Autor Wątek: Archiwizowanie obowiązujących przepisów  (Przeczytany 641 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Danutka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« dnia: Luty 13, 2020, »
Dzień dobry, mam pytanie odnośnie oddawania do archiwum np. zarządzeń które wprowadzają np. jakiś regulamin, statut które nadal obowiązują? Moim zdaniem jeśli sprawa jest zakończona, czyli podpisano zarządzenie , podjęto jakas decyzję która coś nam reguluje to można je oddać do archiwum. Przecież zawsze można do niej sięgnąć poprzez udostępnianie akt w archiwum lub trzymać na stanowisku kopie regulaminu który nas obowiązuje. Natomiast zasiała mi się wątpliwość bo jeden pracownik twierdził że takich akt nie oddaje się do archiwum jeśli obowiązują. No ale ona mogą być ważne i 20 lat i wtedy tak wszytko by miał przetrzymywać na stanowisku? Proszę o państwa opinie bo już nie wiem jak to ma być.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 89
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #1 dnia: Luty 13, 2020, »
Dzień dobry, jaką instytucję Pani reprezentuje? Czy macie Państwo JRWA?
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Danutka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #2 dnia: Luty 13, 2020, »
Urząd miejski, czyli obowiązuje nas jrwa wprowadzone rozporządzenie z 2011 r.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 89
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #3 dnia: Luty 13, 2020, »
Jeśli urząd miejski, to znaczy jrwa dla gmin; otwieramy, znajdujemy symbol 012 i... znajdujemy 0120 i 0121. Jest to kategoria A. Akta wieczystego przechowywania. Powinny być w archiwum. Każda wersja tych dokumentów, czy też tekst ujednolicony (1 egzemplarz) powinien być w zasobie archiwum, bo w ten sposób jesteśmy w stanie prześledzić zmiany, jakie zachodziły w dokumencie (nowelizacje). W zależności od podziału kompetencji w urzędzie, takimi aktami dysponuje Sekretarz Gminy lub Wydział Organizacyjny etc. Pozdrawiam
djs 
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Danutka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #4 dnia: Luty 13, 2020, »
Czyli rozumiem że zarządzenie które wprowadziło np. regulamin organizacyjny i on ciągle obowiązuje może być przekazany do archiwum 2 lata po zakończeniu spraw, a nie trzeba czekać aż ten regulamin przestanie obowiązywać żeby przekazać akta do archiwum.  Czy tak samo jak np. jednostki organizacyjne wprowadzają jrwa , instrukcje kancelaryjna po konsultacji z AP zarządzeniem to taka sama sytuacja.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 89
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #5 dnia: Luty 13, 2020, »
Momencik, chwileczkę...  Ustalmy coś. Kto wydał Zarządzenie? Czy to zarządzenie dotyczy regulaminu pracy w całym urzędzie gminy, czy tylko w jednej komórce merytorycznej?
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Danutka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #6 dnia: Luty 13, 2020, »
No zarządzenie wydaje burmistrz. I dot. regulaminu pracy całego urzędu. Ja tu podałam taki przykład żeby wytłumaczyć o co mi chodzi. Bo zarządzenia dotyczą przecież różnych spraw i regulują kwestie które mogą obowiązywac do tej pory. A przecież przekazuje się do archiwum komplet zarządzeń z danego roku niezależnie od tego czego one dotyczą.

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 796
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #7 dnia: Luty 13, 2020, »
Oczywiście, że wszystkie zarządzenia (i ich kolejne wersje) powinny docelowo trafić do AZ.
Jednak Danutka nie pyta o to, czy, ale kiedy powinny do tego AZ trafić.

Moim zdaniem dokumentacja taka jak zarządzenia, uchwały itp powinna być archiwizowana  dopiero po uchyleniu aktu.
Dopóki akt obowiązuje należy go przechowywać w komórce organizacyjnej.

