Lojalnie ostrzegam, że reprezentuję raczej tradycję anarchistyczno-utylitarną, wrogą wszelkim przejawom nadmiernej biurokracji, dlatego proszę się upewnić, czy jakieś przepisy w Twojej instytucji "nie stanowią inaczej".
Wg mnie:
1. Najlepiej, żeby dokumentacja, która powinna trafić do archiwum zakładowego, znalazła się w nim jak najszybciej ("bez zbędnej zwłoki"
. Wszystko zależy jednak od "mocy przerobowych" samego archiwisty oraz komórek przekazujących.
Czy potrzebny jest do tego harmonogram? Na pewno warto zorientować się w sytuacji rozmawiając z komórkami (jak wiele mają do przekazania? kiedy chcą przekazać? czy zdają sobie sprawę w jaki sposób muszą przygotować dokumentację do przekazania i ile czasu im to zajmie) i na tej podstawie zaplanować sobie pracę a na koniec wspólnie z komórkami ustalić harmonogram.
Zdecydowanie przestrzegam przed potwierdzaniem przyjęcia bez dokładnego sprawdzenia (co oczywiste) oraz zbyt pochopnym przyjmowaniem dokumentacji przygotowanej w sposób nieprawidłowy (do czego przekazujący są z reguły bardzo skorzy) - po przyjęciu to archiwista zakładowy przejmuje odpowiedzialność za dokumentację (jej kompletność, sposób uporządkowania itp.).
2. Jeśli tylko masz taką możliwość, domagaj się również spisów w wersji elektronicznej. Nie powinno być z tym problemów, bo w większości przypadków spisy są przygotowywane jako tabelki w "wordzie" a następnie drukowane (choć zdarzają się przypadki, że po wydrukowaniu pliki są usuwane).
Polecam jednak przygotowywanie spisów w arkuszu kalkulacyjnym (Excel, darmowy Open Office lub Libre Office). Będą one dla Ciebie o wiele bardziej użyteczne niż standardowe i niemal bezużyteczne "tabelki" z programu Word - zdecydowanie łatwiejsze w przeszukiwaniu i późniejszym przetwarzaniu w razie potrzeby. Może nieco trudniej jest przygotować wersję, która estetycznie się wydrukuje ale najlepiej rozwiązać to samemu przygotowując i testując wzór, który komórki będą wypełniać.
Co do teczek/pudeł - użyj najlepszych, jakie masz:) nawet takich z kartonu grubości co najmniej 1mm. 300-500 kart w jednej teczce to dużo (chyba nawet za dużo) - standardowe teczki przy takiej ilości to gwarancja nieestetycznej półki:)