Autor Wątek: przyjęcie akt kat A  (Przeczytany 157 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline pawel2018

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 5
przyjęcie akt kat A
« dnia: Wrzesień 29, 2019, »
Witam

Jestem b. młodym stażem archiwistą polecam moje poprzednie watki :(. Pytanie czy akta kat A należy umieszczać na osobnych półkach, regałach, pomieszczeniach. Czytałem o tym na naszym forum starszy wątek w tej sprawie. W moim archiwum wyglada na to że poprzednik starł się umieszczać na osobnych regałach nr 32 obecnie zapełnione. Przyznam że przyjąłem archiwa kat A na osobną  półkę regał 29 tylko przypadkowo z dwóch różnych komórek organizacyjnych i muszą tak chyba zostać nie przeniosę tych materiałów. Ponadto dlaczego regały 30 i 31 są puste. Powinny być zapełniane kolejno, może przekazano materiał do AP?
Kolejne pytanie dot kat A. Poprzedni umieszczał je w kartonowych pudłach podejrzewam że to obowiązkowe. CZy materiały kat A pochodzące z różnych komórek lub za inne okresy działalności ale przyjęte w tym samym czasie znajdujące się na jednej półce można umieścić  w jednym pudle.

Offline man1utek

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 11
Odp: przyjęcie akt kat A
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 30, 2019, »
Kurcze, tyle się napisałem i wszystko zniknęło, no nic, napiszę raz jeszcze

Cześć Paweł,
jestem świeżo po kontroli Archiwum Państwowego (AP).
Jak wygląda porządkowanie i ułożenie kategorii A. Są dwie metody:
1. Na oddzielnych regałach układasz tylko kategorię A. Spisy rosnąco, jeden za drugim,obojętnie z jakiej komórki trafiły.
2. Wydzielenie na każdym regale -części regału tylko na kategorię A, potem odstęp i zaczyna się inna kategoria.
Po co wydzielać? - aby przy niszczeniu (brakowaniu) dokumentacji nie pomylić się i nie wziąć przypadkowo jakieś teczki bądź pudła z kategorią A. Potem mogą być nieprzyjemności, że coś zniszczyłeś z kategorią A.

Jeśli mogę, to dam Ci kilka wskazówek/rad:
1. czy wiesz już do którego AP przynależysz?
2. Napisz do nich maila, że objąłeś archiwum i chcesz uporządkować i w jaki sposób masz to zrobić? neich Ci napiszą wytyczne
3. Zapytaj jak mają być ponumerowane regały i półki
4. Podpytaj jak ma być zapakowana kat A czy mogą być tylko w teczkach czy w teczkach i pudłach?

Pamiętaj, że kategoria A musi być odpowiednio przygotowana i opracowana czyli bez zszywek, koszulek, strony luźno, teczka przedziurowaniona. Wszytko nawleczone na klipsy archiwizacyjne i strony ponumerowane. Nie grubsza niż 5 cm

Układ teczki - od góry w dół:
1. Spis spraw
2. dokumenty danego JRWA od stycznia do grudnia danego roku kalendarzowego
Musi być informacja na teczce: Niniejsze ... [rodzaj opakowania] zawiera:?, słownie:... stron/kart kolejno ponumerowanych. [miejscowość, data, podpis osoby numerującej akta]

Obowiązkowo teczki pudła bezkwasowe o odpowiednich parametrach: Umieszczeniu materiałów archiwalnych, w formie w jakiej zostały wytworzone, w opakowaniu dostosowanym do ich rozmiaru. Opakowanie powinno być wykonane z materiału litego bezkwasowego o wskaźniku pH od 7,5 do 10, rezerwie alkalicznej > 0,4 mol/kg, liczbie Kappa < 5 i gramaturze od 160 do 800 g/m?.

Warto wejść na stronę internetową właściwego AP i tam poczytać jakie mają wytyczne i zapoznać się z formularzami i stosować się do nich.

Z zapytanami śmiało pisz tutaj albo do AP -warto drukować sobie korespondencję z AP co do ustalania wytycznych albo do przypisania do dokumentów problematycznych odpowiedniego symbolu JRWA. Czemu drukować? Bo potem masz podkładkę przy kontroli, że tak mi kazaliście to zrobiłem i stosowałem się :)
Nie bój się AP - wiem, że kontrolują, ale po to oni są i kontrolują aby pomóc i usprawnić działanie archiwum zakładowego w danej instytucji.
Powodzenia :)