Autor Wątek: Przejmowanie dokumentacji do az - harmonogram  (Przeczytany 264 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Szanowni Archiwiści,
jestem raczkującym archiwistą, który bardzo liczy na na Wasze bratnie i siostrzane rady oraz pewną wyrozumiałość. Po koronowirusowym przestoju chciałabym przejąć do az zalegającą w komórkach organizacyjnych dokumentacje. W związku z tym kłębią mi się w głowie następujące kwestie:
1.Czy sporządzić w tym celi harmonogram (komórek jest pięć), w jakim odstępie czasowym najlepiej ją przyjmować (np. raz w tygodniu jeden wydział)?
2. Czy wymagacie spisów zdawczo-odbiorczych w wersji papierowej i elektronicznej?
I jeszcze kwestie techniczne...Rozumiem, że powinnam dostarczyć teczki lub pudełka dla referentów, aby mieli gdzie przełożyć akta. Jakie teczki polecacie do kategorii B, aby zmieścić w nich 300-500 stron akt? Będę wdzięczna za wszelkie podpowiedzi i sugestie.


Offline Michał Kaca

  • ZoSIA_dev
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 76
Odp: Przejmowanie dokumentacji do az - harmonogram
« Odpowiedź #1 dnia: Maj 07, 2020, »
Lojalnie ostrzegam, że reprezentuję raczej tradycję anarchistyczno-utylitarną, wrogą wszelkim przejawom nadmiernej biurokracji, dlatego proszę się upewnić, czy jakieś przepisy w Twojej instytucji "nie stanowią inaczej".

Wg mnie:

1. Najlepiej, żeby dokumentacja, która powinna trafić do archiwum zakładowego, znalazła się w nim jak najszybciej ("bez zbędnej zwłoki":). Wszystko zależy jednak od "mocy przerobowych" samego archiwisty oraz komórek przekazujących.
Czy potrzebny jest do tego harmonogram? Na pewno warto zorientować się w sytuacji rozmawiając z komórkami (jak wiele mają do przekazania? kiedy chcą przekazać? czy zdają sobie sprawę w jaki sposób muszą przygotować dokumentację do przekazania i ile czasu im to zajmie) i na tej podstawie zaplanować sobie pracę a na koniec wspólnie z komórkami ustalić harmonogram.
Zdecydowanie przestrzegam przed potwierdzaniem przyjęcia bez dokładnego sprawdzenia (co oczywiste) oraz zbyt pochopnym przyjmowaniem dokumentacji przygotowanej w sposób nieprawidłowy (do czego przekazujący są z reguły bardzo skorzy) - po przyjęciu to archiwista zakładowy przejmuje odpowiedzialność za dokumentację (jej kompletność, sposób uporządkowania itp.).

2. Jeśli tylko masz taką możliwość, domagaj się również spisów w wersji elektronicznej. Nie powinno być z tym problemów, bo w większości przypadków spisy są przygotowywane jako tabelki w "wordzie" a następnie drukowane (choć zdarzają się przypadki, że po wydrukowaniu pliki są usuwane).
Polecam jednak przygotowywanie spisów w arkuszu kalkulacyjnym (Excel, darmowy Open Office lub Libre Office). Będą one dla Ciebie o wiele bardziej użyteczne niż standardowe i niemal bezużyteczne "tabelki" z programu Word - zdecydowanie łatwiejsze w przeszukiwaniu i późniejszym przetwarzaniu w razie potrzeby. Może nieco trudniej jest przygotować wersję, która estetycznie się wydrukuje ale najlepiej rozwiązać to samemu przygotowując i testując wzór, który komórki będą wypełniać.

Co do teczek/pudeł - użyj najlepszych, jakie masz:) nawet takich z kartonu grubości co najmniej 1mm. 300-500 kart w jednej teczce to dużo (chyba nawet za dużo) - standardowe teczki przy takiej ilości to gwarancja nieestetycznej półki:)

