Autor Wątek: przekazywanie do AP  (Przeczytany 221 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
przekazywanie do AP
« dnia: Maj 17, 2020, »
Witam,
chciałabym prosić o pomoc w kwestii przekazywania teczek do AP. W mojej instytucji (biblioteka) zajmuję się składnicą akt. Składnica działa od 2015 r., wcześniej nie funkcjonowało tu ani archiwum zakładowe ani składnica. Przez kilka lat porządkowałam dokumentację obejmującą lata 1948 do teraz, sporządziłam spisy zdawczo-odbiorcze. Następnie wytypowałam teczki do brakowania i wysłałam spis i wniosek na brakowanie do AP. AP przeprowadziło ekspertyzę archiwalną, w wyniku której część teczek uznano za materiały archiwalne, które należy jeszcze raz uporządkować i przekazać do AP. Ponieważ nigdy tego nie robiłam mam kilka wątpliwości:

1. np. mam teczkę ze sprawozdaniami rocznymi z działalności (1960-1968). Okazało się jednak, że brak sprawozdań z lat 1961, 1962) - Czy mogę zostawić podany zakres lat  (1960-1968) a w uwagach na spisie materiałów przekazywanych do AP podać braki ??  Podobnie jest np. z planami.

2. Zakładam nowe teczki dla przekwalifikowanych materiałów (stare były nieodpowiednie). Napisałam jednak na nich sygnaturę wynikającą z wcześniej sporządzonych spisów zdawczo-odbiorczych - czy to błąd ?  Może powinnam nanieść sygnaturę wynikającą ze spisu materiałów przekazywanych do AP.

3. Dokumenty, które mam przekazać pochodzą z Powiatowej Biblioteki Publicznej oraz Miejskiej Bibl. Publicznej ( ta ostatnia zmieniała nazwy w ciągu lat istnienia). Obie funkcjonowały w jednym gmachu, ale były odrębnymi jednostkami. Czy przekazywaną dokumentację z obu jednostek mogę umieścić na jednym spisie materiałów przekazywanych do AP czy sporządzić osobne? Dla Powiatowej (byłby nr 1), dla Miejskiej nr 2, potem połączyły się - powstała Miejska i Powiatowa - i dla niej znów osobny spis? ta z kolei została przekształcona w Miejską i Rejonową i potem znów w Bibliotekę Miejską.

4. Jak opisać pudła, do których należy przełożyć teczki?

Przyznam, że od tego wszystkiego rozbolała mnie głowa - nie jestem z zawodu archiwistą, mama tylko kurs.

Bardzo potrzebuję rady kogoś doświadczonego. Dziękuję z góry za wszelkie wskazówki.

Offline Czarny1986

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 41
Odp: przekazywanie do AP
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 20, 2020, »
Witam, spróbuję trochę pomóc:
Ad. 1 => Jeżeli da się rozdzielić to bym rozdzielił. Tak, żeby była ciągłość w datach. I tak w ogóle można by zapytać AP czy  np. nie chcieliby każdego roku osobno?
Ad. 2 => Masz na myśli materiały z pkt. nr 1? Jeżeli zostały wydzielone z innego spisu tzn. część uznano za kat. A, a część została jako B to trzeba zrobić nowy spis i na nim je umieścić, a co za tym idzie będzie też nowa sygnatura (numer spisu/pozycje w spisie). Sygnatura AP (kolumna nr dwa ze spisu materiałów do przekazania jest dla AP) natomiast swoją sygnaturę wpisujesz w kolumnę nr 4 i będzie to ta o której wspomniałem powyżej.
Ad. 3 => nie pomogę musi ktoś bardziej doświadczony jak to rozwiązać ;)
Ad. 4 => Moje AP przy przejmowaniu chciało tyko, aby podpisać nr j.a. jakie są w danym pudle (według spisu materiałów do przekazania). Resztę sami sobie zrobili.
Niezbędne czynności precyzuje Załącznik nr 4. Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 20.X.2015 r.
Mam nadzieje, że coś pomogłem a nie zaciemniłem.

Offline archi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: przekazywanie do AP
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 23, 2020, »
Dziękuję za odpowiedź  :).  Ad.2 - chodzi o to, że teczki, które w wyniku ekspertyzy zostały wytypowane do przekazania mają już swoją sygnaturę, ponieważ był już dla nich sporządzony spis zdawczo - odbiorczy. Obecnie robię spis zdawczo-odb. materiałów przekazanych do Archiwum Państwowego. Przekładam dokumenty do teczek bezkwasowych i czy nanoszę na nie "starą" sygnaturę czy nanoszę nową wynikająca ze spisu materiałów przekazywanych do AP. Np. Roczny plan pracy Biblioteki ma sygn. 4/1 a wg spisu materiałów przekazywanych do AP byłaby to sygn.1/1 (przekazuję pierwszy raz)  :-\ ::)

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 499
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: przekazywanie do AP
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 24, 2020, »
Na teczkę nanosisz sygnaturę ze spisu akt przekazywanych do archiwum państwowego.
Przy tworzeniu teczek ze sprawozdaniami warto pamiętać aby w tytule doprecyzować za jakie lata są te sprawozdania, bo nieraz nie są one tożsame z datami skrajnymi.

Offline archi

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 23
Odp: przekazywanie do AP
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 24, 2020, »
Serdecznie dziękuję za cenne wskazówki.
Może jeszcze ktoś poradziłby mi z Ad.3:

Mama do przekazania dokumenty z 2 jednostek
1. Powiatowej Biblioteki Publicznej.
2. Miejskiej Bibl. Publicznej. Obie funkcjonowały w jednym gmachu, ale były odrębnymi jednostkami.

Ta ostatnia biblioteka (p.2) zmieniała nazwy w ciągu lat istnienia. Zawsze to jednak była ta sama jednostka i często ten sam dyrektor.

Czyli dla Powiatowej robię osobny spis materiałów przekazywanych do AP (to będzie spis nr 1) i osobny dla Miejskiej Bibl. Publicznej (spis nr 2) ??

Czy spis nr 2 mogę sporządzić w ten sposób:

SPIS ZDAWCZO-ODBIORCZY NR 2
Materiałów archiwalnych aktowych  Miejskiej Biblioteki Publicznej w ... ? Miejskiej i Powiatowej Biblioteki Publicznej, Miejskiej i Rejonowej Biblioteki Publicznej z lat 1950 ? 1992 przekazanych do Archiwum Państwowego w...
I wypełniając odpowiednie rubryki umieścić co przekazuję:

np.
Miejska Biblioteka Publiczna
1. Roczny plan pracy Bibliotekij 1964-1968
2. Sprawozdania roczne z działalności Biblioteki   1960-1968
3. Statystyczne opracowania końcowe do GUS
 
Miejska i Powiatowa Biblioteka Publiczna
1.Organizacja własnej jednostki (Statut)
2.Roczny plan pracy Biblioteki
3. Roczne sprawozdania z działalności Biblioteki
 
itd. 

Mam nadzieję, że ktoś zrozumie o co mi chodzi  :D

Pozdrawiam serdecznie