Autor Wątek: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA  (Przeczytany 252 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 84
przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
« dnia: Lipiec 26, 2020, »
Ostatnio dostałam od wydziału teczki  z dokumentacją, która powstała przed 2011 (od 2002 r.), ale zaklasyfikowaną wg nowego JRWA, który w tamtym czasie nie obowiązywał. Wiem, że wg IK dokumentacja powinna być sklasyfikowana wg obowiązującego wówczas wykazu. Z drugiej strony widzę, że niemal całość dokumentacji, która jest w archiwum, sprzed 2011 r., ma klasy wg aktualnie obowiązującego JRWA.Czy jest to dopuszczalne (może są jakieś wyjątki o których nie wiem)? Z drugiej strony,  gros tej dokumentacji ma kategorię B5 i jej okres przechowywania minął. Czy warto przejmować taką dokumentację do AZ, czy lepiej wybrakować z poziomu komórki merytorycznej (oczywiście za zgodą AP). Jak byście postąpili, w takiej sytuacji?

Offline szymek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
Odp: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 06, 2020, »
Nie możesz przyjąć do az dokumentacji źle oznaczonej a o takiej piszesz. Jeśli cała dokumentacja w obecnej chwili jest do brakowania a jest jej b. dużo to może warto dogadać z AP pod które podlega Twoja jednostka.

Offline łucja

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 84
Odp: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 06, 2020, »
Dziękuję za odpowiedź. Dokumentacja została zaklasyfikowana wg wcześniejszego JRWA, choć co do pierwszego obowiązującego wykazu w urzędzie to "tonie on w mrokach historii" i najstarsi urzędnicy nie wiedzą jaki jrwa wtedy był stosowany, choć mam podejrzenia graniczące z pewnością, że  żaden.

Offline Czarny1986

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 47
Odp: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 07, 2020, »
Ostatnio dostałam od wydziału teczki  z dokumentacją, która powstała przed 2011 (od 2002 r.), ale zaklasyfikowaną wg nowego JRWA, który w tamtym czasie nie obowiązywał. Wiem, że wg IK dokumentacja powinna być sklasyfikowana wg obowiązującego wówczas wykazu. Z drugiej strony widzę, że niemal całość dokumentacji, która jest w archiwum, sprzed 2011 r., ma klasy wg aktualnie obowiązującego JRWA.Czy jest to dopuszczalne (może są jakieś wyjątki o których nie wiem)? Z drugiej strony,  gros tej dokumentacji ma kategorię B5 i jej okres przechowywania minął. Czy warto przejmować taką dokumentację do AZ, czy lepiej wybrakować z poziomu komórki merytorycznej (oczywiście za zgodą AP). Jak byście postąpili, w takiej sytuacji?

Witam, chyba pisałem już na ten temat ale w razie coś to powtórzę. Moje AP zleciło przyjmowanie na ewidencję wszystkiego (zarówno tego co leżało niezewidencjonowane jak i starych dokumentów z komórek). I stopniowo to realizuję. Przy czym używam JRWA stosowany w momencie wytworzenia dokumentacji. Jedynie gdy kategoria jest obecnie wyższa to ją nadaję. A gdy dokumentacja jest starsza z czasów gdy nie było żadnego wykazu wtedy używam obecnego. Przy czym gdy przekazywałem akta do AP to w spisie i na teczkach  pracownicy nadzoru kazali wykreślić symbol klasyfikacyjny, ze względu jak to  mniej więcej określili "brak praktycznego zastosowania symbolu w prowadzonej dokumentacji". U Ciebie może być inaczej, bo inne AP no i ilość akt może być większa :)

Offline Rovan

  • st. kustosz(ka)
  • ******
  • Wiadomości: 759
Odp: przeterminowana dokumentacja - nowe JRWA
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 07, 2020, »
@Czarny 1986 Opisałeś standardową praktykę - Dokumentację klasyfikujemy wg tego JRWA, który obowiązywał w chwili założenia teczki. Jeśli nie obowiązywał żaden, wówczas nie stosujemy żadnych symboli klasyfikacyjnych.
Co do kategorii archiwalnej, to stosujemy tą która obowiązywała w chwili założenia teczki, chyba ze w aktualnym JRWA obowiązuje wyższa.