Oczywiście, ze nie jest to rozwiązanie idealne, ani nawet ortodoksyjnie poprawne
Jak napisałem wcześniej - z formalnego punktu widzenia umowy, które nie zostały zakończone nie powinny trafić do AZ.
Jeśli jednak staniemy przed dylematem - przekazać do archiwum lub ryzykować zaginięcie dokumentacji przez kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat przewalającej się w komórce organizacyjnej, wówczas czasem musimy wybrać mniejsze zło.
Wszystko zależy w dużej mierze od tego, jaka jest kultura pracy w podmiocie - Czy możemy zaufać, że taka dokumentacja przez wiele lat przechowywania w komórce się nie zapodzieje.
Osobiście w kilku archiwach zakładowych spotkałem się z praktyka przyjmowania na stan umów będących w toku, w szczególności gdy dotyczyło to umów zawartych na okresy kilkudziesięcioletnie, lub na czas nieokreślony (z perspektywą wieloletniego trwania umowy).
Zważywszy na kulturę pracy kancelaryjnej w tych podmiotach (raczej jej brak), podejrzewam, że gdyby pozostały w komórkach, dokumenty te uległy by zagubieniu najdalej po kilku latach
Konieczność aktualizacji daty skrajnej końcowej, czy paginacji wydaje się jak dla mnie akceptowalna ceną, jeśli w perspektywie mamy utratę materiałów archiwalnych.
A gdyby każda umowa traktowana byłaby jako podteczka, jako poniekąd osobny byt. Na mój mały rozumek - wtedy nie trzeba by czekać na zakończenie pozostałych umów? Czy dobrze myślę?
Niestety to tak nie działa. Podteczka nie jest "osobnym bytem", lecz integralną częścią teczki rzeczowej w ramach której została założona (na spisie spraw której została zarejestrowana).
Formalnie archiwizacji podlega cała teczka rzeczowa, wraz ze wszystkimi swoimi podteczkami. Czy też ujmując problem inaczej - nie możemy mówić o zakończeniu teczki rzeczowej dopóki choć jedna z jej podteczek pozostaje nie zakończona.