Autor Wątek: porzadkowanie/brakowanie  (Przeczytany 478 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline gogga

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
porzadkowanie/brakowanie
« dnia: Czerwiec 04, 2020, »
Dzień dobry,
Prosiłabym bardzo o pomoc  :-[
Otóż dostałam "w spadku" po koleżance prowadzenie składnicy akt w OPS.
A wiec tak.. nie mam spisów zdawczo-odbiorczych z tych akt które leżakują już w składnicy, są to po prostu związane sznurkiem teczki z lat 1991-2017. Wcześniej przekazywane były do Urzędu Gminy i leżały sobie u nich w archiwum. UG swoje już uporządkował, przekazał co było do brakowania itd., twierdząc że naszych nigdzie nie ma ujętych... wiec mamy sobie te swoje od nich zabrać  :( gdyż  2011 r. jest w OPS składnica akt, mamy własną instrukcję o organizacji i zakresie składnicy akt i swój jednolity rzeczowy wykaz akt, więc archiwista gminny przerzucił teczki OPSu do tej składnicy akt.
 Część z nich wydzieliłam do brakowania i chciałabym, jak już uporam się z tym, wystąpić z wnioskiem do AP o brakowanie. Dokumentacja jest o kat. B.
I teraz mam pytania:
1. Robię najpierw "spis zdawczo-odbiorczy" z natury? A w spisie na brakowanie dodaje informację ze spis powstał z natury?
2. Co zrobić mam z teczką z 1992, która nie ma opisu, a symbol ma nadany z instrukcji z 1999 r., nie ma napisanej kategorii archiwalnej? Czy powinnam dodać opis również z 1999 r. , symbol i nadać kategorię  również  z instrukcji z 1999 r. ? Czy powinnam nadać nowy tytuł ze swojej aktualnej instrukcji, kategorię archiwalna i symbol klasyfikacyjny?
3. Albo teczki, które w ogóle nie mają opisu, symbolu i kategorii lub opis teczki (hasło klasyfikacyjne) nie jest takie jak w jednolitym (pracownik nadał takie jakie mu pasowało) z lat 1991-2009? Nadawać wszystko po nowemu, czy z instrukcji obowiązującej gdy były wytworzone?
4. Teczki z lat 2010 o kat. B10, B25 które jeszcze muszą zostać w składnicy akt mogę opisać od nowa stosując nowy jednolity rzeczowy, skoro nie ma tam żadnych spisów zdawczo-odbiorczych? Czy jak powinnam to zrobić, żeby to uporządkować poprawnie? 
5. Jak już doprowadzę mniej wiec do ładu to wszystko, zacznę robić to co ma zostać jeszcze w składnicy akt, to czy mogę wydzielić sobie regały dla np. pomocy społecznej, księgowości czy świadczeń rodzinnych?

Na razie, tak jak już wspomniałam, mniej więcej wydzieliłam to co do brakowania, a to co powinno zostać. Ułożyłam te teczki wg lat czyli 1991, 1992 itd. Te z lat 1991-2009 kat. B5, B10 spróbuję dobrze jakoś spisać i wystąpić z wnioskiem o brakowanie. Następnie podzielę to co zostało w składnicy akt z lat 2010-2017 , najpierw wg lat, potem w obrębie roku wg symboli, poprawnie opiszę teczki (pyt. 4) zrobię spis zdawczo-odbiorczy (czy z natury?).

Nie mam po prostu pojęcia czy ja to dobrze robię... :'(

Bardzo prosiłabym o podpowiedź i z góry za wszystkie dziękuję.
Pozdrawiam

Offline gogga

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: porzadkowanie/brakowanie
« Odpowiedź #1 dnia: Czerwiec 05, 2020, »
Czy ktoś mógłby podpowiedzieć, czy tak jak zamierzam to "ogarnąć" to byłoby dobrze?
Bardzo proszę o pomoc.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 528
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: porzadkowanie/brakowanie
« Odpowiedź #2 dnia: Czerwiec 07, 2020, »
Witam. Składnicy OPS-ów to orka na ugorze i tragedia.
Ale po kolei:
Cytuj
1. Robię najpierw "spis zdawczo-odbiorczy" z natury? A w spisie na brakowanie dodaje informację ze spis powstał z natury?
Jeśli zrobisz najpierw spis akt w składnicy to we wniosku na brakowanie podasz już sygnatury z tego spisu w odpowiedniej kolumnie. Według definicji, którą kiedyś słyszałem, spisem z natury możemy również nazwać spis akt na brakowanie, który dołączamy do wniosku. W odpowiedniej kolumnie wówczas piszemy  "spis powstał z natury". Ale ile osób decyzyjnych tyle teorii. Spisem z natury możemy również nazwać spis, który zrobiliśmy dla akt zastanych w składnicy, które nie zostały przekazane oficjalnym spisem zdawczo-odbiorczym, tylko podrzucone.
Cytuj
2. Co zrobić mam z teczką z 1992, która nie ma opisu, a symbol ma nadany z instrukcji z 1999 r., nie ma napisanej kategorii archiwalnej? Czy powinnam dodać opis również z 1999 r. , symbol i nadać kategorię  również  z instrukcji z 1999 r. ? Czy powinnam nadać nowy tytuł ze swojej aktualnej instrukcji, kategorię archiwalna i symbol klasyfikacyjny?
Wykorzystaj symbol z jrwa z 1999, z tym że kategorię archiwalną zweryfikuj z obecnie obowiązującym w twoim OPS-e. Czasookres przechowywania mógł się zmienić.
Cytuj
3. Albo teczki, które w ogóle nie mają opisu, symbolu i kategorii lub opis teczki (hasło klasyfikacyjne) nie jest takie jak w jednolitym (pracownik nadał takie jakie mu pasowało) z lat 1991-2009? Nadawać wszystko po nowemu, czy z instrukcji obowiązującej gdy były wytworzone?
Dopasuj do obecnie obowiązującej w jednostce.
Cytuj
4. Teczki z lat 2010 o kat. B10, B25 które jeszcze muszą zostać w składnicy akt mogę opisać od nowa stosując nowy jednolity rzeczowy, skoro nie ma tam żadnych spisów zdawczo-odbiorczych? Czy jak powinnam to zrobić, żeby to uporządkować poprawnie?
Jak najbardziej. Chodzi o to aby nie wybrakować teczek, które powinny jeszcze pozostać a składnicy akt.
Cytuj
5. Jak już doprowadzę mniej wiec do ładu to wszystko, zacznę robić to co ma zostać jeszcze w składnicy akt, to czy mogę wydzielić sobie regały dla np. pomocy społecznej, księgowości czy świadczeń rodzinnych?
Jak jest na tyle miejsca w składnicy to jak najbardziej. Z tym, że OPS-y produkują dużo dokumentacji. I bez regularnego brakowania szybko może zabraknąć miejsca.

Offline gogga

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: porzadkowanie/brakowanie
« Odpowiedź #3 dnia: Czerwiec 10, 2020, »
Bardzo, ale to bardzo dziękuję za odpowiedź i pozdrawiam. :-* ;)
Najgorzej jest zacząć   :)