Autor Wątek: Zagubiona sprawa  (Przeczytany 367 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline ELA486

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 1
Zagubiona sprawa
« dnia: Styczeń 20, 2020, »
Od niedawna prowadzę archiwum zakładowe, podczas sprawdzania dokumentów przed przyjęciem ich do archiwum stwierdziłam, że w teczce brakuje dwóch spraw. Jak powinnam postąpić w takiej sytuacji? Czy pracownik prowadzący sprawę powinien sporządzić adnotację o braku sprawy? Przeszukałam instrukcję i nie mogę znaleźć informacji jak powinno to być zrobione i kto powinien się pod tym podpisać. Dokumentacja ma kategorię B więc nie jest paginowana.

Offline muniekdm

  • archiwa_2.5
  • archiwista
  • *
  • Wiadomości: 376
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Zagubiona sprawa
« Odpowiedź #1 dnia: Styczeń 21, 2020, »
Jeśli w teczce brakuje spraw, a zgodnie ze spisem spraw powinny być to nie należy takiej teczki przyjmować do archiwum. Komórka powinna przekazać komplet spraw, ewentualnie wskazać co się z danymi sprawami stało. W spisie spraw powinna być informacja o załatwieniu. Może ostatecznie przekazano sprawę do załatwienia innej komórce.

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 271
  • Płeć: Kobieta
Odp: Zagubiona sprawa
« Odpowiedź #2 dnia: Styczeń 23, 2020, »
Jeśli brakuje spraw w teczkach sprzed lat, to proszę pracowników tylko o adnotację, że konkretnych numerów brakuje. Czasami uda się wydrukować kartę informacyjną z programu do obiegu dokumentacji, że taka sprawa była i kto był stroną. Jeśli natomiast brakuje spraw w dokumentacji aktualnej, to mają szukać do skutku. Teoretycznie rzecz biorąc sprawa nie ma prawa zaginąć. Jeśli mimo wszystko by się nie znalazła, to prawdopodobnie musielibyśmy zrobić protokół zagubienia i poinformować o wszystkim głównego szefa, a także IOD, jeśli w sprawie pojawiały się dane osobowe.