spisy wyborców w formie elektronicznej

[lukas_drill]

witam,
mam takie zapytanie: jak traktujemy spisy wyborców w formie elektronicznej?
Wiadomo, spisy przekazane przez Komisje Wyborcze trafiły do Archiwów na przechowanie, 2 egzemplarze trzymamy na ewidencji AZ jako B5 (5011), a co z formą elektroniczną? Czy ona jest przypisana do teczki 5011 i brakowana razem z nią?
Czy leży w SIND i stamtąd jest brakowana przy okazji brakowania 5011?
Dziekuję za odpowiedź 

[MarcinP]

U mnie spisy w formie elektronicznej zostałyby przyjęte do archiwum zakładowego na nośniku danych (odrębnym spisem) i wybrakowane wraz z dokumentacją w formie papierowej.

[Rovan]

co z formą elektroniczną? Czy ona jest przypisana do teczki 5011 i brakowana razem z nią?

Nośnik jest powiązany z teczką 5011 ale to nie znaczy, że ma trafić do tej teczki.
IND trafia do składu IND, a po 2 latach ze składu do AZ na osobnym spisie z/o IND.
Nosniki danych brakujemy równolegle z dokumentacją papierową z którą są powiązane.

[lukas_drill]

Dziękuję. Proszę mi jeszcze podpowiedzieć, jak taki SIND ma wygladać? Tzn. kto go prowadzi, czy jest to jedna osoba w urzędzie, czy każdy wydział ma swój SIND i osobę odpowiedzianą? Jakie warunki musi taki skład IND spełniać i jakie AZ aby je przechowywać?
pozdrawiam

[Rovan]

Przepisy nie określają umiejscowienia SIND w strukturze jednostki. Nie zabraniają również prowadzenia kilku składów.
Instrukcja Kancelaryjna stanowi:

Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.

W praktyce skład informatycznych nośników danych najczęściej tworzony jest w ramach tej samej komórki, która prowadzi główny punkt kancelaryjny w jednostce.

Warunki przechowywania IND określa załącznik do instrukcji archiwalnej:
- temperatura: 12-18 C (dobowe wahania w granicach 2 stopni)
- wilgotność: 30-40% (dobowe wahania w granicach 5%)

Są to warunki przewidziane dla magazynów AZ. Przepisy nie podają odrębnych wytycznych dla SIND.