Autor Wątek: Systemy teleinformatyczne w urzędzie  (Przeczytany 366 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Sindbad1

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 6
Systemy teleinformatyczne w urzędzie
« dnia: Październik 16, 2019, »
Witam.
W moim urzędzie jest system tradycyjny. Komórki organizacyjne, które zajmują się środkami unijnymi pracują również na swoich (tj. unijnych) systemach teleinformatycznych. W skrócie można powiedzieć, że jest to trochę podobne do korespondencji mailowej tylko mocno rozbudowane. Oczywiście różne rzeczy z tych systemów są drukowane i rejestrowane w kancelarii (oczywiście zgodnie z IK). Ala mam pytania.
1. Czy taką korespondencję możemy trochę traktować jak korespondencję mailową i traktować ją tak samo jak w paragr. 14 wzorcowej IK ze strony NDAP?
2. Czy może tak jak nietworzące akta sprawy z paragr. 24, tj. część nie dawać na kancelarię tylko drukować i odkładać a/a?

Ale co w takim razie robić w przypadku kiedy jakiś projekt trwa np. dwa lata i :
1. Istotne pisma są rejestrowane w rejestrze przesyłek wpływających i na nie są tworzone odpowiedzi podpisane przez dyrektora
2. Pisma mające robocze znaczenie, nie idą przez kancelarię tylko pracownik sam na nie odpowiada w swoim systemie teleinformatycznym (za zgodą swojego kierownika), ponieważ "wartość" tych pism jest niewielka (podobnie postępuje się z mailami). Czy tak można robić?
3. A co z pismami roboczymi tylko wydrukowanymi z systemu, które nie przeszły przez kancelarię a należy odpowiedzieć pismem podpisanym przez dyrektora? Czy tak można robić?

Dzięki.
 


Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 53
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: Systemy teleinformatyczne w urzędzie
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 16, 2019, »
Dzień dobry,
wszystko, co dotyczy funduszy i projektów unijnych jest obszarem szczególnej uwagi. U państwa w urzędzie rozwarstwione są kompetencje, a przecież powinna być komórka wiodąca. Pozostałe są współpracujące. Ustalają to władze urzędu. WSZYSTKIE dokumenty dotyczące danego projektu unijnego muszą być zgromadzone w jednym miejscu. proszę nie tracić czasu na pytania w rodzaju: co zrobić z pismem, które coś tam coś tam. Pisma są albo wewnętrzne albo zewnętrzne - wszystkie mają swoja rzeczowość. A rzeczowość pisma rozpoznaje referent, który kieruje sprawą. Czy państwo pracujecie w systemie tradycyjnym czy w EZD? Kto decyduje, że pismo jest istotne czy ma robocze znaczenie? Dlaczego pismo o charakterze roboczym podpisuje dyrektor? URZĄD MUSI MIEĆ REGULAMIN PRACY, WYTYCZNE WS. CZYNNOŚCI Kancelaryjno-Archiwalnych. Dziękuję. pozdrawiam. djs   
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie