Porządkuję dokumentację w instytucji pod nadzorem AP.
Nie przekazywano do tej pory żadnej dokumentacji do AZ, klasyfikację dokumentacji i nadawanie znaków sprawom dokonywała kancelaria. Nie ma żadnych spisów zdawczo-odbiorczych, ani spisów spraw. Nie mam pomysłu jak rozwiązać poniższe problematyczne sytuacje:
- w klasie ?Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dot. zakresu i sposobu współdziałania? (072, kat. A) znajduje się w większości dokumentacja dot. inwestycji (b5), ale zdarzają się też pojedyncze pisma z innych klas. Kolejne przychodzące pisma (są tu wyłącznie przychodzące) mają nadany znak sprawy. Jak mam uporządkować tę dokumentację żeby nie powiększać jeszcze tego bałaganu, który tu zastałam?
- Inny problem: w segregatorach z symbolem 1131 (Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne, kat. b5), znajdują się też umowy z kat. A. Mogłabym zacząć brakować tę dokumentację (dokumentacja z lat 2010-2017), no ale mam tam te umowy, które muszę wyjąć, bo mają kat. A. Ale co mam dalej z nimi zrobić? Przeklasyfikować i przekwalifikować i spisem zd-odb. przekazać na stan AZ? Dodatkowo wszystkie te umowy są oznaczone numerem z rejestru umów, ale zawierającym w sobie symbol z jrwa (np.1131/12/39/2017). Co z tym mogę zrobić?
Szukałam w różnych wątkach tutaj wskazówek, ale nie znalazłam niestety. Będę wdzięczna za podpowiedzi.