Przepisy nie określają umiejscowienia SIND w strukturze jednostki. Nie zabraniają również prowadzenia kilku składów.
Instrukcja Kancelaryjna stanowi:
Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną lub lokalizacją komórek organizacyjnych.
W praktyce skład informatycznych nośników danych najczęściej tworzony jest w ramach tej samej komórki, która prowadzi główny punkt kancelaryjny w jednostce.
Warunki przechowywania IND określa załącznik do instrukcji archiwalnej:
- temperatura: 12-18 C (dobowe wahania w granicach 2 stopni)
- wilgotność: 30-40% (dobowe wahania w granicach 5%)
Są to warunki przewidziane dla magazynów AZ. Przepisy nie podają odrębnych wytycznych dla SIND.