Autor Wątek: Przebudowa instrukcji kancelaryjnej a praca kancelarii  (Przeczytany 474 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline Sindbad1

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Witam.
Jestem w trakcie aktualizacji instrukcji kancelaryjnej (ta która obowiązuje jest z 2011 roku ale powoli staje się niedostosowana do nowych czasów). U mnie w urzędzie obowiązuje system tradycyjny gdzie jest jedna książka korespondencyjna dla pism wpływających oraz wychodzących z urzędu. Oczywiście liczby porządkowe są wspólne dla całej korespondencji. Nową instrukcję kancelaryjną będę opierał na tej przykładowej (system tradycyjny), która znajduje się na stronie NDAP. Mam do Was parę pytań:
1.   Czy istnieje możliwość prowadzenia oddzielnych rejestrów przesyłek wpływających i rejestru przesyłek wychodzących? Jeśli tak to przecież będą dwa oddzielne rejestry (książki) gdzie w każdym będzie oddzielna numeracja. Do tej pory używamy jednej wspólnej książki gdzie lewa strona to przychodzące a prawa to wychodzące.
2.   Czy w kancelarii może być prowadzony oddzielny rejestr dokumentacji finansowo-księgowej (np. rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe), o ile nie przyporządkowano ich do sprawy?
3.   Czy w kancelarii może być prowadzony oddzielny rejestr dokumentacji składanej przez osoby zatrudnione w urzędzie w sprawach dotyczących zatrudnienia (np. urlop macierzyński i ojcowski, wnioski o urlop bezpłatny, wnioski o urlop wychowawczy)? 
4.   Jak powinien wyglądać proces przekazywania pism z kancelarii po dekretacji? Dziś wpisane do książki i zadekretowane pisma są przekazywane do komórek w taki sposób, że pracownik danej komórki  ręcznie parafuje w książce odbiór pism. Jak to ma wyglądać jeśli rejestr pism wpływających będzie prowadzony elektroniczne?
5.   I czy w ogóle rejestry prowadzone w kancelarii mogą być prowadzone np. w excelu czy word czy potrzeba specjalnego programu (jeśli tak to jakiego)?

6.   Zacytuję taki zapis:
"1. Przesyłki przekazane na ESP dzieli się na:
1)   przeznaczone do automatycznego rejestrowania w systemie teleinformatycznym dedykowanym do realizacji określonych wyspecjalizowanych usług oraz spraw;
2)   pozostałe, nieprzeznaczone do automatycznego rejestrowania.
2.   Przesyłek, o których mowa w ust. 1 pkt 1, nie rejestruje się, jeżeli system teleinformatyczny, w którym są one przetwarzane, umożliwia wyszukiwanie i sortowanie co najmniej według daty wpływu i według nadawcy, od którego przesyłka pochodzi.?

Nie wiem, może mam za małe doświadczenie (mimo 16 lat w zawodzie) ale proszę napiszcie mi co oznacza powyższy zapis. Tak na chłopski rozum

Przecież drukujemy z epuapu pismo i dajemy na wpływ na książkę (Informacja Nr 20 NDAP z dnia 19 czerwca 2013r. w sprawie rejestracji przesyłek przekazanych na elektroniczną skrzynkę podawczą oraz postępowania z przesyłkami przekazanymi na ESP). Ale jeśli nie będziemy wpisywać do rejestru korespondencji przychodzącej to przecież kolejne numer l.p. z epuapu ? mimo, że jest to rejestr online - będą się dublować z lp. RKP.

7.   Czy powyższe zmiany można przeprowadzić poprzez zwykłą przebudowę instrukcji kancelaryjnej? Nie jest to zmiana obiegu dokumentów jak np. wprowadzenie EZD tylko m.in. wprowadzenie zmian i uszczegółowienie pracy kancelarii dlatego używam określenia ?zwykła przebudowa instrukcji kancelaryjnej?.

Dziękuję i trzymajcie się
Marcin

Offline Sindbad1

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: Przebudowa instrukcji kancelaryjnej a praca kancelarii
« Odpowiedź #1 dnia: Sierpień 19, 2019, »
Hej.

Panowie i panie czy coś się stało, że brak odpowiedzi.  :(

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przebudowa instrukcji kancelaryjnej a praca kancelarii
« Odpowiedź #2 dnia: Sierpień 28, 2019, »
Na jakiej podstawie prawnej chcesz aktualizować instrukcję kancelaryjną?

