Autor Wątek: przechowywanie dokumentacji procedur, zarządzeń wg daty anulowania  (Przeczytany 228 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Aleks

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Dzień dobry Archiwiści!
Pytanko: w naszej organizacji jest Składnica Akt, a zatem nie mamy kategorii A dokumentów, ale B25. Mam problem teraz z dokumentacją typu procedury, zarządzenia, standardy, gdyż wg ustaleń wewnętrznych dokumenty te zawsze były przechowywane wg daty anulowania, a zatem mam teczki z opisem np "Procedury anulowane: rok teczki 2011, a wewnątrz teczki dokumenty np od 2003 do 2011. Do tych dokumentów nie zakładano spraw (nie wiem czy w przypadku zarządzeń byłoby to konieczne, może można byłoby je traktować jako dokumentacja nietworząca spraw), nie mam do nich spisów. Chciałabym jednak usystematyzować teczki - w tej chwili myślę, żeby opisać je datami skrajnymi faktycznie występującymi na dokumentacji i zrobić spis dokumentów w teczce.
Czy ktoś miał podobną sytuację? Obecnie dokumenty póki co są właśnie tak przygotowywane do archiwizacji - czyli wg daty anulowania. Zastanawiam się czy ma sens się upierać by dokumenty były przechowywane wg daty wprowadzenia danej procedury, czy jednak odpuścić i przyjmować dokumentację jak była. Jak byście postąpili?

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 73
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Dzień dobry,
czy może Pani ustalić, kto jest wytwórcą tych dokumentów? Jaka komórka merytoryczna jest właścicielem tych akt i odpowiada za ich stan?
Pozdrawiam
djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Aleks

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Wytwórcą jest Pełnomocnik ds Jakości.

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 73
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Pełnomocnik ds. Jakości...  I tak przygotował dokumenty do archiwizacji? Czy działacie Państwo według konkretnych normatywów kancelaryjno-archiwalnych czy też jak się komu podoba?  Logika chronologii i przepisy nakazują, aby dokumenty czytać od pierwszej strony, a nie ostatniej. Jaki konkretnie przepis każe Pani segregować te akta wg daty anulowania?! To tak, jakby ktoś rejestrował samochody od daty ich złomowania! Proszę wymagać spisów zdawczo-odbiorczych! W przeciwnym razie będzie pani musiała całą tę kaszankę spisywać z natury. Pozdrawiam. djs   
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline Aleks

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 9
Danuta, dzięki za odpowiedź. Oczywiście były i są normatywy kancelaryjno - archiwalne, ale nie koniecznie dobrze rozumiane czy nawet czytane jak widać. Poprzedni pełnomocnik już zdążył w ten sposób przekazać swoją dokumentację, zupełnie bez spisów, dokumenty ułożone wg daty anulowania, zupełnie pomijając datę rozpoczęcia obowiązywania danej procedury. Co do obecnego pełnomocnika, to dopiero zamierza dokumenty przygotowywać, a na razie ma je właśnie tak jak opisałam, co zresztą jest zapisane w procedurze dotyczącej przygotowywania standardów, procedur itp - dokumentacja ta wg tego dokumentu ma być przechowywana wg daty anulowania. Nie wiem kto to wymyślił, ale dotarłam do 2011 roku i taki zapis już wtedy był. Stąd mój wpis na tym forum: skoro mieli tak od zawsze, to zaczęłam szukać czy może są jakieś wskazania by to tak zostawić. Ale mam zamiar teraz jednak wskazać na konieczność powrotu do układu chronologicznego, szczególnie, że po konsultacji z naszym archiwum państwowym mam wsparcie ich opinii, też uważają, że nie można w ten sposób dokumentów zarchiwizować.