Bardzo proszę o pomoc. Komórka A zwróciła się z pytaniem jak ma przygotować dokumenty do przekazania do archiwum zakładowego. Sprawy dotyczą wydawania zezwoleń/zaświadczeń dla przewoźników wykonujących transport publiczny. Dział jako osobną sprawę traktuje sam wniosek o wydanie zezwolenia/zaświadczenia a osobną każdy wniosek o jego zmianę. Sprawy ciągną się przez lata i np. wydane w roku 2013 zezwolenie ma kilka zmian uwzględnianych w kolejnych latach (sprawy w innych teczkach). I w tym wszystkim pojawiają mi się dwa problemy:
1. Jako że w 2013 r. przejęliśmy te zadania z innej jednostki część dokumentów została do nas przekazana z tej jednostki. Do czego je teraz przyporządkować skoro dokumentacja dot. tych zezwoleń miała u nas różne numery spraw?
2. Z nikomu niewiadomych względów wnioski o wydanie zaświadczenia dla naszego operatora, nadając swój numer sprawy nie pokrywający się z odpowiednią klasą z jrwa, wystawiała komórka B w naszej jednostce (powinien operator). Komórka A która jest w tej sprawie komórką merytoryczną stwierdziła, że skoro jest już nadany numer sprawy to nie będzie nadawać swojego nowego. Jak postąpić teraz z taką dokumentacją?
I jeszcze pytanie o okres przechowywania. Powinien on być liczony dla całości dokumentacji (wnioski o zezwolenie i jego zmiany) od momentu wygaśnięcia zezwolenia? Czy dla poszczególnych wniosków o zmianę datą zakończenia będzie wprowadzenie kolejnej zmiany?
