Autor Wątek: e-doręczenia  (Przeczytany 410 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 154
    • Archiwum i EZD
e-doręczenia
« dnia: Wrzesień 24, 2019, »
https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/polecony-z-urzedu-przyjdzie-elektronicznie
Cytuj
Rząd przyjął projekt ustawy o doręczeniach elektronicznych. Oznacza to, że osoby, które będą chciały, od 2021 roku będą mogły odbierać i wysyłać korespondencję poleconą z urzędu bez konieczności chodzenia na pocztę...
Ciekawe jak to wpłynie na świat archiwalny  :D

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 578
Odp: e-doręczenia
« Odpowiedź #1 dnia: Wrzesień 24, 2019, »
Sądzę, że w niewielkim stopniu - dla postępowania z tą dokumentacją zastosowanie będą zapewne miały procedury analogiczne jak dla dokumentów przesyłanych przez ePUAP.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 154
    • Archiwum i EZD
Odp: e-doręczenia
« Odpowiedź #2 dnia: Wrzesień 25, 2019, »
Moim zdaniem, wpływ może być duży:
1. rozpowszechnienie się systemów EZD albo ich "protez" :) służących do komunikacji elektronicznej, co oczywiście zwiększy w jednostkach ilość dokumentacji elektronicznej
2. skoro obywatele otrzymają wydruk pisma bez podpisu własnoręcznego lub dokument naturalny z podpisem, który raczej nie będzie konserwowany(?), to potwierdzenie jego autentyczności będzie się opierało tylko na podstawie danych zachowanych w administracji publiczej - czy czeka archiwistów przegląd wykazów akt by uwzględnić ten aspekt a może trzeba by zadbać aby rejestr korespondencji wychodzącej był podstawą do potwierdzenia autentyczności dokumentu wydanego przez urząd?

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 578
Odp: e-doręczenia
« Odpowiedź #3 dnia: Wrzesień 25, 2019, »
W dalszym ciągu nie widzę, w czym (od strony kancelaryjno-archiwalnej) procedura e-doręczenia miałaby się jakoś drastycznie różnić od korespondencji prowadzonej z urzędem za pośrednictwem platformy ePUAP?

Cytuj
skoro obywatele otrzymają (...) dokument naturalny z podpisem, który raczej nie będzie konserwowany(?)
Obecnie również mogą taki dokument otrzymać zamiast tradycyjnego pisma z odręcznym podpisem.
Kontaktując się z dowolnym urzędem poprzez ePUAP mogę zażyczyć sobie aby korespondencja zwrotna była mi przekazywana jedynie drogą elektroniczną (a więc jako naturalny dokument elektroniczny). Z czego zresztą osobiście nagminnie korzystam.
Jakoś nie rodzi to problemów ani na gruncie kancelaryjno-archiwalnym (procedura postępowania z przesyłkami przekazywanymi przez ePUAP w systemie tradycyjnym oraz EZD jest standardową częścią każdej instrukcji kancelaryjnej), ani w kwestii potwierdzenia autentyczności podpisów elektronicznych na dokumentach, które obywatel tą drogą otrzymuje.

Skoro zatem w pełni elektroniczna korespondencja na linii obywatel --> urząd --> obywatel odbywająca się za pośrednictwem platformy ePUAP nie rodzi wspomnianych przez Ciebie problemów, nie widzę powodu aby taka sama elektroniczna korespondencja przekazywana za pośrednictwem e-doręczenia i operatora wyznaczonego miała stanowić problem.