Przykład:
w roku 2015 zostaje wprowadzony regulamin organizacyjny,
w roku 2017 regulamin zostaje zaktualizowany (zastąpiony nową wersją),
w roku 2020 regulamin z 2015 r. powinien zostać zarchiwizowany

Offline Danutka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #8 dnia: Luty 13, 2020, »
Dziękuję za Państwa uwagi. Tak sobie myślę że może ogólny zbiór wszystkich zarządzeń z danego roku  mozna by archiwizować po 2 latach. Natomiast zastanawiam się mocno nad merytoryczną teczką pt. Regulamin organizacyjny podmiotu. Bo pierwszy egz zarządzenia idzie do zbioru zarządzeń, a drugi egz idzie do teczki merytorycznej. I wtedy ta teczka merytoryczna dotycząca konkretnie regulaminu byłaby w komórce organizacyjnej do momentu jej wygaśnięcia. Tylko wtedy taka teczka może się okazać że będzie w komórce przez długie lata.

A czy dopuszczalne jest (bo spotkałam się z taką sytuacją we wcześniejszych latach dokumentacji) że przerejestrowywano obowiązujący regulamin z teczki merytorycznej do takiej samej teczki tylko następnego roku. Odnotowując w w spisie spraw że sprawa przerejestrowana do następnego roku, a w tej nowej teczce że sprawa jest przerejestrowana z poprzedniego roku. I wtedy zawsze w komórce był w danym roku obowiązujący regulamin. I tak był przerejestrowany z roku na rok aż do momentu kiedy został zmieniony. I wtedy te wcześniejsze teczki mogły być archiwizowane bo obowiązujący dokument był zawsze w bieżącym roku.
Takie sobie zawirowania, ech...

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 796
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #9 dnia: Luty 14, 2020, »
Cytuj
może ogólny zbiór wszystkich zarządzeń z danego roku  można by archiwizować po 2 latach

Jak najbardziej - po 2 latach od momentu gdy wszystkie zarządzenia w zbiorze zostaną uchylone.

Cytuj
przerejestrowywano obowiązujący regulamin z teczki merytorycznej do takiej samej teczki tylko następnego roku. Odnotowując w w spisie spraw że sprawa przerejestrowana do następnego roku, a w tej nowej teczce że sprawa jest przerejestrowana z poprzedniego roku

Regulamin organizacyjny sam w sobie nie jest dokumentem tworzącym akta sprawy.
Sprawą będzie niewątpliwie cały proces przygotowania i uzgodnienia takiego regulaminu i w aktach takiej sprawy ostateczny tekst regulaminu powinien się znaleźć. Z tym że sprawa ta kończy się w momencie zakończenia prac nad regulaminem, nie ma zatem żadnej merytorycznej przesłanki aby co roku ją wznawiać i przerejestrowywać do nowej teczki na rok bieżący.
« Ostatnia zmiana: Luty 14, 2020, wysłana przez Rovan »

Offline Danutka

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 39
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #10 dnia: Luty 14, 2020, »
Skontaktowałam się z Archiwum Państwowym i potwierdzono mi, że akty normatywne powinny być w komórce organizacyjnej do momentu utracenia przez nich ważności.

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 33
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #11 dnia: Luty 14, 2020, »
Dzień dobry, mam pytanie odnośnie oddawania do archiwum np. zarządzeń które wprowadzają np. jakiś regulamin, statut które nadal obowiązują? Moim zdaniem jeśli sprawa jest zakończona, czyli podpisano zarządzenie , podjęto jakas decyzję która coś nam reguluje to można je oddać do archiwum. Przecież zawsze można do niej sięgnąć poprzez udostępnianie akt w archiwum lub trzymać na stanowisku kopie regulaminu który nas obowiązuje. Natomiast zasiała mi się wątpliwość bo jeden pracownik twierdził że takich akt nie oddaje się do archiwum jeśli obowiązują. No ale ona mogą być ważne i 20 lat i wtedy tak wszytko by miał przetrzymywać na stanowisku? Proszę o państwa opinie bo już nie wiem jak to ma być.

