Autor Wątek: błędna klasyfikacja, brak ewidencji  (Przeczytany 287 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Online aggre

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 21
błędna klasyfikacja, brak ewidencji
« dnia: Lipiec 28, 2023, »
Porządkuję dokumentację w instytucji pod nadzorem AP.
Nie przekazywano do tej pory żadnej dokumentacji do AZ, klasyfikację dokumentacji i nadawanie znaków sprawom dokonywała kancelaria. Nie ma żadnych spisów zdawczo-odbiorczych, ani spisów spraw. Nie mam pomysłu jak rozwiązać poniższe problematyczne sytuacje:
- w  klasie ?Umowy i porozumienia z innymi jednostkami dot. zakresu i sposobu współdziałania? (072, kat. A) znajduje się w większości dokumentacja dot. inwestycji (b5), ale zdarzają się też pojedyncze pisma z innych klas. Kolejne przychodzące pisma (są tu wyłącznie przychodzące) mają nadany znak sprawy. Jak mam uporządkować tę dokumentację żeby nie powiększać jeszcze tego bałaganu, który tu zastałam? 
- Inny problem: w segregatorach z symbolem 1131 (Prace zlecone bez składki na ubezpieczenie społeczne, kat. b5), znajdują się też umowy z kat. A. Mogłabym zacząć brakować tę dokumentację (dokumentacja z lat 2010-2017), no ale mam tam te umowy, które muszę wyjąć, bo mają kat. A. Ale co mam dalej z nimi zrobić? Przeklasyfikować i przekwalifikować i spisem zd-odb. przekazać na stan AZ? Dodatkowo wszystkie te umowy są oznaczone numerem z rejestru umów, ale zawierającym w sobie symbol z jrwa (np.1131/12/39/2017). Co z tym mogę zrobić?

Szukałam w różnych wątkach tutaj wskazówek, ale nie znalazłam niestety. Będę wdzięczna za podpowiedzi.


Online Barsa

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 146
Odp: błędna klasyfikacja, brak ewidencji
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 28, 2023, »
Pierwsza sprawa czy jesteś pracownikiem tej instytucji czy robisz tam na zlecenie lub z firmy archiwistycznej. Jeżeli te drugie to robisz wedle umowy i w sumie nie do końca musisz się przejmować błędnymi symbolami, nadajesz na teczce/w spisie poprawne.

W sumie jak jesteś pracownikiem to niby to samo co powyżej, ale tu możesz walczyć żeby zrobili to pracownicy odpowiedzialni za ten bałagan z poszczególnych działów.

Co to za umowy z kat. A?

Offline Bolek

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 628
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: błędna klasyfikacja, brak ewidencji
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 29, 2023, »
Jeśli te umowy (oznaczone jako kat. A) oznaczają umowy od których odprowadzono składkę na ZUS to masz dwa wyjścia.
1)  przejrzeć uważnie segregatory lub teczki i umowy wyłączyć jako B50 aby resztę móc wybrakować,
2) odpuścić sobie wyłączanie i całość umów zakwalifikować do kat. B50 zwłaszcza jeśli nie ma tego jakiejś olbrzymiej ilości.
Co do reszty to mało danych aby się wypowiadać. Możesz tu ewentualnie opisywać bardziej szczegółowo jakiś problem to może pomożemy.
prawy obrońca lewego słupka