To taka trochę dziwaczna sytuacja. Jeśli wysyłam pismo, nie odpowiadają, to upominam się. W końcu pewnie zamykam, jak trzeba wznawiam.
Generalnie chodzi o to żeby referent miał jakiś wachlarz kancelaryjnych możliwości, z których może korzystać w miarę potrzeb, bez specjalnego kłopotania się o spełnianie wymagań z Kpa czy innych regulacji, czy wreszcie wymagań związanych z archiwizacją.
Załóżmy że referent prowadzi postępowanie administracyjne, wydaje decyzję, w sensie kancelaryjnym sprawa trwa, czeka na odwołanie. Odwołania nie ma więc sprawę kończy, wpisuje (jeśli wcześniej tego nie zrobił) do spisu spraw datę wydania decyzji jako datę załatwienia i w uwagach "ost. zał". Jeśli wpłynęło odwołanie to sprawa nadal trwa, jest decyzja drugiej instancji, skarga administracyjna. Jeśli decyzję utrzymano w mocy, sprawę kończy, wpisuje (jeśli wcześniej tego nie zrobił) do spisu spraw datę wydania decyzji jako datę załatwienia i w uwagach "ost. zał". Jeśli decyzję uchylono, to też w sumie niewiele to zmienia, tradycyjny spis spraw już nie mieści takich dodatkowych informacji, więc jeśli potrzebuje albo musi, to przerejestruje sprawę. Możliwość archiwizacji jest determinowana przez obecność daty załatwienia i "ost. zał" w uwagach, a nie przez to kiedy to tam wpisano. Tak z grubsza tyle w systemie tradycyjnym.
W EZD jest trochę inaczej bo sprawa może mieć status, dajmy na to "w realizacji" lub "zakończona", ten status może (a niekiedy musi) warunkować możliwość wykonywania niektórych działań - modyfikacji dokumentów, archiwizacji itd. Do tego różnego rodzaju daty jako metadane.