Moje archiwum podlegało pod wydział administracyjny, więc kiedy ten wydział miał termin zdawania akt, dopisywałam do spisu zdawczo-odbiorczego np. wnioski o udostępnienie dokumentacji.
Nie przekazywałam dokumentacji dotyczącej skontrum, brakowania, ekspertyz, przekazywania materiałów archiwalnych, ewidencji archiwum. Traktuję to jak podręczną dokumentację, która jest potrzebna do funkcjonowania archiwum tak długo jak istnieje.
Co zrobić z drugimi egzemplarzami spisów z działów, które już wiem, że nic w tym roku nie przekażą (zlikwidowane komórki lub takie, które są na bieżąco z archiwizacją), a chciałbym zwolnić te segregatory? Mogę je dołożyć do pierwszych egzemplarzy i przechowywać razem w teczce?
Pierwszy egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego umieszcza się w zbiorze, w którym spisy zdawczo-odbiorcze wpina się po kolei, tzn. nr 1,2,3, itd.
Drugi egzemplarz spisów zdawczo-odbiorczych służy do utworzenia zbioru spisów zdawczo-odbiorczych według komórek organizacyjnych, które zdają dokumentację, np. wydział rolnictwa, wydział administracyjny, itd. Jeśli komórki zostały zlikwidowane, zostawiałam ich segregatory osobno z informacją w jakich latach funkcjonowały. Nigdy nie łączyłam dwóch wydziałów, ale uważam, że jeśli szczegółowo opisze się segregator i wewnątrz oddzieli wydziały, to można w jednym połączyć kilka, np. z tym który przejął zadania komórki zlikwidowanej.
Natomiast nie powinno się łączyć pierwszego i drugiego zbioru, wynika to z par.18 IA z 2011 r., jeśli pod nią podlegacie. Jeśli nie, należy sprawdzić zapisy w swojej instrukcji.