Offline Sindbad1

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 3
Odp: Przebudowa instrukcji kancelaryjnej a praca kancelarii
« Odpowiedź #3 dnia: Sierpień 30, 2019, »
Moja instrukcja została zatwierdzona w 2011 i opiera się na rozporządzeniu z 1999. Archiwalna z kolei z 2001 roku. Oczywiście jest zgoda AP. Na dzień dzisiejszy na stronie NDAP są przykładowe instrukcje, które są bardziej przejrzyste i bardziej czytelne. Hmmm. Czy Twoje pytanie oznacza, że mogę tylko zmienić pewne zapisy w swoich starych instrukcjach?

Offline MarcinP

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 552
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: Przebudowa instrukcji kancelaryjnej a praca kancelarii
« Odpowiedź #4 dnia: Sierpień 30, 2019, »
Moje pytanie dotyczyło tylko podstawy prawnej. Wracając do pytań zawartych na początku wątku - prowadzone rejestry mogą być różne, np. rejestr korespondencji wpływającej na elektroniczną skrzynkę podawczą, rejestr faksów, rejestr umów, rejestr faktur itd. Pewnie unikałbym wskazywania nazw prowadzonych rejestrów w instrukcji kancelaryjnej - zmierzałbym do tego, aby przepisy instrukcji mówiły ogólnie o obowiązku rejestrowania przesyłek wpływających i wychodzących. Każdy wymyślony przez nas rejestr, jeżeli zostanie zawarty w instrukcji, będzie musiał być prowadzony. Użycie w instrukcji ogólnego wymogu rejestrowania korespondencji, sprowadza się do tego, że będziemy mogli tworzyć takie rejestry, jakie uznamy za niezbędne lub wymagane prawem (bez podawania nazw tych rejestrów). Ponadto w wykazach akt zwykle mowa jest ogólnie o rejestrach kancelaryjnych i rzeczowych. Oczywiście podpowiedzi należy też szukać we właściwym miejscowo AP.
Pozdrawiam

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 33
Odp: Przebudowa instrukcji kancelaryjnej a praca kancelarii
« Odpowiedź #5 dnia: Wrzesień 16, 2019, »
Na jakiej podstawie prawnej chcesz aktualizować instrukcję kancelaryjną?
No właśnie, ja też zadam pytanie - czy można w ogóle w urzędzie podlegającym pod rozporządzenie z 2011 cokolwiek zmieniać? Bo jak czytam na forum niektóre wątki, to wychodzi na to, że niektórzy wprowadzają/chcą wprowadzić sobie zmiany do istniejących instrukcji? Wydawało mi się, że to jest rozporządzenie PM i nic tam nie możemy zmieniać. Chyba, że coś przegapiłem.

Offline Rovan

  • kustosz(ka)
  • *****
  • Wiadomości: 565
Odp: Przebudowa instrukcji kancelaryjnej a praca kancelarii
« Odpowiedź #6 dnia: Wrzesień 16, 2019, »
Nigdzie nie jest powiedziane, że jednostka, w której pracuje Sindbad1 podlega pod rozporządzenie PRM z 18.01.2011.
Wręcz przeciwnie - z ostatniego postu autora wynika, że nie podlega, zaś zbieżność dat jest czysto przypadkowa

Cytuj
Moja instrukcja została zatwierdzona w 2011 i opiera się na rozporządzeniu z 1999. Archiwalna z kolei z 2001 roku. Oczywiście jest zgoda AP.

Odpowiadając na pytania:
1 - tak
2 - tak
3 - tak
4 - przepisy nie narzucają konkretnej formy przekazywania - ma to być realizowane "w sposób przyjęty w danej jednostce"
5 - mogą
6 - przecież właśnie w informacji NDAP nr 20 zostało to łopatologicznie wyjaśnione - przesyłki z ESP nie rejestruje się w książce podawczej, jeśli wprost z ESP trafia do systemu dedykowanego do załatwiania określonych spraw i to w tym systemie, a nie w książce podawczej następuje ich (automatyczna) rejestracja.
6 - tak; oczywiście taka przebudowa będzie wymagała zatwierdzenia przez AP

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 33
Odp: Przebudowa instrukcji kancelaryjnej a praca kancelarii
« Odpowiedź #7 dnia: Wrzesień 16, 2019, »
Nigdzie nie jest powiedziane, że jednostka, w której pracuje Sindbad1 podlega pod rozporządzenie PRM z 18.01.2011.
Wręcz przeciwnie - z ostatniego postu autora wynika, że nie podlega, zaś zbieżność dat jest czysto przypadkowa

no rzeczywiście, nie wskazywał, że podlega pod rozporządzenie PRM. Ale używał nazewnictwa urząd, więc myślałem w tym kontekście.