Opis teczki archiwalnej

[Melecjusz]

Witam,

- jeżeli mam teczkę z decyzjami o wymiarze podatku na różne podmioty (osoby), tytułem teczki będzie "podatek od nieruchomości, tylko że w wykazie są oba takie hasła - jedno 3110 i drugie 31100, czy w takiej sytuacji powinienem zastosować możliwie najniższe hasło czyli 31100?
- czy paginacja takich akt wygląda tak samo jak tradycyjnie czyli wszystkie zapisane strony czy to zależy od praktyki urzędu?

[Rovan]

Z przedstawionych symboli klasyfikacyjnych wynika, że pierwszy z nich to klasa nadrzędna, a drugi klasa końcowa w ramach tej klasy nadrzędnej.
Do znakowania spraw i  zakładania teczek rzeczowych stosujemy jedynie klasy końcowe (zwróć uwagę, że klasa 3110 nie ma przypisanej kategorii archiwalnej).

Niezależnie od rodzaju dokumentacji paginacja co do zasady to numeracja wszystkich zapisanych stron (chyba że instrukcja kancelaryjna w Twojej jednostce nakazuje numerować również strony niezapisane).

[Melecjusz]

Ja to jednak głupi jestem.
Co w sytuacji gdy nie ma kategorii archiwalnej? Bo coś wpisać trzeba.
I jeszcze jedno - gdy załóżmy dokument jest dwustronnie zapisany numerację na odwrocie nanosi się po lewej stronie od góry ? ( w jednostce nie przeszywa się akt, chociaż w tym przypadku nie ma to znaczenia).

[Rovan]

Co w sytuacji gdy nie ma kategorii archiwalnej?

Kategorię archiwalną mają jedynie klasy końcowe.
Z wymienionych przez Ciebie klas kategoria powinna widnieć jedynie przy 31100
Klasy nadrzędne jako nie wykorzystywane do rejestracji spraw i zakładania teczek nie posiadają kategorii archiwalnych.
Można powiedzieć, że stanowią "element pozycjonujący" w strukturze wykazu akt.

Paginacja zgodnie z przepisami powinna być wykonywana w prawym górnym rogu (por. rozporządzenie MKiDNz 2015 r), choć ja osobiście paginuję zawsze w górnym zewnętrznym rogu (na odwrocie karty będzie to róg lewy). Ma to znaczenie jeśli akta są zszywane i po zszyciu paginacja na rogu wewnętrznym może być słabo widoczna.

[Bolek]

Pojawienie się na teczce 3110 może również sugerować komasację klasy. Tworzący teczkę mógł do tej klasy wkładać pisma z klas 31100, 31101 31105, itp. Mogą mieć one podobną kategorię archiwalną albo różne.

[Rovan]

Masz oczywiście rację, tyle ze w tym konkretnym przypadku jak rozumiem Melecjusz dopiero zastanawia się do której klasy przyporządkować dokumentację i jakim symbolem opisać teczkę.

[Melecjusz]

Fragment wykazu o którym mówię, klasa 31100 nie ma kategorii archiwalnej.

[Rovan]

Nic dziwnego.
Nie wspominałeś, że klasa 31100 dzieli się na kolejne klasy VI rzędu. Swoją drogą ten wykaz jest nieprawidłowo skonstruowany - klasy VI rzędu powinny być wydzielone do osobnej kolumny.
W tej sytuacji klasa 31100 nie jest oczywiście klasą końcową - klasami końcowymi są klasy 311000 do 311006 i ewentualnie dalej do 311009 (jeśli istnieją - czego już na screenie nie widać).
To w tych klasach powinno się zakładać teczki rzeczowe i rejestrować sprawy.

Odpowiadając na Twoje pytanie z pierwszego postu:

czy w takiej sytuacji powinienem zastosować możliwie najniższe hasło czyli 31100?

Nie - powinieneś stosować klasy 311000 i następne.

Z tym JRWA jest coś zdecydowanie nie tak - np. hasło III rzędu 311 znajduje się w kolumnie II 

[Rovan]

Przy okazji - bo dopiero teraz zauważyłem - co do jasnej anielki robi kategoria archiwalna przy klasie 3110
Przecież to klasa nadrzędna!
Kto w ogóle zatwierdził ten wybryk natury?!

[Pancerny]

Fragment wykazu o którym mówię, klasa 31100 nie ma kategorii archiwalnej.

W związku z tym, że to mój pierwszy post na forum, witam wszystkich serdecznie! 
Fragment wykazu, wrzucony przez Ciebie sugeruje mi, że jest on mocno "niedopracowany". Kolumna z drugą kategorią archiwalną, której się już nie używa też daje do namysłu.
Sugeruję, byś mocno pochylił się nad tym wykazem, poprawił go i wysłał pismo do miejscowego AP z prośbą o zatwierdzenie poprawnego wykazu, a następnie wprowadził go zarządzeniem kierownika jednostki org. w swoim zakładzie pracy.