Autor Wątek: Taka sytuacja...  (Przeczytany 772 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Taka sytuacja...
« dnia: Maj 25, 2020, »
Proszę o radę jak wybrnąć z następującej kwestii. Przez wiele lat do archiwum zakłądowego przyjmowane były akta spraw niezakończonych. Przejmując archiwum dostałam też w spadku karton dokumentów (od zwrotek poprzez wyroki sądowe i różne pisma w sprawach sięgających 2010 roku), które powinny być dołożone do znajdujących się już w ewidencji archiwum akt. Jak byście postąpili na moim miejscu - kontrola z AP będzie jesienią.Czy dołożylibyście, bez żadnego protokołu powyższe dokumenty, zmieniając tylko daty na teczkach i w spisach zdawczo odbiorczych (nie wiem czy tak można)? Czy żądali protokołu przekazania od komórki gromadzącej te akta? Czy wycofali z archiwum poszczególne sprawy i wtedy je dołożyli, rejestrując wznowienie sprawy? Nie mam kogo zapytać, a do AP jakoś niezręcznie mi dzwonić...

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 25, 2020, »
Dzień dobry, sytuacja - niestety - dość powszechna. Niech panią ręka boska broni przed przyjęciem tego bałaganu na stan archiwum! Wszystko ma być uporządkowane przez aktotwórcę i przekazane do archiwum na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego.  Przed archiwum państwowym nie można się kompromitować, należy wyjaśnić (jeśli ten bałagan kontrolerzy AP zastaną w przedsionku archiwum zakładowego), dlaczego "to tu leży". Ręczę, że kontrola będzie wiedziała jak sobie poradzić z tym problemem. Pozdrawiam djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 25, 2020, »
Dziękuję za odpowiedź. Tylko, że akta spraw są już na stanie archiwum, w jego ewidencji. Mój poprzednik dokładał poszczególne pisma, do teczek które przyjął. Ja fizycznie tego kartonu z pismami  nie przyjęłam do archiwum zakładowego -jest w innym pomieszczeniu, tłumacząc, że muszę się zastanowić jak to zrobić żeby to miało "ręce i nogi". Do wydziałów nie mogę się zwrócić, bo przecież oni już przekazali akta i archiwum je przyjęło.

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 572
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 26, 2020, »
Moim zdaniem teczki aktowe, których dokumentacja dotyczy, powinny zostać wycofane z zasobu archiwum, powtórnie uporządkowane przez komórkę organizacyjną, które je przekazywała i przyjęte odrębnym spisem zdawczo-odbiorczym.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 26, 2020, »
Dziękuję, obawiam się że sama musiałabym je wycofać, sama zrobić spisy-zdawczo odbiorze i sama z powrotem przyjąć.Nie pytajcie proszę, dlaczego.Czy można zmienić daty w starych spisach  zdawczo-odbiorczych i na teczkach?

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 26, 2020, »
Nie. Nie może Pani zmieniać numerów, dat etc.  To fałszowanie dokumentu, które podpada pod KK.  Pozdrawiam
djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 26, 2020, »
Pani Danuto, a można prosić o konkretny paragraf? Chciałabym mieć tego typu argumenty w rozmowie z przełożonym.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 27, 2020, »
KK. art. 272 i 276. To dostatecznie silny argument. Pozdrawiam
djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 516
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 27, 2020, »
Przede wszystkim nie powinieneś przyjmować samych pism, bo ktoś zawalił sprawę. Jeśli już to powinni ci to przekazać protokolarnie wraz z ich spisem. Jeśli wszyscy umyli ręce to masz 3 wyjścia. Zostawić sprawę tak jak jest i czekać na wizytę nadzoru z AP i co zalecą. Wysłać oficjalne zapytanie do AP o metodę postępowania. I odpowiedź z ich strony będzie dla ciebie podkładką. Albo koniec sporządzić notatkę służbową z zastanej sytuacji z propozycją rozwiązania problemu. Jeśli zwierzchność się przychyli dołączysz pisma do spraw, uzupełniając ewentualne zmiany dat na okładkach i spisie.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #9 dnia: Maj 27, 2020, »
Dziękuję z odzew. Nikt nie widzi problemu, bo wcześniej pisma były dokładane do teczek w archiwum (ale bez zmiany dat na nich i w spisach). Najbardziej odpowiadałoby mi jakieś wyjście pomiędzy straszeniem kodeksem karnym (w ostateczności) a pisaniem do AP. Co do sporządzania protokołów przekazania, to osoba która to na mnie zrzuciła, chciała żebym zrobiła jej spis rzeczy do pisania, które mi dała na początku pracy. I oczywiście pokwitowała ten spis. Taka cwaniara ;)

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 75
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #10 dnia: Maj 28, 2020, »
Dzień dobry, proszę zwrócić uwagę na fakt, że przyjęcie danego materiału do zbiorów az następuje w wyniku podpisania przez archiwistę spisów zdawczo-odbiorczych. Czy taki fakt nastąpił? Czy istnieje jakikolwiek dokument świadczący o przyjęciu materiału od komórki merytorycznej (od konkretnej osoby)? 
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #11 dnia: Maj 29, 2020, »
Tak, oczywiście. Dokumenty zostały przyjęte na podstawie spisów zdawczo-odbiorczych podpisanych przez archiwistę.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 516
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #12 dnia: Maj 31, 2020, »
Cóż, pozostaje ci po dołączać pisma do spraw w teczkach i dokonać ewentualnych zmian w datach na teczkach i spisach. A na przyszłość nie brać takich niespodzianek bez szczegółowego spisu. Przecież zawsze może się ktoś przyczepić na co się traci czas w tym archiwum?

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 78
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #13 dnia: Maj 31, 2020, »
Czyli mam zrobić coś co podlega pod Kodeks Karny - rozdział o fałszowaniu dokumentów?

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 516
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Taka sytuacja...
« Odpowiedź #14 dnia: Czerwiec 01, 2020, »
Jakie fałszowanie dokumentów? Czy zmieniasz treść dokumentów w teczkach? Zamieniasz jedne dokumenty na inne? Usuwasz dokument i niszczysz go? itp.
Dołączasz tylko dokumenty do spraw, których ktoś nie dołączył we właściwym czasie.
A zmiana polega jedynie na naniesieniu poprawki na spisach oraz na teczce w postaci daty jeśli się np. zmieniła i dania swojej parafki.
Ale jeśli masz obawę, to cóż pozostaje ci zostawić to i czekać na zalecenia. Możesz również spróbować wskórać coś aby osoby, które nie dołączyły pism zrobiły to.

http://statystyka.policja.pl/st/kodeks-karny/przestepstwa-przeciwko-15/63643,Podrabianie-dokumentow-art-270.html
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-karny-16787601/roz-35
https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-karny-16798683/roz-34