Uważam, że to Pani ma rację.
Sprawa się kończy wraz z podpisaniem/uchwaleniem dokumentu.
Każda zmiana jest nową sprawą  ma nowy znak (zmiana to też uchwalenie)
Poza tym taki dokument będzie archiwizowany w kilku miejscach i w większości będzie miał kat A-(trafi do teczki "zarządzenia" do teczki "własne regulacje ich projekty i wyjaśnienia"  "Kolegium Wójta" może jeszcze do  innych które teraz nie przychodzą mi do głowy.
Jeżeli nawet obowiązuje dokument, to w AZ nie przepadnie, jeżeli jest potrzebny  można teczkę wypożyczyć, nawet zostawić w wydziale ale niech będzie zewidencjonowana w spisie zd-odb i na stanie AZ
Archiwiści i Koordynatorzy kancelaryjni przy tak dużej ilości dokumentów nie ogarną tego nie będą mieć nad tym kontroli,  a dokumentacja archiwalna musi być pod szczególną ochroną.
Zwróćmy uwagę, że mówimy przykładowo o regulaminie organizacyjnym a analogicznych spraw w każdym urzędzie jest mnóstwo.

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 33
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #12 dnia: Luty 14, 2020, »
Skontaktowałam się z Archiwum Państwowym i potwierdzono mi, że akty normatywne powinny być w komórce organizacyjnej do momentu utracenia przez nich ważności.

a moje archiwum uważa wręcz przeciwnie, i weź tu pracuj  :D
ciekawa jestem co zrobią jak przestaną im spływać kat A  z urzędów po 25 latach z powodu ., że niektóre dokumenty w teczce wciąż obowiązują

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 796
Odp: Archiwizowanie obowiązujących przepisów
« Odpowiedź #13 dnia: Luty 14, 2020, »
Cytuj
Sprawa się kończy wraz z podpisaniem/uchwaleniem dokumentu

Przede wszystkim musimy odróżnić akta sprawy, jaką jest przygotowanie tekstu aktu normatywnego od zbioru aktów normatywnych.
Proces przygotowania wewnętrznego normatywu jest sprawą, która kończy się w momencie podpisania ostatecznej wersji normatywu. Jeden egzemplarz normatywu powinien pozostać w aktach sprawy. Teczka trafia do AZ dwa lata po zakończeniu wszystkich spraw w niej prowadzonych.
Drugi egzemplarz normatywu trafia natomiast do teczki aktów normatywnych (nie jest to teczka akt spraw, lecz zbiór dokumentacji aktowej nie tworzącej akt spraw). Ta teczka trafi do AZ dopiero dwa lata po uchyleniu wszystkich aktów normatywnych w niej zgromadzonych.


Przykład:

Komórka organizacyjna przygotowująca tekst nowego zarządzenia rejestruje ten proces jako sprawę w teczce rzeczowej właściwej dla przygotowania aktów prawnych (np. 023 - Udział w przygotowaniu projektów aktów prawnych). Sprawa jest prowadzona aż do zakończenia prac nad zarządzeniem (gotowy i podpisany egzemplarz zarządzenia będzie ostatnim dokumentem w sprawie). Po zakończeniu wszystkich spraw w teczce (+ 2 lata) jest ona przekazywana do AZ. Nie ma tu znaczenia, czy zarządzenia jeszcze obowiązują, czy też zostały uchylone.

Drugi egzemplarz każdego zarządzenia trafia natomiast do zbioru zarządzeń (np. 021 - Zbiór aktów normatywnych własnej jednostki). Ta teczka nie jest teczką akt spraw, lecz zbiorem dokumentacji aktowej nie stanowiącej akt spraw). Trafi ona do AZ dopiero po tym gdy wszystkie zarządzenia w zbiorze zostaną uchylona (+ 2 lata oczekiwania w komórce).