Autor Wątek: Bardzo Proszę o pomoc!!!  (Przeczytany 276 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Arch123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Bardzo Proszę o pomoc!!!
« dnia: Styczeń 22, 2020, »
Witam przejęłam archiwum 2 miesiące temu powiem szczerze jestem zielona. Proszę o pomoc ponieważ teraz muszę sporządzić sprawozdanie, w którym nie wiem co ma się znaleźć. Archiwista, który był odszedł z dnia na dzień i nic mi nie przekazał. Wiem tylko od swojej przełożonej że trzeba wpisać ile się przyjęło akt. Jak to wyliczyć te mb.
Serdecznie dziękuję za pomoc pozdrawiam.

Offline Bolek

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 511
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Bardzo Proszę o pomoc!!!
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 22, 2020, »
1) sprawdź czy macie instrukcję w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego. Tam powinno być zapisane z jakich elementów powinno składać się takie sprawozdanie. Sprawozdanie za rok poprzedni z reguły należy sporządzić do końca I kwartału,
2) w ewidencji spisów zdawczo-odbiorczych (według numerów porządkowych) akt do AZ powinnaś mieć jakie komórki oddały akta w roku 2019. Na spisach jeśli dbano powinien być zapisany metraż, jeśli nie należy pomierzyć akta na półkach.

Offline Archiwista123

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Odp: Bardzo Proszę o pomoc!!!
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 22, 2020, »
Sprawozdanie powinno zawierać informacje na temat ilości przekazanych akt z komórek. Najlepiej podać całość (niekoniecznie w mb) ilość spisów, ilość pozycji na spisach i liczba tomów. Dobrze też - moim zdaniem - wyszczególnić ile z tego jest kat. A. (jak w powyższy sposób).

Dobrze byłoby też podać wielkość obiegu akt a archiwum mianowicie liczbę wypożyczeń, liczbą zwrotów. Jeżeli prowadzona była ewidencja wypożyczeń nie powinno być z tym problemu.

Kolejnym elementem jest podanie jakie akt wybrakowano czy przekazano do AP. Tutaj dobrze będzie podać numer ewentualnej zgody na brakowanie czy datę przyjęcia akt do Archiwum Państwowego. Ilości (w mb. czy w jednostkach) zazwyczaj powinny być czy to na zgodzie na brakowanie czy też na dokumencie potwierdzającym przyjęcie akt do AZ. 

A i jeszcze IPN od czasu do czasu może jakieś akta przejąć, więc to też trzeba wymienić.

I to by było na tyle :)