiej będzie gdzieś zapodziać jedną teczkę.

_____________________________________________________

Względem wypożyczania akt na zewnątrz - w przypadku Sądu archiwista z AZ nie ma tutaj nic do gadania - komórka organizacyjna wypełnia wniosek o akta, dostaje je, a co z nim dalej zrobi to już nie problem archiwisty. O formie udostępnienia akt, zakresie, miejscu oraz czy w ogóle udostępniać akta osobie z zewnątrz decyduje Przewodniczący Wydziału.
W innym przypadkach, np. gdy ktoś chce wypożyczyć akta do celów naukowych, decyduje Prezes Sadu.

Akta mogą nawet fizycznie opuścić Sąd, np. są potrzebne do apelacji w innej, wciąż toczącej się sprawie, nie mniej decyzje o tym zapadają zawsze w danej komórce organizacyjnej, na podstawie obowiązujących przepisów.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 729
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #8 dnia: Czerwiec 26, 2020, »
Po drugie - korzystanie z zasobu az przez osoby z zewnątrz (lub inne instytucje) odbywa się - w skrócie - na podstawie wniosku zawierającego określone informacje i za zgodą kierownika jednostki lub osoby przez niego upoważnionej. Nie ma przy tym znaczenia jaka ma być forma korzystania - fizyczne udostępnieni czy coś innego. Dla porządku warto wspomnieć że wewnętrzne korzystanie przez pracowników jednostki odbywa się zwykle poprzez fizyczne udostępnienie - na podstawie karty udostępnienia zawierającej określone informacje i zgodę kierownika komórki która wytworzyła dokumentację (lub przynajmniej ją przekazała do az).

Dokładnie o tym pisałem w pierwszej części mojego poprzedniego postu:
- wypożyczenie osobom trzecim na ich wniosek i za zgodą kierownika jednostki,
- wypożyczenie wewnętrzne - na podstawie karty wypożyczenia

Cytuj
Po czwarte - kwestia ewidencji udostępniania. To w zasadzie rzecz czysto techniczna. Jeśli mam kartę udostępnienia to akta daję fizycznie (za pisemnym potwierdzeniem) temu pracownikowi mojej jednostki który jest wpisany do karty, inaczej to nie ma sensu. Nie mam jako archiwista wpływu komu ten pracownik potem udostępni akta - bo on działa na podstawie innych ustaw. Obchodzi mnie jako archiwistę tylko to żeby akta wróciły do mnie kompletne. Jeśli pracownicy jednostki wypożyczają potem akta na zewnątrz, to dobrze jest wprowadzić obowiązek informowania az o takim wypożyczeniu. I tyle.

Właśnie dlatego jako archiwista wolałbym aby akta mające wyjść na zewnątrz były wypożyczane z AZ bezpośrednio na podstawie wniosku i zgody kierownika jednostki, zaś karty były wykorzystywane tylko w odniesieniu do wypożyczę wewnętrznych. Dzięki temu ewidencja wypożyczeń jest moim zdaniem bardziej przejrzysta - od razu wiadomo, które akta wyszły poza jednostkę, a które zostały wypożyczone jedynie na potrzeby wewnętrzne.

Wolę wiedzieć, czy dokumentacja którą wydaję będzie wykorzystywana na terenie jednostki, czy powędruje poza jednostkę. W tym drugim przypadku mógłbym np. zaproponować wykonanie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, zamiast ryzykować ewentualne zaginięcie oryginału gdzieś na drugim końcu Polski ;D

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 570
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #9 dnia: Lipiec 02, 2020, »
Udostępniacie materiały archiwalne w celach pisania prac magisterskich/doktorskich itp.?

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 729
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #10 dnia: Lipiec 02, 2020, »
Zdarzyło mi się raz, czy dwa.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 570
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #11 dnia: Lipiec 02, 2020, »
Zastanawiam się, jak zabezpieczyć dane osobowe przy takim udostępnieniu - w celach naukowych. Chyba sprowadzać się to będzie do konieczności wydawania kopii zanonimizowanych dokumentów (wydałbym tylko materiały archiwalne zawierające dane niepodlegające ochronie).

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1636
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Odp: KAT A- Udostępnienie
« Odpowiedź #12 dnia: Wczoraj o 07:02 pm »

Właśnie dlatego jako archiwista wolałbym aby akta mające wyjść na zewnątrz były wypożyczane z AZ bezpośrednio na podstawie wniosku i zgody kierownika jednostki, zaś karty były wykorzystywane tylko w odniesieniu do wypożyczę wewnętrznych. Dzięki temu ewidencja wypożyczeń jest moim zdaniem bardziej przejrzysta - od razu wiadomo, które akta wyszły poza jednostkę, a które zostały wypożyczone jedynie na potrzeby wewnętrzne.

Wolę wiedzieć, czy dokumentacja którą wydaję będzie wykorzystywana na terenie jednostki, czy powędruje poza jednostkę. W tym drugim przypadku mógłbym np. zaproponować wykonanie kopii poświadczonej za zgodność z oryginałem, zamiast ryzykować ewentualne zaginięcie oryginału gdzieś na drugim końcu Polski ;D

Istotą "karty udostępnienia" jest to że kierownik komórki (lub osoba przez niego upoważniona) wydaje zgodę na fizyczne udostępnienie akt (wypożyczenie lub udostępnienie na miejscu w archiwum) pracownikowi, wskazanemu z imienia i nazwiska, akt wskazanych w karcie. I tyle. Nikomu innemu akt nie wydam. On odpowiada za zwrot. Jak przekazał na zewnątrz jednostki, to ma obowiązek poinformować o tym az. Wtedy odnotowuję to w ewidencji udostępnień. I to załatwia temat potrzeb az żeby wiedzieć gdzie są wypożyczone akta.
Jak się nad tym zastanowić to pewnie nawet jakieś 90 % takich udostępnień wiąże się później z takim czy innym wykorzystaniem danych z tych akt przez kogoś z zewnątrz. Będzie w tym sporo pisemnego udzielenia informacji, wydania kopii akt, zaświadczeń, duplikatów itp. Do tego fizyczne udostępnienie akt w siedzibie jednostki przez pracownika jednostki który wypożyczył akta. Wypożyczenie akt do innej jednostki to już w ogóle specyficzna i zwykle rzadsza sprawa. Do tego jeszcze jest kwestia ujęcia tych wszystkich działań w jrwa - osobno kwerendy i udostępnianie. Trza to jakoś pogodzić. Mnożenie klas dotyczących szeroko rozumianego korzystania z akt moim zdaniem nie bardzo ma sens.
« Ostatnia zmiana: Wczoraj o 07:04 pm wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak