Autor Wątek: data ostatecznego załatwienia sprawy a sprawy ostatacznie zakończone  (Przeczytany 374 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Szanowni Archiwiści,
Proszę o podpowiedź w ważnej dla mnie kwestii. Na spisie spraw, którą wypełnia osoba prowadząca sprawę widnieje rubryczka: data ostatecznego załatwienia sprawy. Czy chodzi o datę wydania decyzji administracyjnej kończącej postępowanie administracyjne w danej instancji?Czy data ostatecznego załatwienia ze spisów spraw jest tożsama z terminem użytym w IK: ostateczne zakończenie sprawy, czyli jak to zostało sformułowane w paragrafie 54 IK "nie są wymagane w sprawie kolejne pisma".Dla referenta, który wydaje decyzję administracyjną jest to data wydania decyzji. Ale czy dla archiwisty także? Strona może się odwołać od decyzji do wyższej instancji, wtedy urząd przekazuje sprawę do wyższej instancji wraz z pismem przewodnim. W zależności od decyzji wyższej instancji, sprawa może być utrzymana i wtedy strony zwracają się np. o rozłożenie kary na raty, urząd wyraża zgodę lub nie , korespondencja napływa. Czy dla archiwisty ostatecznym zakończeniem sprawy jest data wydania decyzji administracyjnej w postępowaniu I instancji czy ostatniego pisma napływającego do urzędu w danej sprawie?

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Datą ostatecznego załatwienia sprawy będzie data ostatniej czynności w sprawie, niezależnie od tego czy jest nią wydanie decyzji, czy tez np. sprawa zostanie załatwiona ustnie a odpowiednia notatka trafi do akt.

Cytuj
Dla referenta, który wydaje decyzję administracyjną jest to data wydania decyzji. Ale czy dla archiwisty także?
Data załatwienia sprawy może być tylko jedna - dla referenta, archiwisty, czy jakiejkolwiek osoby zapoznającej się z aktami.

Cytuj
Strona może się odwołać od decyzji do wyższej instancji, wtedy urząd przekazuje sprawę do wyższej instancji wraz z pismem przewodnim. W zależności od decyzji wyższej instancji, sprawa może być utrzymana i wtedy strony zwracają się np. o rozłożenie kary na raty, urząd wyraża zgodę lub nie , korespondencja napływa.

Jeśli referent uznał wydanie decyzji za czynność kończącą sprawę i odnotował w tej dacie zakończenie sprawy na spisie spraw, a druga strona odwołała się od decyzji, wówczas referent powinien wznowić sprawę i kontynuować ją aż do ostatecznego załatwienia.

Ujmując to inaczej - prowadzący sprawę odnotowuje datę jej ostatecznego załatwienia w spisie spraw i to jego obowiązkiem jest dopilnowanie aby data ta była zgodna ze stanem faktycznym.
Jeśli z jakiegokolwiek powodu decyzja o zakończeniu sprawy okaże się przedwczesną (po tej dacie pojawiają się nowe czynności w sprawie), wówczas sprawę należy wznowić zgodnie z procedura opisaną w par. 55 ust. 2-3 IK.
« Ostatnia zmiana: Maj 17, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Serdecznie dziękuję za super profesjonalną odpowiedź.Proszę jeszcze o podpowiedź czy słusznym jest moje rozumowanie, iż w przypadku sprawy, która kończy się w sądach (strona ma prawo odwołać się od decyzji wyższej instancji do sądu administracyjnego najpierw WSA a potem NSA), jej ostatecznym zakończeniem  wyrok  zapadający po wyczerpaniu postępowania sądowo-administracyjnego. W przywołanych przypadkach, gdy strona nie odwołuje się i płaci karę czy właściwym jest mój sposób myślenia, że datą ostatecznego załatwienia sprawy będzie zapłata kary?

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Jeśli w przedstawionej sytuacji zapłata kary jest ostatnią czynnością w sprawie (a logicznym wydaje mi się, ze tak właśnie jest), to jak najbardziej data uiszczenia kary będzie datą zakończenia sprawy.

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Bardzo dziękuję za szybką odpowiedź. Czy jeśli w sprawie bierze udział kilka działów, to powinny się w teczce sprawy znajdować akta wydziału który prowadzi postępowanie administracyjne i wydziałów z nim współpracujących?

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Niezależnie od tego ile komórek organizacyjnych współpracuje przy realizacji sprawy, zawsze jedna z nich musi być komórką wiodącą.
Tylko ta komórka rejestruje sprawę i tylko ta komórka gromadzi komplet akt sprawy. Inne komórki wytworzoną przez siebie dokumentację w sprawie opatrują znakiem nadanym przez komórkę wiodącą i przekazują do akt sprawy w komórce wiodącej.
Podsumowując - w aktach sprawy ma się znaleźć całość dokumentacji powstałej w sprawie, niezależnie od tego ile komórek współpracowało przy załatwianiu tej sprawy.
Patrz par. 9 IK.

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Pięknie dziękuję za Twe odpowiedzi. Niesamowicie mi pomogły.Chylę głowę przed wiedzą archiwistyczną.

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1625
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Datą ostatecznego załatwienia sprawy będzie data ostatniej czynności w sprawie, niezależnie od tego czy jest nią wydanie decyzji, czy tez np. sprawa zostanie załatwiona ustnie a odpowiednia notatka trafi do akt.

Cytuj
Dla referenta, który wydaje decyzję administracyjną jest to data wydania decyzji. Ale czy dla archiwisty także?
Data załatwienia sprawy może być tylko jedna - dla referenta, archiwisty, czy jakiejkolwiek osoby zapoznającej się z aktami.

Cytuj
Strona może się odwołać od decyzji do wyższej instancji, wtedy urząd przekazuje sprawę do wyższej instancji wraz z pismem przewodnim. W zależności od decyzji wyższej instancji, sprawa może być utrzymana i wtedy strony zwracają się np. o rozłożenie kary na raty, urząd wyraża zgodę lub nie , korespondencja napływa.

Jeśli referent uznał wydanie decyzji za czynność kończącą sprawę i odnotował w tej dacie zakończenie sprawy na spisie spraw, a druga strona odwołała się od decyzji, wówczas referent powinien wznowić sprawę i kontynuować ją aż do ostatecznego załatwienia.

Ujmując to inaczej - prowadzący sprawę odnotowuje datę jej ostatecznego załatwienia w spisie spraw i to jego obowiązkiem jest dopilnowanie aby data ta była zgodna ze stanem faktycznym.
Jeśli z jakiegokolwiek powodu decyzja o zakończeniu sprawy okaże się przedwczesną (po tej dacie pojawiają się nowe czynności w sprawie), wówczas sprawę należy wznowić zgodnie z procedura opisaną w par. 55 ust. 2-3 IK.

Jeśli w przedstawionej sytuacji zapłata kary jest ostatnią czynnością w sprawie (a logicznym wydaje mi się, ze tak właśnie jest), to jak najbardziej data uiszczenia kary będzie datą zakończenia sprawy.

To co napisałeś wymaga sprostowania i uzupełnienia. Dyskutowaliśmy już o tym:
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2150.msg13600.html#msg13600
http://www.ifar.pl/index.php/topic,2109.0.html

IK z 2011 r. bardzo kiepsko tę kwestię opisuje - używa  się tam pojęć bez objaśnienia (np. ostateczne załatwienie sprawy), wspomniany przez Łucję par. 54 jest po prostu przeklejony z jakiegoś starego normatywu, bez zachowania kontekstu (i nie mający zastosowania w tym konkretnym przypadku). Czegoś takiego jak "ostateczne zakończenie sprawy" zwyczajnie nie ma. Data ostatecznego załatwienia to nie jest data ostatniej czynności w sprawie (choć czasem te daty się zbiegają), tylko data decyzji lub innego pisma załatwiającego. Sprawa załatwiona (wysłano decyzję) może być jeszcze w toku, dokąd prowadzący sprawę nie stwierdzi wyczerpania wszystkich środków odwoławczych i podobnych, i dopiero wtedy może ją zakończyć (odnotować załatwienie na spisie spraw). Ta bardzo wiekowa praktyka i sposób prowadzenia spisu spraw już średnio się teraz broni ale nie dysponujemy innym rozwiązaniem. Na spisie spraw bezwzględnie powinna być data decyzji (załatwienia) a nie zakończenia (ostatniej czynności). Archiwistom wmawia się że data zakończenia jest ważna bo od niej zależy data archiwizacji (przekazani do az), ale to jest data techniczna, umowna, o drugorzędnym znaczeniu. Dla archiwisty ważniejsza jest końcowa data roczna dokumentacji bo ona warunkuje czas przekazania do ap lub brakowania.
Jarek Orszulak

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Bardzo dziękuję za Twą odpowiedź Jarku. Czytałam wcześniejsze wątki, stąd też moje wątpliwości i pytania. Ilu archiwistów tyle opinii ;)Jako "miś o bardzo małym rozumku" myślę sobie, że decyzja oczywiście kończy postępowanie administracyjnie ale czy kończy każdą sprawę? Jeśli decyzja nakłada zapłatę kary to faktycznym jej jej zakończeniem wydaje mi się jej zapłata.Są odwołania, korowody z sądami administracyjnymi, ale w większości do tych decyzji uruchamia się postępowanie egzekucyjne i kończą się one faktycznie zapłatą kary. Wydanie decyzji prowadzi inny wydział, egzekucję kary obsługuje księgowa a sprawami związanymi z odwołaniem od decyzji prawnicy. Czy zajmują się osobnymi sprawami czy tak naprawdę jedną? Jak to ugryźć? 

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Cytuj
Dyskutowaliśmy już o tym
Pamiętam, nawet odświeżyłem sobie tę dyskusję odpowiadając w obecnym wątku.
Natomiast tak jak 8 lat temu tak i obecnie wciąż mam wątpliwości, czy możemy uznać, że wydanie decyzji równa się ostatecznemu załatwieniu sprawy w omawianej sytuacji, tj. gdy po wydaniu decyzji druga strona się od niej odwołuje.
Cytuj
Na spisie spraw bezwzględnie powinna być data decyzji (załatwienia) a nie zakończenia (ostatniej czynności
Moim zdaniem w takiej sytuacji sprawa w dalszym ciągu się toczy i o jej ostatecznym załatwieniu będzie można mówić dopiero po rozpatrzeniu odwołania.

Cytuj
decyzja oczywiście kończy postępowanie administracyjnie ale czy kończy każdą sprawę
(...)
Czy zajmują się osobnymi sprawami czy tak naprawdę jedną?

No właśnie. Moim zdaniem logicznym jest, że odwołanie jest częścią (kontynuacją) tej samej sprawy i wówczas nie możemy przyjąć, że wydanie decyzji równało się załatwieniu sprawy. Zostanie ona ostatecznie załatwiona dopiero po rozpatrzeniu odwołania.

Wszystko rozbija się o to jak zdefiniujemy załatwienie i zakończenie sprawy - Swoją droga zarówno określenia użyte w IK z 2011 jak i te zawarte w przykładowej IK z 2013 sugerują, że dla autorów tych normatywów pojęcia załatwienia i zakończenia sprawy były praktycznie tożsame, np:

Cytuj
Sprawę niezakończoną ostatecznie w ciągu roku załatwia się w latach kolejnych bez zmiany dotychczasowego jej znaku.

Jarku, a jak Ty postrzegasz różnicę między załatwieniem, a zakończeniem sprawy, tak od strony praktycznej? Ja szczerze mówiąc w praktyce nie bardzo widzę tę różnicę :(
« Ostatnia zmiana: Maj 18, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1625
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
Kpa mówi:
art.104 § 1. Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej.
§ 2. Decyzje rozstrzygają sprawę co do jej istoty w całości lub części albo w inny sposób kończą sprawę w danej instancji.

W IK z 1998 r. było jeszcze coś takiego: załatwienie sprawy jest ostateczne (w odróżnieniu od tymczasowego), gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. Określono również, że ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia.

Cytuj
Wszystko rozbija się o to jak zdefiniujemy załatwienie i zakończenie sprawy - Swoją droga zarówno określenia użyte w IK z 2011 jak i te zawarte w przykładowej IK z 2013 sugerują, że dla autorów tych normatywów pojęcia załatwienia i zakończenia sprawy były praktycznie tożsame,

dokładnie tak jak napisałeś, nie odróżniali tego. Dla archiwistów i archiwizacji to właściwie nie jest wielki problem, najważniejsze są daty skrajne dokumentacji i tak czy inaczej deklarowany status sprawy "zakończona" lub "załatwiona". Ale dla urzędników ma to wymiar ważniejszy i bardzo praktyczny zarazem - czy uznać sprawę za "zakończoną" lub "załatwioną" od razu po wydaniu decyzji, czy może dopiero po wyczerpaniu środków odwoławczych, kiedy to potem archiwizować, w jakich przypadkach wznawiać, kiedy przerejestrowywać, jak liczyć terminowość załatwiania. Takie dylematy pojawiały się już przy dokumentacji tradycyjnej, ale w EZD to wpływa na funkcjonalności i na metadane już bardziej konkretnie. Rozróżnianie załatwienia od zakończenia mogłoby ułatwić im życie. Trzebaby chyba jednak trochę zmienić zawartość spisu spraw, jest oderwany od metadanych sprawy.

