Chyba nie zostałem do końca zrozumiany.
W mojej wypowiedzi chodziło o to, że decyzja o tym czy dla dokumentacji z danej klasy JRWA właściwym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych będzie system EZD, czy system tradycyjny leży w gestii jednostki i to kierownictwo jednostki ustala własne kryteria, którymi będzie się kierowało dokonując tego podziału -
Chyba że w przypadku konkretnego rodzaju dokumentacji przepisy narzucają prowadzenie dokumentacji w konkretnej postaci (najczęściej w takich przypadkach narzucają postać papierową).
Czy w archiwum powinienem wydzielić oddzielne miejsce na kartony z pismami ze składu?
Tak. Powinna to regulować instrukcja archiwalna, tak jak to jest w instrukcji z 2011 r., czy przykładowej instrukcji NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2014_przyk_IA_EZD.doc par. 20
Czy istnieje podstawa prawna określającą jakie dane maja być uwzględnione w takim spisie?
Zestaw minimalnych elementów z jakich składa się spis z/o dokumentacji ze składu chronologicznego powinna określać instrukcja kancelaryjna (choć np. w normatywach dla JST z 2011 r. zostało to zawarte w instrukcji archiwalnej).
W rozdziale IK poświęconym przekazywaniu dokumentacji do AZ powinieneś mieć paragraf poświęcony przekazywaniu dokumentów ze składu chronologicznego.
Możesz też zerknąć do przykładowych instrukcji ze strony NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2014_przyk_IK_tradycyjnyEZD.doc par. 53
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_EZD_popr_aw.doc par. 43 i 45
Przez jaki okres należy w archiwum przechowywać taki skład?
Nie ma jednego wspólnego okresu przechowywania dla wszystkich przesyłek w składzie. Każda przesyłka otrzyma kategorię archiwalną zgodnie z tym do akt jakiej sprawy i do jakiej klasy rzeczowej zostało przyporządkowane jej odwzorowanie cyfrowe w systemie EZD.
Brakując dokumentację elektroniczną w systemie EZD równolegle brakujemy jej odpowiedniki przekazane do AZ ze składu chronologicznego
Zgodnie z przepisami instrukcji archiwalnej:
W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.
Czy i w jakich przypadkach będzie musiał powstać także skład na pisma wysyłane z uczelni?
Tak - w przypadku gdy w sprawach dla których wskazano system EZD odrębne przepisy nakazują sporządzenie części dokumentacji ad acta w postaci papierowej.
W instrukcji kancelaryjnej powinieneś mieć taki zapis:
Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania takiego egzemplarza. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.
Czy pisma w składzie powinny być oznaczone numerami spraw prowadzonymi w EZD?
Nie. Zresztą w sytuacji gdy pismo niezwłocznie po zeskanowaniu trafia do składu byłoby to raczej niemożliwe.
Muszą być natomiast opatrzone identyfikatorem wpływu (nr z rejestru przesyłek).
Czy skład dla pism wchodzących musi być dodatkowo podzielony na pisma w pełni odwzorowane i na takie które nie zostały całkowicie odwzorowane w systemie? Jakie jest ew. uzasadnienie takiego dodatkowego podziału?
Tak. Wynika to z zapisów w instrukcji kancelaryjnej, które powinny widnieć również w Twojej instrukcji:
Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.
Co do uzasadnienia, podejrzewam że taki podział wynika z faktu, iż dokumentację ze składu chronologicznego, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania zabezpiecza się w sposób analogiczny do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niz 10 lat - usuwając elementy metalowe i plastikowe.
Ponadto:
przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego