Sprawy socjalne

[bubus]

Witam.
Temat pożyczek mieszkaniowych z ZFŚS. Dział socjalny przygotowuje dokumenty, zbiera się komisja socjalna etc. Następnie dokumenty przejmuje dział finansowy wypłaca pożyczkę i dokumentacja zostaje w finansowym. Która ze stron ma to archiwizować? Proszę o pomoc.

[Rovan]

Ta, która dysponuje dokumentacją w momencie gdy nadszedł czas jej archiwizacji.
Oczywiście w momencie przejęcia sprawy przez inną komórkę (zmiana komórki merytorycznej) powinno nastąpić jej przerejestrowanie.

[bubus]

Czyli jak rozumiem dział socjalny nadaje swój numer przygotowując dokumenty, następnie sprawa trafia do finansowanego, który pożyczkę rozlicza i przerejestrowuje sprawę nadając swój numer i zachowuje całość dokumentacji w efekcie czego odpowiada za jej archiwizację?

[Rovan]

Dokładnie.
Zresztą procedura przerejestrowania sprawy w sytuacji gdy jej prowadzenie przejmuje inna komórka powinna być opisana w waszej instrukcji kancelaryjnej. Pracownicy powinni ja znać (i stosować).

[bubus]

Dziękuję bardzo za pomoc.

[bubus]

Dokładnie.
Zresztą procedura przerejestrowania sprawy w sytuacji gdy jej prowadzenie przejmuje inna komórka powinna być opisana w waszej instrukcji kancelaryjnej. Pracownicy powinni ja znać (i stosować).

W naszej instrukcji niestety nie ma opisu takiej sytuacji. Mamy tylko przerejestrowanie sprawy w sytuacji dot. reorganizacji jednostki.

Zapytam z ciekawości jak to u Was wygląda. Muszę pogodzić te dwie komórki. Czy, aby uniknąć zamieszania z numerem sprawy dot. ZFŚS mógłby je nadawać dopiero dział finansowy po otrzymaniu dokumentów z działu socjalnego?

[Rovan]

Czy, aby uniknąć zamieszania z numerem sprawy dot. ZFŚS mógłby je nadawać dopiero dział finansowy po otrzymaniu dokumentów z działu socjalnego?

Jeśli dział socjalny rozpoczyna prowadzenie tej sprawy, a następnie przejmuje jej prowadzenie dział finansowy wówczas nie ma takiej możliwości.
Sprawę rejestruje i nadaje jej znak ta komórka,która ją wszczyna i prowadzi.
Jeśli na dowolnym etapie realizacji sprawy jej prowadzenie przejmuje inna komórka wymagane jest przerejestrowanie sprawy.
Z opisu jaki przedstawiłeś wnioskuję, że mamy tu do czynienia właśnie z taką sytuacją.

W naszej instrukcji niestety nie ma opisu takiej sytuacji. Mamy tylko przerejestrowanie sprawy w sytuacji dot. reorganizacji jednostki.

Procedura przerejestrowania sprawy jest taka sama, niezależnie od powodu.