Autor Wątek: Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt  (Przeczytany 727 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 204
Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt
« dnia: Październik 11, 2019, »
W naszym projekcie wykazu akt są hasła 0520 "Umowy, porozumienia, listy intencyjne o współpracy krajowej i ich realizacja" oraz 0530 "Umowy, porozumienia, listy intencyjne o współpracy międzynarodowej i ich realizacja". Oczywiście na razie nie wiem, jak Archiwum Akt Nowych na to się zapatruje, ale jest, jak jest.
Zwłaszcza w przypadku zagranicy najczęściej jest tak, że mamy podział na kraje. Rozumiem, że może być tak, że wydzielamy np. 0530-1 - Francja, Niemcy - 0530-2. Gdyby w ramach klasy 0530 pojawiła się jakaś sprawa nie dotycząca konkretnego kraju tylko ogólna umowa o współpracy (teoretyzuję w tym momencie), musiałaby otrzymać znak 0530-3. Czyli wtedy mamy w ramach całej klasy 0530 podteczki czy teczki przedmiotu? Nie wiem, czy jasno się wyraziłam.

Rozumiem, że pod współpracą z Francją (0530-1) można prowadzić sprawy typu zawarcie i trwanie umowy x, zawarcie i trwanie umowy y itd.? I te sprawy będą miały znaki 0530-1-1, 0530-1-2 itd.
 Najczęściej takie umowy są problematyczne, bo są na czas nieokreślony (po prostu uwielbiam, jako archiwista ???). Wiadomo, że nie można przekazać do archiwum, jeśli jeszcze trwa, ale czy to znaczy, że instytucja ma czekać w nieskończoność z przekazaniem? Jakie jest sensowne wyjście z tej sytuacji?
Pytam, bo oprócz wykazu akt pracuję nad IK i nie do końca rozumiem, czym się róźni podteczki od teczki przedmiotu czy podmiotu, mimo że było już trochę wątków na ten temat.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 204
Odp: Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt
« Odpowiedź #1 dnia: Październik 14, 2019, »
Bardzo proszę o pomoc... ;)

Offline crash0

  • starszy(a) archiwista(ka)
  • ****
  • Wiadomości: 484
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt
« Odpowiedź #2 dnia: Październik 15, 2019, »
W NDAP teczki i podteczki były zakładane bodajże np w sprawach dot. retrokonwersji. Powstawała np teczka - sprawozdania kwartalne i w ramach niej podteczki dot. poszczególnych archiwów. W przypadku opisanym przez Ciebie nie ma za bardzo sensu wydzielać Państw... np. 0530-1 - Francja, 0530-2 - Niemcy, itd. Można tworzyć tytuły spraw z nazwą kraju, którego dotyczy np. FRANCJA.
Zamiast dwóch haseł, dot. tego samego - "Umowy, porozumienia, listy intencyjne o współpracy i ich realizacja", można tworzyć podteczki np. krajowa, międzynarodowa, a w nich wydzielać sprawy jak zaproponowałem.
A co zrobić aby nie trzymać ich w nieskończoność? Zmiana JRWA?
« Ostatnia zmiana: Październik 15, 2019, wysłana przez crash0 »

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 578
Odp: Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt
« Odpowiedź #3 dnia: Październik 15, 2019, »
Zamiast podteczki sugerowałbym raczej teczkę podmiotu dla każdego państwa. Rezultat podobny, a mniej papierologii (jeden spis spraw).

Cytuj
A co zrobić aby nie trzymać ich w nieskończoność? Zmiana JRWA?
Raczej nie pomoże. Problemem nie jest kategoria archiwalna i wynikający z niej okres przechowywania, lecz moment od którego rozpoczyna się bieg tego okresu.
Teoretycznie umowy będące "w toku" nie powinny trafić do archiwum, w praktyce jednak jest to często najlepsze rozwiązanie - istnieje poważne niebezpieczeństwo, ze taka umowa przez np. kilkadziesiąt lat przechowywania w komórce może zaginąć.

Jeśli decydujemy się przyjąć takie umowy do AZ ważne jest aby w opisie teczki i na spisie z/o jasno zaznaczyć do kiedy obowiązuje umowa, ewentualnie podać informację  iż jest zawarta na czas nieokreślony.

Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 204
Odp: Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt
« Odpowiedź #4 dnia: Październik 15, 2019, »
Zamiast podteczki sugerowałbym raczej teczkę podmiotu dla każdego państwa. Rezultat podobny, a mniej papierologii (jeden spis spraw).

Cytuj
A co zrobić aby nie trzymać ich w nieskończoność? Zmiana JRWA?
Raczej nie pomoże. Problemem nie jest kategoria archiwalna i wynikający z niej okres przechowywania, lecz moment od którego rozpoczyna się bieg tego okresu.
Teoretycznie umowy będące "w toku" nie powinny trafić do archiwum, w praktyce jednak jest to często najlepsze rozwiązanie - istnieje poważne niebezpieczeństwo, ze taka umowa przez np. kilkadziesiąt lat przechowywania w komórce może zaginąć.

Jeśli decydujemy się przyjąć takie umowy do AZ ważne jest aby w opisie teczki i na spisie z/o jasno zaznaczyć do kiedy obowiązuje umowa, ewentualnie podać informację  iż jest zawarta na czas nieokreślony.

