Autor Wątek: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?  (Przeczytany 525 razy)

0 użytkowników i 1 Gość przegląda ten wątek.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Co robicie z dokumentacją przechowywaną w komórce merytorycznej, której termin zdania do AZ minął jakiś czas temu? Jest to najprawdopodobniej dokumentacja jeszcze z czasów JRWA z 1999/2003 o kat. B. Czy przyjąć taką dokumentację na stan AZ  na spisie z-o, a dopiero potem złożyć wniosek o brakowanie do AP? Czy też ktoś stosował wyjście, że trafiała ona bezpośrednio z komórki na brakowanie, bo np. minął termin przechowywania przewidziany w JRWA, bo podobno takie wcześniej stosowano sposoby (było przekazywane zapytanie do AP o brakowanie, ale dokumentacja nie trafiała jak gdyby na stan AZ)? Takie pytanie dostałem właśnie z tej komórki.

Offline wiola

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 15
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #1 dnia: Lipiec 21, 2019, »
Witam,
z tego co mówiono na kursie to takiej dokumentacji nie należy przyjmować do archiwum zakładowego. Trzeba złożyć wniosek na brakowanie z zaznaczeniem że jest to spis z natury.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #2 dnia: Lipiec 22, 2019, »
No właśnie, dlatego moje zapytanie - część osób "wciąga" takie dokumenty na stan AZ, na podstawie spisów z-o; część sporządza tzw. spis z natury i wysyła do zatwierdzenia do AP w celu dalszego brakowania. Z tym, że ja jeszcze nie robiłem w tym roku brakowania dokumentacji, która znajduje się na stanie AZ. Może dlatego myślę najpierw o przyjęciu takiej dokumentacji na spisach z-o do AZ, a następnie łącznie wysłać wniosek o brakowanie do AP. Czy tak też można postąpić?

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #3 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Dzień dobry, proszę nie wciągać tego do archiwum zakładowego. Jeśli do tej pory, komórka nie przekazała tych dokumentów do archiwum i nieoczekiwanie je znalazła, to niech teraz z pozycji komórki występuje o brakowanie. Wyjątek: akta, które po 2011 roku stały się dokumentacją kat. A. pozdrawiam. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #4 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Dzień dobry, proszę nie wciągać tego do archiwum zakładowego. Jeśli do tej pory, komórka nie przekazała tych dokumentów do archiwum i nieoczekiwanie je znalazła, to niech teraz z pozycji komórki występuje o brakowanie. Wyjątek: akta, które po 2011 roku stały się dokumentacją kat. A. pozdrawiam. djs
Czyli to ta komórka wysłałaby wniosek o brakowanie do AP wraz ze spisem tej dokumentacji? A jakiś spis (kopię) do dokumentacji AZ przyjąć potem, że było coś takiego robione z poziomu komórki?

Offline Danuta J. Samek

  • młodszy(a) archiwista(ka)
  • *
  • Wiadomości: 50
  • Kierownik Biura Zarządzania Dokumentacją
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #5 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Tak, jeśli jest u was koordynator czynności kancelaryjnych, to on to powinien w ramach konsultacji z komórką przeprowadzić. Sprawdzić, czy zrobili dobrze, bo przecież, jeśli procedura będzie do bani, to tylko narobicie sobie wstydu w AP. Archiwista nie ma obowiązku wyręczania komórki z czynności należących do referenta (do aktotwórcy), ale zerknąć powinien.  Liczy się praktyka! Archiwum zakładowe powinno mieć kopię wniosku o brakowanie, kopię zgody AP, kopię spisów zdawczo-odbiorczych - przynajmniej po to, aby wiedzieć ile mb akt i jakich poszło do utylizacji. UWAGA! Proszę sprawdzać, czy jest pisemna zgoda aktotwórcy na brakowanie (podpis kierownika komórki) i klauzula bezużyteczności w pracy bieżącej lub w procedurach sądowych! Pozdrawiam. djs
Pozdrawiam
Danuta J. Samek
Starostwo Powiatowe w Piasecznie

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #6 dnia: Lipiec 22, 2019, »

Dziękuję za pomoc

Offline Aleksandra Czajkowska

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 26
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #7 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Proponuję skonsultować się z Archiwum Państwowym w tej sprawie, bo np moje nie pozwala na takie praktyki.
W moim urzędzie tylko archiwista ma w zakresie czynności uprawnienie do inicjowania brakowania, sporządzania dokumentacji i prowadzenia spraw związanych z brakowaniem (dodam, że obowiązuje mnie instrukcja kancelaryjna z 18 stycznia 2011 roku)

To archiwum zakładowe wyznacza termin przekazywania dokumentacji z komórek i archiwista musi przypilnować żeby oddawane akta były kompletne, jeżeli nie dopełniono tego, to archiwum zakładowe powinno odmówić przyjęcia a jeżeli przymknięto oko trzeba jakoś naprawić

Spotykałam się z takimi przypadkami. Wcześniej robiłam spis dokumentacji do brakowania w komórce bez wpisywania sygnatur archiwalnych w spisie, tylko z adnotacją  że jest to spis z natury, powoływana była jeszcze wtedy komisja do brakowania i z poziomu archiwum wysyłałam wniosek o wydanie zgody na zniszczenie (a dokumenty leżały w komórce i miałam na nie szczególne baczenie  :) do czasu otrzymania zgody)

