na etapie przekazania dok. do AZ na nie drukowania wszystkich akt sprawy
Przede wszystkim, drukowanie tego, co wydrukowane być musi prowadzi się na bieżąco w komórce organizacyjnej, a nie dopiero na etapie przekazywania do AZ.
Po drugie współczesne instrukcje kancelaryjne jasno definiują, jakie dokumenty elektroniczne podlegają drukowaniu w systemie tradycyjnym. Są to:
- korespondencja mailowa
- korespondencja przesyłana przez ESP
Z zapisów w IK jasno wynika, że wydruki takie należy sporządzać na bieżąco i umieszczać w tradycyjnych aktach spraw.
zgrane na płytę i dołączone do teczki
Informatycznych nośników danych nie archiwizuje się wraz z dokumentacją papierową, lecz jako odrębny zbiór przekazywany ze składu IND (do którego powinny trafić niezwłocznie po zakończeniu sprawy). W archiwum należy je przechowywać odrębnie od dokumentacji papierowej i wykonywać regularnie kopie bezpieczeństwa (przynajmniej raz na 5 lat).