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 154
    • Archiwum i EZD
Odp: e-doręczenia
« Odpowiedź #4 dnia: Wrzesień 26, 2019, »
Ależ nie twierdzę, że procedura będzie się różniła, wskazałem jedynie dwa przykłady w jakim obszarze wpływ przepisy mogą mieć wpływ na "świat archiwalny".
Pewnie procedura od strony urzędnika będzie wyglądała podobnie jak przy wysyłce przez e-puap.
Cytuj
Jakoś nie rodzi to problemów [..] w kwestii potwierdzenia autentyczności podpisów elektronicznych na dokumentach, które obywatel tą drogą otrzymuje.
Teraz nie, ale za lat 20? Sam korzystam z e-puapu ale jeżeli bym miał otrzymać tą drogą dokument, który wiem, że będzie mi potrzebny do celów prawnych za lat 20-30 to wybrałbym na razie papier. Bez znaczników czasu technicznie nie byłbym wstanie sam za 20 lat udowodnić, że dokument ten  jest integralny i podpisany został w okresie ważności certyfikatu. Urząd, który wystawił dokument musiałby potwierdzić jego prawdziwość. Pytanie czy ten dokument nadal będzie istniał. Oczywiście teraz (czytaj w czasach RODO) obywatelowi  łatwiej - ma klauzulę informacyjną, gdzie powinna się znaleźć informacja jak długo jego dane osobowe będą przechowywane. Więc jak nie wyczyta tam, ze to kat. A to może być za 20 lat z tym dokumentem elektronicznym różnie.

PS:
Cytuj
Kontaktując się z dowolnym urzędem poprzez ePUAP mogę zażyczyć sobie aby korespondencja zwrotna była mi przekazywana jedynie drogą elektroniczną (a więc jako naturalny dokument elektroniczny).
Teraz sam fakt złożenia wniosku przez e-puap obliguje urząd do odpowiedzi elektronicznej por. art. 391 Kpa

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 578
Odp: e-doręczenia
« Odpowiedź #5 dnia: Wrzesień 26, 2019, »
Cytuj
Sam korzystam z e-puapu ale jeżeli bym miał otrzymać tą drogą dokument, który wiem, że będzie mi potrzebny do celów prawnych za lat 20-30 to wybrałbym na razie papier. Bez znaczników czasu technicznie nie byłbym wstanie sam za 20 lat udowodnić, że dokument ten  jest integralny i podpisany został w okresie ważności certyfikatu
Tutaj pełna zgoda.
Z tym, że ten problem związany jest z samą naturą dokumentu i podpisu elektronicznego, niezależnie od tego, czy dokumenty będą przesyłane za pośrednictwem ePUAP-u, czy też e-doręczenia. Wprowadzenie e-doręczenia co najwyżej może zwiększyć skalę występowania problemu.
Można go zresztą łatwo rozwiązać - wystarczy zawrzeć w przepisach obowiązek opatrywania przez urzędy wszelkich naturalnych dokumentów elektronicznych kwalifikowanym znacznikiem czasu.
Byłoby to rozwiązanie znacznie bardziej praktyczne i sensowne aniżeli potwierdzanie autentyczności dokumentu elektronicznego poprzez porównanie z egzemplarzem a/a w urzędzie.
Tym bardziej, że nawet materiały archiwalne po 25 latach (a w przypadku dokumentów elektronicznych już po 10) wędrują do AP, co dodatkowo utrudniało by sprawę.

Podsumowując - Moim zdaniem e-doręczenie nie rodzi jakichś nowych problemów w zakresie obiegu i archiwizacji dokumentów. Dla wewnętrznego obiegu dokumentów elektronicznych w urzędzie nie ma znaczenia, czy są one przekazywane za pośrednictwem ePUAP-u, czy e-doręczenia.
Wprowadzenie e-doręczenia może co najwyżej zwiększyć skalę już istniejącego problemu dot. weryfikacji integralności dokumentu i podpisu elektronicznego po latach - poprzez zwiększenie skali wymiany dokumentacji drogą elektroniczną.
« Ostatnia zmiana: Wrzesień 26, 2019, wysłana przez Rovan »

Offline Anna Sobczak

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 374
    • LinkedIn
Odp: e-doręczenia
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 27, 2019, »
Ja nie rozumiem jednej rzeczy. Po co rozwijać e-doręczenia skoro jest epuap, który pozwala na wysyłanie pism do obywatela i urzędu?
Pozdrawiam,
Anna Sobczak

Offline Paweł z ...

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 154
    • Archiwum i EZD
Odp: e-doręczenia
« Odpowiedź #7 dnia: Wrzesień 28, 2019, »
Adres elektroniczny będziesz mogła za darmo otrzymać od państwa lub kupić od firmy prywatnej. I dla mnie to jest najistotniejsza kolosalna różnica  ;D