Internetowe Forum Archiwalne > Metodyka Archiwalna
Współpraca krajowa i zagraniczna w wykazie akt
Dory:
W naszym projekcie wykazu akt są hasła 0520 "Umowy, porozumienia, listy intencyjne o współpracy krajowej i ich realizacja" oraz 0530 "Umowy, porozumienia, listy intencyjne o współpracy międzynarodowej i ich realizacja". Oczywiście na razie nie wiem, jak Archiwum Akt Nowych na to się zapatruje, ale jest, jak jest.
Zwłaszcza w przypadku zagranicy najczęściej jest tak, że mamy podział na kraje. Rozumiem, że może być tak, że wydzielamy np. 0530-1 - Francja, Niemcy - 0530-2. Gdyby w ramach klasy 0530 pojawiła się jakaś sprawa nie dotycząca konkretnego kraju tylko ogólna umowa o współpracy (teoretyzuję w tym momencie), musiałaby otrzymać znak 0530-3. Czyli wtedy mamy w ramach całej klasy 0530 podteczki czy teczki przedmiotu? Nie wiem, czy jasno się wyraziłam.
Rozumiem, że pod współpracą z Francją (0530-1) można prowadzić sprawy typu zawarcie i trwanie umowy x, zawarcie i trwanie umowy y itd.? I te sprawy będą miały znaki 0530-1-1, 0530-1-2 itd.
Najczęściej takie umowy są problematyczne, bo są na czas nieokreślony (po prostu uwielbiam, jako archiwista ???). Wiadomo, że nie można przekazać do archiwum, jeśli jeszcze trwa, ale czy to znaczy, że instytucja ma czekać w nieskończoność z przekazaniem? Jakie jest sensowne wyjście z tej sytuacji?
Pytam, bo oprócz wykazu akt pracuję nad IK i nie do końca rozumiem, czym się róźni podteczki od teczki przedmiotu czy podmiotu, mimo że było już trochę wątków na ten temat.
Dory:
Bardzo proszę o pomoc... ;)
crash0:
W NDAP teczki i podteczki były zakładane bodajże np w sprawach dot. retrokonwersji. Powstawała np teczka - sprawozdania kwartalne i w ramach niej podteczki dot. poszczególnych archiwów. W przypadku opisanym przez Ciebie nie ma za bardzo sensu wydzielać Państw... np. 0530-1 - Francja, 0530-2 - Niemcy, itd. Można tworzyć tytuły spraw z nazwą kraju, którego dotyczy np. FRANCJA.
Zamiast dwóch haseł, dot. tego samego - "Umowy, porozumienia, listy intencyjne o współpracy i ich realizacja", można tworzyć podteczki np. krajowa, międzynarodowa, a w nich wydzielać sprawy jak zaproponowałem.
A co zrobić aby nie trzymać ich w nieskończoność? Zmiana JRWA?
Rovan:
Zamiast podteczki sugerowałbym raczej teczkę podmiotu dla każdego państwa. Rezultat podobny, a mniej papierologii (jeden spis spraw).
--- Cytuj ---A co zrobić aby nie trzymać ich w nieskończoność? Zmiana JRWA?
--- Koniec cytatu ---
Raczej nie pomoże. Problemem nie jest kategoria archiwalna i wynikający z niej okres przechowywania, lecz moment od którego rozpoczyna się bieg tego okresu.
Teoretycznie umowy będące "w toku" nie powinny trafić do archiwum, w praktyce jednak jest to często najlepsze rozwiązanie - istnieje poważne niebezpieczeństwo, ze taka umowa przez np. kilkadziesiąt lat przechowywania w komórce może zaginąć.
Jeśli decydujemy się przyjąć takie umowy do AZ ważne jest aby w opisie teczki i na spisie z/o jasno zaznaczyć do kiedy obowiązuje umowa, ewentualnie podać informację iż jest zawarta na czas nieokreślony.
Dory:
--- Cytat: Rovan w Październik 15, 2019, ---Zamiast podteczki sugerowałbym raczej teczkę podmiotu dla każdego państwa. Rezultat podobny, a mniej papierologii (jeden spis spraw).
--- Cytuj ---A co zrobić aby nie trzymać ich w nieskończoność? Zmiana JRWA?
--- Koniec cytatu ---
Raczej nie pomoże. Problemem nie jest kategoria archiwalna i wynikający z niej okres przechowywania, lecz moment od którego rozpoczyna się bieg tego okresu.
Teoretycznie umowy będące "w toku" nie powinny trafić do archiwum, w praktyce jednak jest to często najlepsze rozwiązanie - istnieje poważne niebezpieczeństwo, ze taka umowa przez np. kilkadziesiąt lat przechowywania w komórce może zaginąć.
Jeśli decydujemy się przyjąć takie umowy do AZ ważne jest aby w opisie teczki i na spisie z/o jasno zaznaczyć do kiedy obowiązuje umowa, ewentualnie podać informację iż jest zawarta na czas nieokreślony.
--- Koniec cytatu ---
Czy to na pewno dobre rozwiązanie, mimo wszystko? Umowy krajowe, międzynarodowe to najczęściej kat. A. Powiedzmy, że mamy pismo o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu po x latach, a umowy już w archiwum. Dokładam pismo, koryguję lata skrajne i przenumerowuję karty??? Moim zdaniem w ogóle nie powinno być takiej praktyki, z drugiej strony czy można czekać w nieskończoność na rozwiązanie umowy? A gdyby każda umowa traktowana byłaby jako podteczka, jako poniekąd osobny byt. Na mój mały rozumek - wtedy nie trzeba by czekać na zakończenie pozostałych umów? Czy dobrze myślę? :-\
Dzięki za porady.
Nawigacja
[#] Następna strona
Idź do wersji pełnej