« Ostatnia zmiana: Maj 19, 2020, wysłana przez Jarek »
Jarek Orszulak

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 499
  • Płeć: Mężczyzna
A co w sytuacji, gdy wysłaliśmy pismo do instytucji i zapadła cisza z jej strony. Minęło 2 lata trzeba akt oddać do AZ. No cóż oddajemy. A odpowiedź przychodzi powiedzmy po latach 5 bo pismo utonęło gdzieś u bałaganiarskiej osoby i dopiero jak odchodziła to wyszło, że niezałatwione. Chyba wznawiamy w sumie niezakończoną sprawę.

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Przepraszam, że tak drążę, ale czy ktoś wie jakie są wyjątki od tegoż artykułu KPA "
art.104 § 1. Organ administracji publicznej załatwia sprawę przez wydanie decyzji, chyba że przepisy kodeksu stanowią inaczej"?

Offline Jarek

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 1625
  • archiwista zakładowy a nie żaden kustosz
To taka trochę dziwaczna sytuacja. Jeśli wysyłam pismo, nie odpowiadają, to upominam się. W końcu pewnie zamykam, jak trzeba wznawiam.

Generalnie chodzi o to żeby referent miał jakiś wachlarz kancelaryjnych możliwości, z których może korzystać w miarę potrzeb, bez specjalnego kłopotania się o spełnianie wymagań z Kpa czy innych regulacji, czy wreszcie wymagań związanych z archiwizacją.

Załóżmy że referent prowadzi postępowanie administracyjne, wydaje decyzję, w sensie kancelaryjnym sprawa trwa, czeka na odwołanie. Odwołania nie ma więc sprawę kończy, wpisuje (jeśli wcześniej tego nie zrobił) do spisu spraw datę wydania decyzji jako datę załatwienia i w uwagach "ost. zał". Jeśli wpłynęło odwołanie to sprawa nadal trwa, jest decyzja drugiej instancji, skarga administracyjna. Jeśli decyzję utrzymano w mocy, sprawę kończy, wpisuje (jeśli wcześniej tego nie zrobił) do spisu spraw datę wydania decyzji jako datę załatwienia i w uwagach "ost. zał". Jeśli decyzję uchylono, to też w sumie niewiele to zmienia, tradycyjny spis spraw już nie mieści takich dodatkowych informacji, więc jeśli potrzebuje albo musi, to przerejestruje sprawę. Możliwość archiwizacji jest determinowana przez obecność daty załatwienia i "ost. zał" w uwagach, a nie przez to kiedy to tam wpisano. Tak z grubsza tyle w systemie tradycyjnym.
W EZD jest trochę inaczej bo sprawa może mieć status, dajmy na to "w realizacji" lub "zakończona", ten status może (a niekiedy musi) warunkować możliwość wykonywania niektórych działań - modyfikacji dokumentów, archiwizacji itd. Do tego różnego rodzaju daty jako metadane.
Jarek Orszulak

Online Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 688
Cytuj
Załóżmy że referent prowadzi postępowanie administracyjne, wydaje decyzję, w sensie kancelaryjnym sprawa trwa
To właśnie leży u źródła problemu - dwojakie rozumienie pojęć. W rozumieniu KPA sprawa została załatwiona w momencie wydania decyzji, ale w sensie kancelaryjnym sprawa nie jest zakończona dopóki istnieje możliwość odwołania się drugiej strony od tej decyzji.

Jarku, przedstawiony przez Ciebie sposób postępowania trafił mi do przekonania :D
Dodam tylko, że sporej części wątpliwości można by uniknąć gdyby na spisie spraw obok kolumny "data załatwienia sprawy" istniała kolumna "data zakończenia sprawy".

Tak, czy siak w tym wszystkim najistotniejszym od strony praktycznej jest moim zdaniem to aby nie traktować postępowania odwoławczego jako odrębnej sprawy i pamiętać, że w takiej sytuacji sprawa nadal się toczy, pomimo jej "załatwienia" w chwili wydania decyzji w pierwszej instancji.