witam,
w takiej sytuacji mamy wydział merytoryczny i wydziały współpracujące z nim podczas załatwiania danej sprawy. Wydział merytoryczny powinien pozostałe poinformować o znaku sprawy, a te, używając tegoż, nie tworzą niepotrzebnie dokumentacji u siebie a wysyłają do merytorycznego pisma w sprawie i ten je gromadzi pod swym znakiem.
&9.2. Instrukcji kancelaryjnej z 2011r.