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: Przejmowanie dokumentacji do az - harmonogram
« Odpowiedź #2 dnia: Maj 07, 2020, »
Bardzo dziękuję za odpowiedź.Niestety, poprzedni archiwista "w trosce o najwyższą jakość usług" robił wszystko za wszystkich. A ja mam troszkę inną koncepcję i pracownicy nie są przyzwyczajeni...Kartony rzeczywiście lepiej wyglądają, ale ja myślę też o swoim kręgosłupie, że może te teczki będą dla niego bardziej przyjazne, bo nie można w nie  tyle napakować. Chciałam zamówić jakieś sensowne teczki do kategorii B, żeby to się zmieściło (jedna sprawa liczy do 300 stron - numerowane są koperty i zwrotki - rzecz święta w urzędzie, plus koperty z materiałem dowodowym, które zajmują najwięcej miejsca).Wiem, że w niektórych wydziałach są różne kukułcze jaja jak np. sprawy przed sądami pracy byłych pracowników lub wymieszane ksera z oryginałami w teczce "Sprawy różne". Mój poprzednik nie przyjął tej teczki, bo sugerował, że są to sprawy do akt osobowych ale kadrowa się z nim nie zgodziła i akta utknęły na wiele lat w wydziale prawnym. Wszelkie sprawy różne przyporządkowywał do jakiejś klasy, która miała kategorie BE i potem czekał  na ekspertyzę AP. Jeździł z wózkiem po wydziałach i wszyscy wrzucali mu akta, a on je potem porządkował, wkładał do teczek, opisywał teczki, robił spisy zdawczo-odbiorcze i zanosił do podpisu kierowników. I tak przez długie lata. A ja bym chciała zgodnie z instrukcją kancelaryjną i archiwalną....

Offline Michał Kaca

  • ZoSIA_dev
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 76
Odp: Przejmowanie dokumentacji do az - harmonogram
« Odpowiedź #3 dnia: Maj 08, 2020, »
To, o czym piszesz jest, niestety, dosyć typowe i czeka Cię mozolna walka o przywrócenie normalności. Walka tym trudniejsza, że opierająca się raczej na negocjacjach i pewnej "dobrowolności"...
Jestem jednak w stanie zrozumieć poprzedniego archiwistę - pokusa, żeby zrobić coś samemu (o ile tylko czas na to pozwala) zamiast bez końca "walczyć" z wydziałami jest silna.

Co do teczek - miałem na myśli nie pudła, lecz teczki, które wyglądają tak samo jak zwykłe, białe teczki spotykane powszechnie w biurach ale są zrobione z grubszego kartonu (są też minimalnie większe od A4). Pewnie będą też 2-3 razy droższe od zwykłych ale śmiało zmieszczą 300 kart i po ustawieniu na półce zachowają swój kształt i dobrze zabezpieczą dokumenty wewnątrz.

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: Przejmowanie dokumentacji do az - harmonogram
« Odpowiedź #4 dnia: Maj 08, 2020, »
Trafnie to ująłeś "mozolna walka o przywrócenie normalności". Nie wiem czy starczy mi na to sił...Wiele lat pracowałam w innym zawodzie - raczej po "drugiej strony barykady". Z jednej strony rozumiem to zdziwienie " a to nie archiwista robi?", z drugiej akurat tam gdzie wcześniej pracowałam archiwiści nie  dawali sobie wchodzić na głowę i nie było żadnej dyskusji z IK.
Czy mogłabym prosić, o jakiś dokładniejszy namiar na te teczki, może link...Bardzo mi na tym zależy.

Offline Michał Kaca

  • ZoSIA_dev
  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 76
Odp: Przejmowanie dokumentacji do az - harmonogram
« Odpowiedź #5 dnia: Maj 09, 2020, »
Niestety nie pamiętam jakiej firmy były to teczki ale wyglądały podobnie np. do tych:
http://beskidplus.com.pl/product/teczka-wiazana-mocna-prior/8 (uwaga: tych na pewno nie używałem, z dużym prawdopodobieństwem jednak mogę stwierdzić, że będą dobre; można też szukać innych z co najmniej taką gramaturą kartonu).
« Ostatnia zmiana: Maj 09, 2020, wysłana przez Michał Kaca »

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 499
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przejmowanie dokumentacji do az - harmonogram
« Odpowiedź #6 dnia: Maj 09, 2020, »
Jeśli chodzi o harmonogram przekazywania akt to dobrze uzgodnić terminy z kierownikami wszystkich komórek a następnie wprowadzić taki zarządzeniem kierownika jednostki. Dzięki temu w przyszłości będziesz mogła egzekwować terminy przekazywania akt. Jeśli nie będą mogli wrobić się w terminach niech piszą o prolongatę.
Ja spotykałem się z harmonogramami wprowadzonymi raz na kilka lat. Corocznie, lub w postaci luźnych ustaleń nie potwierdzanych zarządzeniem kierownika jednostki ale ogólnie przestrzeganych przez strony.
Co do grubości teczki to obecnie standardowo nie powinna ona przekraczać 5 cm. Ba i sprawdzaj czy dzieląc segregator na tomy nie kontynują paginacji w kolejnych tomach. Albo paginują od końca teczki ;(

Offline łucja

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 38
Odp: Przejmowanie dokumentacji do az - harmonogram
« Odpowiedź #7 dnia: Maj 10, 2020, »
Bardzo dziękuję za Wasze odpowiedzi. Jeśli byłaby taka możliwość, to czy mogłabym prosić o wzór takiego harmonogramu na prywatnego emaila?