Autor Wątek: informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym  (Przeczytany 279 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Mam pytanie dot. postępowania z informatycznymi nośnikami danych w systemie tradycyjnym (według rozporządzenia PRM z 2011). W jaki sposób postępować w zakresie utworzenia składu IND? A co z kolei w zakresie ich brakowania?

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Odp: informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym
« Odpowiedź #1 dnia: Listopad 05, 2019, »
Mam pytanie dot. postępowania z informatycznymi nośnikami danych w systemie tradycyjnym (według rozporządzenia PRM z 2011). W jaki sposób postępować w zakresie utworzenia składu IND? A co z kolei w zakresie ich brakowania?
Chodzi mi o jakąś praktyczną pomoc, w jaki sposób postępować z IND w przypadku systemu tradycyjnego. W jaki sposób przekazywać takie nośniki do archiwum? A później jak to brakować?

Offline EwelinaP

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 264
  • Płeć: Kobieta
Odp: informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym
« Odpowiedź #2 dnia: Listopad 06, 2019, »
U nas dla nośników mamy skład informatycznych nośników danych. Nośnik jest wyłączany z akt, w jego miejsce wpinana jest notatka, że był i gdzie się znajduje, pod jakim numerem itd. Informacje o tym, że w danym spisie zdawczo-odbiorczym jest dokumentacja, z której wyłączono nośniki, znajduje się na spisie w formie adnotacji. Jeśli niszczymy papier, to oczywiście niszczymy także nośniki informatyczne, które były częścią brakowanej dokumentacji. W momencie przekazywania do az dla spisu są niejako dwa dokumenty - spis zd-odb i spis informatycznych nośników danych. Elementy, jakie powinien zawierać taki spis, są określone w rozporz. z 18.01.2011.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Odp: informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym
« Odpowiedź #3 dnia: Listopad 06, 2019, »
U nas dla nośników mamy skład informatycznych nośników danych. Nośnik jest wyłączany z akt, w jego miejsce wpinana jest notatka, że był i gdzie się znajduje, pod jakim numerem itd. Informacje o tym, że w danym spisie zdawczo-odbiorczym jest dokumentacja, z której wyłączono nośniki, znajduje się na spisie w formie adnotacji. Jeśli niszczymy papier, to oczywiście niszczymy także nośniki informatyczne, które były częścią brakowanej dokumentacji. W momencie przekazywania do az dla spisu są niejako dwa dokumenty - spis zd-odb i spis informatycznych nośników danych. Elementy, jakie powinien zawierać taki spis, są określone w rozporz. z 18.01.2011.
Dzięki za podpowiedź. Dopiero po kolejnym wczytaniu się w instrukcje, można zauważyć, że przepisy odnośnie IND dotyczą zarówno systemu tradycyjnego jak i EZD.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 578
Odp: informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym
« Odpowiedź #4 dnia: Listopad 06, 2019, »
Niestety wiele jednostek zdaje się tego nie zauważać :)
Z racji kontaktów zawodowych stykam się z wieloma archiwistami zakładowymi i mogę na palcach jednej ręki policzyć przypadki gdy jednostka działająca w systemie tradycyjnym zorganizowała skład IND.

Natomiast co do pytania:
Składy IND najczęściej "podpina" się organizacyjnie pod komórkę prowadząca punkt kancelaryjny. Oczywiście nie jest to wymóg, ale jakoś tak się przyjęło :)
Nośniki do zakończenia sprawy, której są częścią przechowuje się w aktach tejże sprawy w k.o. a po jej zakończeniu przekazuje do składu IND.
Przy czym przepisy nie precyzują, jakie środki ewidencyjne należy stosować przy przekazaniu nośników z komórki do składu IND (spis zdawczo-odbiorczy IND pojawia się dopiero na etapie przekazywania nośników ze składu do archiwum zakładowego).

Brakujemy równolegle z aktami spraw, których nośniki dotyczą, przy czym osobiści preferuję sporządzanie dla nośników odrębnego spisu na brakowanie wraz z odrębnym wnioskiem (tak samo jak np. dla dokumentacji technicznej).

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 37
Odp: informatyczne nośniki danych - w systemie tradycyjnym
« Odpowiedź #5 dnia: Listopad 07, 2019, »
Niestety wiele jednostek zdaje się tego nie zauważać :)
Z racji kontaktów zawodowych stykam się z wieloma archiwistami zakładowymi i mogę na palcach jednej ręki policzyć przypadki gdy jednostka działająca w systemie tradycyjnym zorganizowała skład IND.

Natomiast co do pytania:
Składy IND najczęściej "podpina" się organizacyjnie pod komórkę prowadząca punkt kancelaryjny. Oczywiście nie jest to wymóg, ale jakoś tak się przyjęło :)
Nośniki do zakończenia sprawy, której są częścią przechowuje się w aktach tejże sprawy w k.o. a po jej zakończeniu przekazuje do składu IND.
Przy czym przepisy nie precyzują, jakie środki ewidencyjne należy stosować przy przekazaniu nośników z komórki do składu IND (spis zdawczo-odbiorczy IND pojawia się dopiero na etapie przekazywania nośników ze składu do archiwum zakładowego).

Brakujemy równolegle z aktami spraw, których nośniki dotyczą, przy czym osobiści preferuję sporządzanie dla nośników odrębnego spisu na brakowanie wraz z odrębnym wnioskiem (tak samo jak np. dla dokumentacji technicznej).
Dziękuję bardzo. Czyli temat był rzadko ruszany, jak widzę.