Autor Wątek: Potrzebuję duuuużo pomocy - znak sprawy/jedna sprawa różne znaki/umowy  (Przeczytany 1374 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline rally92

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Witam wszystkich serdecznie :) Długo zwlekałam z zadaniem wszystkich pytań, starałam się szukać odpowiedzi w różnych wątkach. Ale dla początkującego archiwisty (mnie) porządkowanie/doradzanie też jeszcze stanowi problem. Proszę o pomoc w tych, pewnie błahych, problemach :(

1. Tworzenie umów wewnętrznych (np. na użytkowanie samochodu prywatnego dla celów służbowych, które mają w JRWA symbol klasyfikacyjny 242 i jest przechowywane przez 5 lat). Każda z umów otrzymuje w nagłówku kolejne numery np. 1/2020, 2/2020 itd.
Czy każda z umów tworzy sprawę, którą należy rejestrować w spisie spraw? Czy wystarczy zrobić rejestr umów o użytkowanie samochodu?, zapisać w nim każdą z ww. umów i wsadzić na wierzch teczki z umowami?
Co do tworzenia umów z osobami z zewnątrz. Czy umowom tworzonym przez nas i wysyłanym do podpisu, prócz numeru umowy (np. 1/2020) nadaje się również nasz numer sprawy? Ciężko mi sobie wyobrazić wygląd takiej umowy.

2. Wciąż mam problem z nadawaniem znaku sprawy.
Ja, tworząc pismo, nadaję znak sprawy jeśli załatwienie sprawy należy do mnie. A co w przypadku gdy otrzymuję pismo z nadanym już znakiem sprawy, a to wciąż ja jestem odpowiedzialna za załatwienie sprawy (czy warto wprowadzić wówczas zapis np. Wasz znak: DG-BR-DO.145.2020; Nasz znak: DO.1703.2020 ?). Co również w sytuacji gdy któraś z komórek musi mi pomóc w rozwiązaniu sprawy (w swoim spisie spraw wprowadzają mój znak sprawy czy nadają dla siebie swój znak sprawy).
Ogólnie. Brakuje mi wiedzy w temacie znaku sprawy. Pomimo szkolenia jest to dla mnie wciąż zawiły temat, a bez tego ani rusz w składnicy. Nie mogę nikogo spytać, bo pracownicy nie stosowali się do zasad archiwizacyjnych i suma summarum liczą na moją pomoc. Czy mogę prosić o pomoc łopatologiczną?

3. Co w przypadku gdy w moim dziale zdarza się, że parę osób (porozsadzanych po różnych pokojach lecz wciąż należących do tego samego działu) zajmuje się różnymi sprawami z tego samego symbolu klasyfikacyjnego? Np. Pani Ania tworzy umowy o używanie samochodu (więc symbol teczki 242), a Pani Zosia zbiera wnioski o przyznanie lub zmianę umowy o używanie samochodu (ten sam symbol teczki 242), a Pani Marysia zajmuje się wydrukami kilometrów i rozwiązywaniem umów o samochody (wciąż 242). Jak wówczas wygląda nadawanie znaku sprawom i tworzenie teczek do przekazania do składnicy? Otrzymam trzy różne teczki z tym samym symbolem działu i symbolem teczki (przecież każda z Pań pracuje w jednym dziale i obowiązuje je ten sam skrót)?   

4. No i jedno z aktualniejszych pytań. Co w przypadku gdy k.o. (Dział Organizacyjny - DO) zajmuje się całością ZFŚS i zajmuje się wnioskami o pożyczkę/świadczenie itd., ale to Dział Finansowy - DF zajmuje się wypłaceniem świadczeń? Dostanę teczkę od DO o symbolu 1701 (w naszym JRWA to ogólny symbol klasyfikacyjny dla spraw socj.) i teczkę o symbolu 1701 od EK? Czy EK jednak powinno podciągnąć wypłacanie świadczeń pod symbol pasujący do dokumentacji finansowej np. 3210, czy jednak inny dział może prowadzić pod symbolem 1701 stronę finansową?

 

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 583
  • Płeć: Mężczyzna
Cytuj
.3. Co w przypadku gdy w moim dziale zdarza się, że parę osób (porozsadzanych po różnych pokojach lecz wciąż należących do tego samego działu) zajmuje się różnymi sprawami z tego samego symbolu klasyfikacyjnego? Np. Pani Ania tworzy umowy o używanie samochodu (więc symbol teczki 242), a Pani Zosia zbiera wnioski o przyznanie lub zmianę umowy o używanie samochodu (ten sam symbol teczki 242), a Pani Marysia zajmuje się wydrukami kilometrów i rozwiązywaniem umów o samochody (wciąż 242). Jak wówczas wygląda nadawanie znaku sprawom i tworzenie teczek do przekazania do składnicy? Otrzymam trzy różne teczki z tym samym symbolem działu i symbolem teczki (przecież każda z Pań pracuje w jednym dziale i obowiązuje je ten sam skrót)? 
No cóż. Muszą się dogadać i zacząć prowadzić wspólny spis spraw. Jeśli nie macie jakiegoś systemu wspomagającego do prowadzenia obiegu dokumentacji i jej rejestracji to możecie zrobić tak jak to było u mnie w pracy przed wprowadzeniem EZD.
W exelu założyliśmy sobie spisy spraw w miejscu dostępnym dla wszystkich na serwerze. Jak ktoś otrzymywał pismo to otwierał arkusz i rejestrował pismo pod właściwą klasą. Gdy nie zamknał arkusza (bo zapomniał) a ktoś w tym samym czasie chciał zarejestrować pismo to dostawał komunikat, że już ktoś otworzył arkusz . Wówczas dzwonił się z prosbą o zamknięcie arkusza. I powiem to działało.
prawy obrońca lewego słupka

Offline rally92

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 4
Dziękuję bardzo za wyjaśnienie :)

Czy jest Pan w stanie odpowiedzieć na pozostałe wątpliwości? :)

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 583
  • Płeć: Mężczyzna
Odnośnie ad.2, sprawdź jakie macie zapisy w instrukcji kancelaryjnej o współdziałaniu kilku komórek w załatwieniu sprawy. To jest podstawa.
prawy obrońca lewego słupka