Otwieranie pism

[Pancerny]

Witajcie.

Powiedzcie mi proszę, jak wygląda w Waszych miejscach pracy kwestia rejestrowania i otwierania kopert w kancelarii. Czy są rejestrowane i otwierane wszystkie przesyłki, czy też zostawiacie sobie w IK lub jakimś zarządzeniu możliwośc nieotwierania części korespondencji przychodzącej?
Zmienił się u mnie kierownik jednostki i chciałby, by w kancelarii było otwierane każde pismo a dotychczas mamy następujące wyjątki w IK:
- pisma adresowane imiennie
- tajemnica służbowa (wątpię, żeby u nas takowa była)
- oferty przetargowe
- dokumenty aplikacyjne kandydatów na stanowiska urzędnicze.

Istnieją jakieś przepisy mówiące, że nie można otwierać pism adresowanych imiennie, czy jest to raczej dobra praktyka?

[Danuta J. Samek]

Dzień dobry,
decyduje o tym Kierownik urzędu. Wydaje Zarządzenie, w którym wymienia pisma, których kancelaria nie otwiera. Nie ma czegoś takiego, jak korespondencja prywatna, ale jest np. niejawna.
Pozdrawiam. djs

[archiwumUM]

W instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik do rozporządzenia z 2011 r. (jesli pod takowe się podlega) jest par.42 pkt. 3 "Kierownik podmiotu określa listę rodzajów przesyłek wpływających, które nie są otwierane przez punkt kancelaryjny".
U mnie w jednostce istnieje zarządzenie burmistrza określające rodzaje przesyłek, które nie są otwierane w kancelarii.
Są to:
1) przesyłki kierowane do Urzędu Stanu Cywilnego (USC), ewidencji ludności i dowodów osobistych,
2) przesyłki kierowane do pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych,
3) korespondencja niejawna opatrzona odpowiednią klauzulą tajności,
4) przesyłki zawierające na kopercie klauzulę ?tajemnica skarbowa?,
5) przesyłki adresowane imiennie z zastrzeżeniem przekazania ?do rąk własnych?,
6) przesyłki zawierające oświadczenia majątkowe,
7) oferty pracy dotyczące naborów na wolne stanowiska urzędnicze, w tym kierownicze, kierowników jednostek organizacyjnych, opisane zgodnie z procedurą naboru,
oferty składane w wyniku prowadzonych konkursów na stanowiska kierownicze w placówkach oświatowych, opisane zgodnie z procedurą konkursową,
9) przesyłki kierowane do gminnej komisji rozwiązywania problemów alkoholowych,
10) oferty na otwarte konkursy na realizację zadań publicznych,
11) oferty składane w prowadzonych postępowaniach o zamówienia publiczne, opisane zgodnie z procedurą zamówienia.

[Pancerny]

Dziękuję bardzo. Chciałem sobie porównać, ponieważ mam wrażenie, że większość wyjątków w tej kwestii jest u mnie w urzędzie ustalonych według niejasnych kryteriów i śmiało mogłyby być otwierane w kancelarii.

[nowy_uzytkownik]

U nas jest ustalone, że nie otwiera się imiennych przesyłek oraz jest jeszcze kilka wyjątków - np. windykacje i procesy sądowe.

[archiwumUM]

Czyli widać, że każda instytucja określa sama, np. w zarządzeniu jakie przesyłki nie są otwierane. To zależy tylko od ustaleń pomiędzy komórkami, a kancelarią z uwzględnieniem decyzji kierownictwa instytucji.