Czy to na pewno dobre rozwiązanie, mimo wszystko? Umowy krajowe, międzynarodowe to najczęściej kat. A. Powiedzmy, że mamy pismo o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu po x latach, a umowy już w archiwum. Dokładam pismo, koryguję  lata skrajne i przenumerowuję karty??? Moim zdaniem w ogóle nie powinno być takiej praktyki, z drugiej strony czy można czekać w nieskończoność na rozwiązanie umowy? A gdyby każda umowa traktowana byłaby jako podteczka, jako poniekąd osobny byt. Na mój mały rozumek - wtedy nie trzeba by czekać na zakończenie pozostałych umów? Czy dobrze myślę? :-\
Dzięki za porady.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 578
Odp: Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt
« Odpowiedź #5 dnia: Październik 15, 2019, »
Oczywiście, ze nie jest to rozwiązanie idealne, ani nawet ortodoksyjnie poprawne :)
Jak napisałem wcześniej - z formalnego punktu widzenia umowy, które nie zostały zakończone nie powinny trafić do AZ.
Jeśli jednak staniemy przed dylematem - przekazać do archiwum lub ryzykować zaginięcie dokumentacji przez kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat przewalającej się w komórce organizacyjnej, wówczas czasem musimy wybrać mniejsze zło.
Wszystko zależy w dużej mierze od tego, jaka jest kultura pracy w podmiocie - Czy możemy zaufać, że taka dokumentacja przez wiele lat przechowywania w komórce się nie zapodzieje.

Osobiście w kilku archiwach zakładowych spotkałem się z praktyka przyjmowania na stan umów będących w toku, w szczególności gdy dotyczyło to umów zawartych na okresy kilkudziesięcioletnie, lub na czas nieokreślony (z perspektywą wieloletniego trwania umowy).
Zważywszy na kulturę pracy kancelaryjnej w tych podmiotach (raczej jej brak), podejrzewam, że gdyby pozostały w komórkach, dokumenty te uległy by zagubieniu najdalej po kilku latach >:(
Konieczność aktualizacji daty skrajnej końcowej, czy paginacji wydaje się jak dla mnie akceptowalna ceną, jeśli w perspektywie mamy utratę materiałów archiwalnych.

Cytuj
A gdyby każda umowa traktowana byłaby jako podteczka, jako poniekąd osobny byt. Na mój mały rozumek - wtedy nie trzeba by czekać na zakończenie pozostałych umów? Czy dobrze myślę?

Niestety to tak nie działa. Podteczka nie jest "osobnym bytem", lecz integralną częścią teczki rzeczowej w ramach której została założona (na spisie spraw której została zarejestrowana).
Formalnie archiwizacji podlega cała teczka rzeczowa, wraz ze wszystkimi swoimi podteczkami. Czy też ujmując problem inaczej - nie możemy mówić o zakończeniu teczki rzeczowej dopóki choć jedna z jej podteczek pozostaje nie zakończona.


Offline Dory

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 204
Odp: Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt
« Odpowiedź #6 dnia: Październik 15, 2019, »
Oczywiście, ze nie jest to rozwiązanie idealne, ani nawet ortodoksyjnie poprawne :)
Jak napisałem wcześniej - z formalnego punktu widzenia umowy, które nie zostały zakończone nie powinny trafić do AZ.
Jeśli jednak staniemy przed dylematem - przekazać do archiwum lub ryzykować zaginięcie dokumentacji przez kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt lat przewalającej się w komórce organizacyjnej, wówczas czasem musimy wybrać mniejsze zło.
Wszystko zależy w dużej mierze od tego, jaka jest kultura pracy w podmiocie - Czy możemy zaufać, że taka dokumentacja przez wiele lat przechowywania w komórce się nie zapodzieje.

Osobiście w kilku archiwach zakładowych spotkałem się z praktyka przyjmowania na stan umów będących w toku, w szczególności gdy dotyczyło to umów zawartych na okresy kilkudziesięcioletnie, lub na czas nieokreślony (z perspektywą wieloletniego trwania umowy).
Zważywszy na kulturę pracy kancelaryjnej w tych podmiotach (raczej jej brak), podejrzewam, że gdyby pozostały w komórkach, dokumenty te uległy by zagubieniu najdalej po kilku latach >:(
Konieczność aktualizacji daty skrajnej końcowej, czy paginacji wydaje się jak dla mnie akceptowalna ceną, jeśli w perspektywie mamy utratę materiałów archiwalnych.

Cytuj
Hmm, ok, ale czy w takim razie w momencie, kiedy wiadomo, że taka umowa będzie zakończona, wycofuje się z archiwum? Tylko że wycofanie ma miejsce, kiedy sprawa zaczyna się od nowa, a tu mamy sytuację, kiedy się kończy. Więc chyba nie chodzi o wycofanie?
Ale jak by to wyglądało w praktyce? Archiwista dostaje sygnał: umowa na stanie archiwum będzie zakończona, wydobywa z archiwum, przekazuje komórce (na podstawie czego? protokołu?); kiedy sprawa jest klepnięta, czyli wiadomo, że zakończyła się na wieki wieków :P, akta wracają do archiwum, biedny archiwista zmienia lata skrajne na tym samym spisie i zmienia paginację. Pół biedy, jak musi tylko trochę przenumerować, a co jeśli np. 200 stron? ??? Ech, proza życia archiwalnego...

Cytuj
A gdyby każda umowa traktowana byłaby jako podteczka, jako poniekąd osobny byt. Na mój mały rozumek - wtedy nie trzeba by czekać na zakończenie pozostałych umów? Czy dobrze myślę?

Niestety to tak nie działa. Podteczka nie jest "osobnym bytem", lecz integralną częścią teczki rzeczowej w ramach której została założona (na spisie spraw której została zarejestrowana).
Formalnie archiwizacji podlega cała teczka rzeczowa, wraz ze wszystkimi swoimi podteczkami. Czy też ujmując problem inaczej - nie możemy mówić o zakończeniu teczki rzeczowej dopóki choć jedna z jej podteczek pozostaje nie zakończona.
Ok, rozumiem. Czyli nie ma superrozwiązania.