Autor Wątek: EZD - akceptowanie projektów pism  (Przeczytany 185 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
EZD - akceptowanie projektów pism
« dnia: Maj 23, 2020, »
Witam,

czy w przypadku spraw prowadzonych w klasie JRWA dla której wskazano EZD jako system podstawowy, etap akceptowania projektów pism wysyłanych musi być bezwzględnie prowadzony przez system EZD?

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 24, 2020, »
Witam,
chciałbym w temacie EZD dopytać o kilka spraw
1. Kiedy można uznać, że sprawy w danym symbolu uznajemy do prowadzenia w EZD?
2. jak traktować pod względem archiwizacji akta sprawy, które tworzą pisma papierowe (np. pismo wszczynające zostało przysłane tradycyjnie a odpowiedź też do wnioskodawcy muszę wysłać w formie papierowej) mimo, że sprawa została sklasyfikowana do klasy prowadzonej w EZD?

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 499
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 24, 2020, »
Jeśli w jednostce uznaliście (a konkretnie kierownik jednostki zarządzeniem), że prowadzicie sprawy elektronicznie (w systemie EZD) to określa się wyjątki, które prowadzicie papierowo.
Jeśli dane hasło z jrwa jest prowadzone elektronicznie (w systemie EZD) to całość sprawy, (wpływające pisma, notatki własne, odpowiedzi) są tworzone i gromadzone w systemie.
Jeśli wszczęta sprawa przyszłą do urzędu papierowo, to jest ona skanowana i wrzucana do systemu a sam papier trafia do składu chronologicznego pełnego (lub niepełnego jeśłi z jakiś względów nie został cały zeskanowany). Do ręki nie dostajesz papieru tylko jego skan w systemie. Odpowiedź sporządzasz elektronicznie i taka jest w systemie a do wnioskodawcy wysyła się wersję papierową.
Do archiwum zakładowego trafią składy. Oraz teczki spraw, które określono w wyjątku, że są prowadzone w sposób tradycyjny (papierowy).

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 24, 2020, »
Dzięki za podjęcie tematu i udzielenie odpowiedzi,
chciałbym jednak dopytać jakie kryterium decyduje, który system powinien zostać  wskazany jako podstawowy (czy ilo

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 24, 2020, »
czy ilość symboli klasyfikacyjnych, czy tez inne kryterium?
jakie kryteria powinny decydować, ze daną sprawę nie można prowadzić w systemie EZD? (np. kwerendy archiwalne, które wykonuje dla obywateli i urzędów czy mogą byc uznane do prowadzenia w EZD? (przecież wszystkie pisma wchodzące można zeskanować a odpowiedź mogę wysłać tylko papierowo dla adresata a egz. a/a będzie w systemie). Czy takie podejście do tego tematu nie jest zbyt optymistyczne skoro większość uczelni wyższych (pracuje w tego typu instytucji) dalej uznaje system papierowy za podstawowy?
W kwestii składu chronologicznego to gdzie mam go przyjąć do zasobu archiwum (jako materiał archiwalny czy dok. niearchiwalna)?

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 24, 2020, »
O ile odrębne przepisy nie wymagają aby konkretna dokumentacja była prowadzona w postaci papierowej, kryteria wskazywania klas JRWA dla których EZD będzie systemem podstawowym są pozostawione całkowicie w gestii danej jednostki - jej potrzeb i możliwości.

Cytuj
W kwestii składu chronologicznego to gdzie mam go przyjąć do zasobu archiwum (jako materiał archiwalny czy dok. niearchiwalna)?

Dokumentacja przejmowana do AZ ze składu chronologicznego powinna być gromadzona w archiwum odrębnie od dokumentacji prowadzonej w systemie tradycyjnym, bez podziału na materiały archiwalne i dokumentacje niearchiwalną.
Powinieneś zatem mieć w AZ co najmniej cztery odrębne grupy dokumentacji:
1. Dokumentacja tradycyjna - materiały archiwalne
2. Dokumentacja tradycyjne - dokumentacja niearchiwalna
3. Dokumentacja przejęta ze składu chronologicznego (bez podziału na kategorie)
4. Nośniki przejęte ze składu informatycznych nośników danych (podział na kategorie nie jest wymagany, choć nic nie stoi na przeszkodzie aby go wprowadzić).

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 24, 2020, »
Dzięki Rovan za wyja

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 24, 2020, »
Rovan napisałeś, ze wybór systemu zależy tak naprawdę od wymogów prawnych dla danej grupy akt spraw. W takim razie jakie inne znaczenie
i konsekwencje ma wybór podstawowego systemu jako EZD skoro można tworzyć wyjątki. Czy zatem skoro mówimy o wyjątkach to decydujące znaczenie na dokonanie wyboru ma jednak ilość haseł dla danego systemu? Czy istnieją przepisy określające wymogi aby dany system uznać za wystarczający dla EZD? Czy w archiwum powinienem wydzielić oddzielne miejsce na kartony z pismami ze składu? Spotkałem w internecie wzory spisów zdawczo-odbiorczych dla takich grup pism ze składu. Czy istnieje podstawa prawna określającą jakie dane maja być uwzględnione w takim spisie? Przez jaki okres należy w archiwum przechowywać taki skład? Czy i w jakich przypadkach będzie musiał powstać także skład na pisma wysyłane z uczelni? Czy pisma w składzie powinny być oznaczone numerami spraw prowadzonymi w EZD? Czy skład dla pism wchodzących musi być dodatkowo podzielony na pisma w pełni odwzorowane i na takie które nie zostały całkowicie odwzorowane w systemie? Jakie jest ew. uzasadnienie takiego dodatkowego podziału?

