dokumentacja tworząca/nietworząca akt sprawy

[mgro]

Dzień dobry
bardzo proszę o pomoc jak zakwalifikować raporty z pracy kontrolerów (zawierają informacje ile pasażerów jest w autobusie, ile wystawili wezwań do zapłaty opłaty dodatkowej za brak biletu, uwagi nt. stanu technicznego pojazdu). Czy możemy traktować to jako dokumentacja nietworząca akt sprawy (może jako ewidencja?) czy konieczne jest prowadzenie tego jako sprawy? Do tej pory dział po prostu odkładał to do teczki "raporty kontrolerów" i teraz jest problem przy przekazaniu tego do archiwum.

[Rovan]

Raporty kontrolerów biletów to dokumentacja nietworząca akt sprawy.
Powinniście mieć dla nich w JRWA osobną klasę w części specyficznej. Zazwyczaj kat. B5

[spoojka]

A co zrobić jeżeli w ramach jednej klasy mam dokumentację tworzącą akta sprawy i nietworzącą akt sprawy? Jak taką dokumentację przechowywać, w sensie: w osobnych teczkach? I jak później zarchiwizować?

[Rovan]

Nic nie stoi na przeszkodzie aby mieć kilka teczek dla tej samej klasy rzeczowej. Oczywiście należy je odpowiednio opisać.
Np. gdy mamy w JRWA klasę "Dowody księgowe" możemy dla różnych rodzajów dowodów księgowych założyć odrębne teczki.
Gdy mamy klasę "Sprawozdania własnej jednostki" - dla każdego rodzaju sprawozdań możemy założyć odrębne teczki, itp., itd.

I jak później zarchiwizować?

Tak samo jak zawsze. Nie bardzo rozumiem, jaki problem w zakresie archiwizacji miałby rodzić fakt prowadzenia kilku teczek o tym samym symbolu klasyfikacyjnym?
Może podaj jakieś przykłady dokumentacji sprawiającej Ci problem - łatwiej będzie odnieść się do konkretnych przypadków.

[spoojka]

Np. mam hasło klasyfikacyjne "Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń", w której oprócz sprawy dot. modernizacji ogrzewania, zawierają się też protokoły przeglądów, umowy czy cenniki, które już spraw nie tworzą. Rozumiem, że dla takiej dokumentacji (nietworzącej spraw) mogę stworzyć 2-3 osobne teczki i wystarczy, że odpowiednio je opiszę, tzn. pod hasłem klasyfikacyjnym dodam uszczegółowienie, np. "Konserwacja i eksploatacja bieżąca budynków, lokali i pomieszczeń - umowy". Dobrze rozumiem?

[Jarek]

To moim zdaniem wszystko powinno było być prowadzone jako akta spraw, ktoś był po prostu niekonsekwentny. To nad czym można się teraz ewentualnie zastanawiać to kwestia czy traktować tę dokumentację nietworzącą jako kolejne tomy dołączone do teczki z aktami spraw, czy może raczej jako osobne pozycje na spisie. Zależy chyba od jednorodności tej dokumentacji nietworzącej - jeśli są osobne teczki z umowami, przeglądami i cennikami, to raczej jako osobne pozycje na spisie (analogicznie jak z podteczkami), ale jeśli to jeden "worek z różnościami" to raczej jako kolejne tomy jednej pozycji. Tak czy owak najważniejszy będzie opis na teczkach i na spisie, reszta jest względna.

[spoojka]

A czy dla teczki z dokumentacją nietworzącą akt sprawy należy prowadzić jakąś ewidencję? Np. rejestr pism, które są w środku?

[krzysiekp]

Rovan,
rozumiem, że dla każdego rodzaju teczek w ramach jednego, wspólnego symbolu klasyfikacyjnego numeracja tomów będzie odrębna i niezależna.

[spoojka]

Ponawiam pytanie: czy teczki nietworzące akt sprawy powinny mieć jakiś rejestr? Podpowiedzcie proszę jak prowadzicie takie teczki 

[lukas_drill]

W teczkach dot. dokumentacji nietworzących akt sprawy nie ma żadnego rejestru. Dokumentację gromadzisz i tyle. Takie np. faktury

[spoojka]

Dzięki za odpowiedź.

[EwelinaP]

Ja bym polemizowała. To zależy od rodzaju dokumentacji. Np. listy obecności nie muszą mieć rejestru, ale już np. zarządzenia kierownika jednostki już taki rejestr mieć powinny.