Autor Wątek: Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r.  (Przeczytany 198 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Bożena24

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 35
Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r.
« dnia: Maj 22, 2020, »
Potrzebuje jakiejś wewnętrznej procedury nt. przyjęcia do archiwum takich akt np. wzór zarządzenia jak się z nimi postępuje. W tym roku będą przekazywane do archiwum akta osobowe osób zatrudnionych i zwolnionych w 2020 r. i nie wiem co i jak z nimi począć :) pomóżcie
ożena

Offline KasiaKatarzyna

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r.
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 22, 2020, »
Dokumentacje do archiwum przyjmuje się po 2 latach, te 2 lata dokumentacja powinna znajdować się w komórce organizacyjnej u pracownika, który dokumentacje wytworzył. Wiec dokumenty z 2020 roku powinnaś przyjmować w 2023 r.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r.
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 22, 2020, »
Nie panikuj. Postępuje się z nimi dokładnie tak samo jak z aktami osobowymi z lat wcześniejszych.
Jedyna istotna różnica to zmiana kategorii archiwalnej - akta osobowe pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 kwalifikujemy jako BE10/B10

Większy problem mogą sprawić akta osobowe pracowników przyjętych do pracy między 01.01.1999 a 31.12.2018 - w tym przypadku kwalifikacja archiwalna zależy od tego, czy za odchodzącego pracownika został złożony raport informacyjny do ZUS, zaś okres przechowywania akt liczony jest od daty złożenia raportu (jeśli został złożony).

Na Twoim miejscu szczególną uwagę zwróciłbym raczej na to w jaki sposób prowadzona była pozostała dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, tj. ta część indywidualnej dokumentacji pracowniczej, która nie wchodzi do akt osobowych (m. in. listy płac, wnioski o urlop wypoczynkowy, karty czasu pracy). Pamiętaj, że w przypadku pracowników zatrudnionych po 31.12.2018 dokumentacja ta musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, a jej okres przechowywania wynosi 10 lat* i liczony jest nie od daty sporządzenia, a od daty ustania stosunku pracy.

*okres przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy pracowników zatrudnionych miedzy 01.01.1999 a 31.12.2018 również ulegnie skróceniu do 10 lat pod warunkiem złożenia raportu informacyjnego i liczony będzie od daty złożenia tego raportu.

Zapoznaj się z
https://isip.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180000357 (w szczególności art. 1, 4 i 7)

https://isip.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20180002369 (w szczególności par. 6)

Cytuj
dokumenty z 2020 roku powinnaś przyjmować w 2023 r.

Teoretycznie tak, ale w praktyce dopuszczalne jest skrócenie tego okresu jeśli archiwista wyrazi zgodę na wcześniejsze przyjęcie akt do AZ.
Natomiast dokumentacji zakończonej w roku 2020 nie przyjąłbym na pewno wcześniej niż w 2021.
« Ostatnia zmiana: Maj 22, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline Bożena24

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 35
Odp: Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r.
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 22, 2020, »
A czy to prawda że miesiąc przed upływem 10 lat trzeba do tej osoby napisać pismo, że ma 30 dni na odbiór dokumentów, a jeśli tego nie zrobi to zostaną one zniszczone? Bo ktoś mi takie teorie głosi, a mnie się wydają kosmiczne
ożena

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r.
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 22, 2020, »
Pracodawca ma obowiązek poinformować pracownika odchodzącego z pracy, o tym, że w ciągu 30 dni od upływu okresu przechowywania może odebrać swoja dokumentacje pracowniczą.
Patrz art. 94^6 Kodeksu Pracy:
Cytuj
W przypadku rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracodawca wraz ze świadectwem pracy wydaje pracownikowi w postaci papierowej lub elektronicznej informację o:
1)okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art.94 pkt 9b lub w art.94^5 §2;
2)możliwości odbioru przez pracownika dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej, o którym mowa w art.94 pkt 9b lub wart.94^5 §2;
3)zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania w okresie, o którym mowa w pkt 2.

Powyższe dotyczy nie tylko akt osobowych, ale całej dokumentacji pracowniczej również tej jej części, która nie wchodzi do akt osobowych.

Offline nowy_uzytkownik

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 18
Odp: Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r.
« Odpowiedź #5 dnia: Czerwiec 04, 2020, »
No właśnie... wyszedł błąd popełniany przez poprzedników - wszyscy się powołują (przy liczbie lat przechowywania akt osobowych) na ustawę o archiwach, a to przecież nie z niej wynika, tylko z ustawy z Minis Rodziny, Pracy, Polityki...

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Odp: Akta osobowe po 1 stycznia 2019 r.
« Odpowiedź #6 dnia: Czerwiec 04, 2020, »
UNZA od 2018 r. nie określa już długości przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej, odsyłając do odrębnych przepisów (por. art. 51u).
« Ostatnia zmiana: Czerwiec 04, 2020, wysłana przez Rovan »