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #8 dnia: Maj 24, 2020, »
Chyba nie zostałem do końca zrozumiany. :)
W mojej wypowiedzi chodziło o to, że decyzja o tym czy dla dokumentacji z danej klasy JRWA właściwym systemem wykonywania czynności kancelaryjnych będzie system EZD, czy system tradycyjny leży w gestii jednostki i to kierownictwo jednostki ustala własne kryteria, którymi będzie się kierowało dokonując tego podziału - Chyba że w przypadku konkretnego rodzaju dokumentacji przepisy narzucają prowadzenie dokumentacji w konkretnej postaci (najczęściej w takich przypadkach narzucają postać papierową).

Cytuj
Czy w archiwum powinienem wydzielić oddzielne miejsce na kartony z pismami ze składu?
Tak. Powinna to regulować instrukcja archiwalna, tak jak to jest w instrukcji z 2011 r., czy przykładowej instrukcji NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2014_przyk_IA_EZD.doc par. 20

Cytuj
Czy istnieje podstawa prawna określającą jakie dane maja być uwzględnione w takim spisie?
Zestaw minimalnych elementów z jakich składa się spis z/o dokumentacji ze składu chronologicznego powinna określać instrukcja kancelaryjna (choć np. w normatywach dla JST z 2011 r. zostało to zawarte w instrukcji archiwalnej).
W rozdziale IK poświęconym przekazywaniu dokumentacji do AZ powinieneś mieć paragraf poświęcony przekazywaniu dokumentów ze składu chronologicznego.
Możesz też zerknąć do przykładowych instrukcji ze strony NDAP:
https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2014_przyk_IK_tradycyjnyEZD.doc par. 53

https://www.archiwa.gov.pl/images/docs/2013_przyk_IK_EZD_popr_aw.doc par. 43 i 45

Cytuj
Przez jaki okres należy w archiwum przechowywać taki skład?
Nie ma jednego wspólnego okresu przechowywania dla wszystkich przesyłek w składzie. Każda przesyłka otrzyma kategorię archiwalną zgodnie z tym do akt jakiej sprawy i do jakiej klasy rzeczowej zostało przyporządkowane jej odwzorowanie cyfrowe w systemie EZD.
Brakując dokumentację elektroniczną w systemie EZD równolegle brakujemy jej odpowiedniki przekazane do AZ ze składu chronologicznego
Zgodnie z przepisami instrukcji archiwalnej:
Cytuj
W systemie EZD brakując dokumentację niearchiwalną w postaci elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego spisu.

Cytuj
Czy i w jakich przypadkach będzie musiał powstać także skład na pisma wysyłane z uczelni?
Tak - w przypadku gdy w sprawach dla których wskazano system EZD odrębne przepisy nakazują sporządzenie części dokumentacji ad acta w postaci papierowej.
W instrukcji kancelaryjnej powinieneś mieć taki zapis:
Cytuj
Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i przechowania takiego egzemplarza. Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.

Cytuj
Czy pisma w składzie powinny być oznaczone numerami spraw prowadzonymi w EZD?
Nie. Zresztą w sytuacji gdy pismo niezwłocznie po zeskanowaniu trafia do składu byłoby to raczej niemożliwe.
Muszą być natomiast opatrzone identyfikatorem wpływu (nr z rejestru przesyłek).

Cytuj
Czy skład dla pism wchodzących musi być dodatkowo podzielony na pisma w pełni odwzorowane i na takie które nie zostały całkowicie odwzorowane w systemie? Jakie jest ew. uzasadnienie takiego dodatkowego podziału?
Tak. Wynika to z zapisów w instrukcji kancelaryjnej, które powinny widnieć również w Twojej instrukcji:
Cytuj
Przesyłki na nośnikach papierowych, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od pozostałych przesyłek.

Co do uzasadnienia, podejrzewam że taki podział wynika z faktu, iż dokumentację ze składu chronologicznego, dla której nie wykonano pełnego odwzorowania zabezpiecza się w sposób analogiczny do materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej o okresie przechowywania dłuższym niz 10 lat - usuwając elementy metalowe i plastikowe.

Ponadto:
Cytuj
przekazując do właściwego archiwum państwowego materiały archiwalne  w postaci elektronicznej lub ich metadane, przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze składu chronologicznego, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego
« Ostatnia zmiana: Maj 24, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline krzysiekp

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 358
Odp: EZD - akceptowanie projektów pism
« Odpowiedź #9 dnia: Maj 25, 2020, »
Dziękuje bardzo za szczegółowe wyjaśnienia. Rozumiem, ze nie ma jednoznacznej zasady określającej czym powinien kierować sie Rektor  wskazując na podstawowy system dokumentowania i realizacji spraw. Czy możesz proszę jeszcze wskazać gdzie znajdę wymogi techniczne dla systemu EZD. W sprawie składu zaznaczyłeś, że pisma oryginalne nawet jeżeli wykonano pełne odwzorowanie powinny byc w składzie przechowywane przez okres odpowiadający kwalifikacji archiwalnej akt sprawy prowadzonej w EZD (może to być nawet wieczyste przechowywanie). Czy zatem może dojść do sytuacji, ze pismo dla którego wykonano pełnego odwzorowania zostanie z odrębnego składu szybciej zniszczone bo sprawa prowadzona w EZD w której odwzorowanie jest spriorowane posiada kwalifikację archiwalna np. B2?