Teraz wszystko co brakuję wciągam na stan archiwum - w dobie komputerów to nie jest dużo pracy a ja mam większy "porządek w papierach"

w instrukcji archiwalnej jest zaznaczone, że są to obowiązki archiwisty (czasami archiwisty nie ma w jednostce w ogóle i też jakoś trzeba sobie poradzić)

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #8 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Proponuję skonsultować się z Archiwum Państwowym w tej sprawie, bo np moje nie pozwala na takie praktyki.
W moim urzędzie tylko archiwista ma w zakresie czynności uprawnienie do inicjowania brakowania, sporządzania dokumentacji i prowadzenia spraw związanych z brakowaniem (dodam, że obowiązuje mnie instrukcja kancelaryjna z 18 stycznia 2011 roku)

To archiwum zakładowe wyznacza termin przekazywania dokumentacji z komórek i archiwista musi przypilnować żeby oddawane akta były kompletne, jeżeli nie dopełniono tego, to archiwum zakładowe powinno odmówić przyjęcia a jeżeli przymknięto oko trzeba jakoś naprawić

Spotykałam się z takimi przypadkami. Wcześniej robiłam spis dokumentacji do brakowania w komórce bez wpisywania sygnatur archiwalnych w spisie, tylko z adnotacją  że jest to spis z natury, powoływana była jeszcze wtedy komisja do brakowania i z poziomu archiwum wysyłałam wniosek o wydanie zgody na zniszczenie (a dokumenty leżały w komórce i miałam na nie szczególne baczenie  :) do czasu otrzymania zgody)

Teraz wszystko co brakuję wciągam na stan archiwum - w dobie komputerów to nie jest dużo pracy a ja mam większy "porządek w papierach"

w instrukcji archiwalnej jest zaznaczone, że są to obowiązki archiwisty (czasami archiwisty nie ma w jednostce w ogóle i też jakoś trzeba sobie poradzić)
Rozumiem, no ja jestem archiwistą od półtora roku. Sytuacja wyszła taka, że gdy ja przyszedłem, to poprzedniej archiwistki już nie było, czyli nawet nie było bezpośredniego kontaktu. Potem był remont pomieszczenia Archiwum, więc zacząłem dopiero przenosić wszystko i układać na nowych regałach. Teraz dopiero wziąłem się za sprawdzanie we wszystkich komórkach i znajdują się tam właśnie takie "kwiatki". Powoli ogarniam to wszystko. I dlatego też wynikło moje zapytanie.

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 443
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #9 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Komórka merytoryczna, która znalazła dokumentację u siebie w szafach przekazuje tą dokumentację do archiwum zakładowego na spisach zdawczo-odbiorczych (3 egzemplarze kat. B i 4 egzemplarze kat. A). Jeśli jest to dokumentacja z przed wejścia w życie Rozporządzenia PRM z 18 lutego 2011 r. komórka musi dokonać weryfikacji tej dokumentacji w oparciu o obowiązujący jrwa i zmienić kategorię archiwalną jeśli taka jest potrzeba (np. z B5 na B10, z B na BE lub nawet na A). Kategorię A bezwzględnie niech ci oddadzą uporządkowaną zgodnie z przepisami. Nie daj sobie wrzucić dokumentacji nieuporządkowanej ani nie zweryfikowanej o nowy jrwa. To w końcu komórka wie jak obecnie rejestruje sprawy, które prowadzi. Dopiero jak przyjmiesz dokumentację na stan AZ, występujesz z wnioskiem na brakowanie w porozumieniu z kierownikami komórek, których dokumentację będziesz brakować.

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #10 dnia: Lipiec 22, 2019, »
Czyli rozumiem, że powinni najpierw sprawdzić czy obecnie nie ma wyższej kategorii przy danej dokumentacji i ewentualnie - gdy taki przypadek będzie - to zmienić ja na wyższą, obecnie obowiązującą? Do tej pory mieli tylko B. Miejmy nadzieję, że nic im nie zmieniło kategorii na A. A gdyby taka sytuacja wynikła, to pod jakim symbolem - nowym już, jak myślę?
« Ostatnia zmiana: Lipiec 22, 2019, wysłana przez archiwumUM »

Offline Bolek

  • archiwista
  • ***
  • Wiadomości: 443
  • Płeć: Mężczyzna
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #11 dnia: Lipiec 23, 2019, »
Zmienia się tylko kategoria. Tytuły symbole pozostają z poprzedniego jrwa.

Offline Czarny1986

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 13
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #12 dnia: Sierpień 13, 2019, »
Witam, moje AP zaleciło, żeby przyjmować wszystko na stan AZ. Nawet dokumenty, które długo zalegają w komórkach. A następnie pisać wnioski o wybrakowanie zgodnie z procedurą :)

Offline archiwumUM

  • słuchacz(ka)
  • Wiadomości: 29
Odp: stara dokumentacja - brakowanie, przyjęcie na stan AZ?
« Odpowiedź #13 dnia: Sierpień 14, 2019, »
Witam, moje AP zaleciło, żeby przyjmować wszystko na stan AZ. Nawet dokumenty, które długo zalegają w komórkach. A następnie pisać wnioski o wybrakowanie zgodnie z procedurą :)
Tak też już robię. Dzięki.