Nigdy nie zmieniasz symbolu hasła nadanego dokumentacji, bo gdyby kiedyś ktoś chciał się powołać na dane pismo, to poda znak pisma taki jaki był wtedy nadany, czyli wg obowiązującego JRWA w momencie wytworzenia dokumentacji. Natomiast, jeśli później w danej instytucji zmienił się wykaz akt, to należy sprawdzić czy danemu hasłu nie podniesiono kategorii archiwalnej, np. z B5 na B10 czy na kat. A. W takiej sytuacji jedynie zmieniasz kategorie na wyższą, natomiast symbol i tytuł teczki pozostaje taki sam, jaki nadano w poprzednich latach.
I uwaga: gdyby się zdarzyło, że dawniej była kat. B10, a obecnie w nowym JRWA obniżono kat. na B5 to zostawiamy tą kat. B 10. Generalnie zasada jest taka, że jeśli zmieniła się kategoria archiwalna, to zostawiasz tą która jest wyższa.